Архивные описи и их назначение

 

Введение 

 

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Основные правила работы архивов  организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей  правовой базе в области информации, документационного обеспечения  управления и архивного дела, синтезируют  опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств  и информационных технологий в работе с документами.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через  год после завершения дел в  делопроизводстве.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Целью данного реферата являются изучение понятия архивные описи  и их назначение.

Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:

• Изучить понятие архивная опись
• Рассмотреть составление и оформление описей дел
• Рассмотреть назначение архивных описей. Организация и методика составления описей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие  архивная опись

 

Архивная опись – это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.

Опись является основным, базовым  архивным справочником, к ним в  первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.

Архивная опись служит основой для создания остальных  справочников архива – указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В  связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.

В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные  описи:

• Дел постоянного срока хранения;
• Дел временного срока хранения
• Дел по личному составу;
• Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
• Состав архивной описи:
• описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
• итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
• лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
• справочный аппарат к описи.
• Справочный аппарат к описи включает:
• титульный лист;
• содержание (оглавление);
• предисловие;
• список сокращённых слов;
• переводная таблица (в случае переработки);
• указатели.

Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).

Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.

Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет  большую информационную нагрузку.

От качества подготовки описи  зависит эффективность поиска архивной документной информации.

 

Глава 2. Составление  и оформление описей дел

 

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному  составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные  отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой  перечень дел с самостоятельной  валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном  подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение. Описи дел структурных подразделений  составляются по установленной форме  в трех экземплярах и представляются в архив организации через  год после завершения дел в  делопроизводстве.

Описательная статья описи дел  структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
• даты дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся опись под самостоятельным номере м),
• порядок нумерации дел описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи: вслед за последней  описательной статьей заполняется  итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел  по описи дел, а также оговариваются  особенности нумерации дел в  описи (наличие литерных и пропущенных  номеров).

Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием  его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации  к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных  подразделений составляется годовой  раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

В годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в  деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с  временными сроками хранения, имевших  отметку "ЭПК", причем только после  сверки их со сводной номенклатурой  за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В  необходимых случаях заголовки  дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при  обнаружении, что дело сформировано неправильно.

Годовой раздел сводной описи дел  постоянного хранения составляется по установленной форме. Первому  годовому разделу сводной описи  фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие  годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной  описи. Заголовки дел, включенные в  годовой раздел сводной описи  дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке. Заголовки  дополнительно обнаруженных дел  в зависимости от их количества могут  быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или  в конец годового раздела. После  внесения в опись записей о  поступлении или выбытии дел  составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются  также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной  описи дел изменений после  утверждения его ЭПК архивного  учреждения допускается только после  принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

К первому годовому разделу сводной  описи дед постоянного хранения составляется предисловие и при  необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые  составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие  дел, выходящих за хронологические  границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дастся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие  справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления  и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным  за архив).

Оглавление составляется, если в  годовом разделе сводной описи  дел имеются подразделы, другие более  мелкие группы дел, справочный аппарат  к разделу. В оглавлении перечисляются; список сокращений (составляемый в  необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп  дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Годовой раздел сводной описи дел  составляется 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются  и не переплетаются; они должны храниться  в папках с клапанами и завязками.

Годовой раздел сводной описи дел  постоянного хранения подлежит Рассмотрению U3K (ЭЮ) организации, после чего в  случае согласования в конце раздела  ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) - через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел, представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела  ЗПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный  архив, остальные остаются в организации.

Несколько годовых разделов сводных  описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число  заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной  архивной описью.