Архивное хранение конфиденциальных документов

Если на предприятии  имеются документы, не предусмотренные  названными перечнями и методическими  рекомендациями, то срок их хранения следует  определять на основе критериев оценки документов, к важнейшим из которых относятся:

1.   содержание документа (значимость отображенного события, полнота его освещения, новизна, уникальность информации или ее повторяемость, целевое назначение документа);

2.   происхождение документа (место и время издания);

3.   внешние особенности документа (подлинник или копия, характер резолюций, наличие помет, физическое состояние).

Срок хранения дела в  целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся  в деле.

Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путем изучения содержания документа и определения его  срока хранения на основе перечней документов с указанием сроков хранения или критериев определения ценности документов.

Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта. В ней отражаются:

- номер дела (документа выделенного хранения), его заголовок;

- операции (с обоснованиями), которые необходимо произвести:

- какие документы и в какое дело перешить,

- какие документы подлежат уничтожению,

- с каких документов можно снять гриф конфиденциальности;

- какими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера статей по перечню.

По завершении экспертизы всех дел и документов выделенного хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:

- какие дела и документы выделенного хранения (с уточненными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения);

- какие документы из каких дел и в какие дела необходимо перешить;

- какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;

- с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфиденциальности с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нем.

Протокол заседания  подписывается председателем и  всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем предприятия

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
         Таким образом, тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, так как в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЛИТЕРАТУРА

 
 
         1.   Алексенцев А.И. Понятие и сфера действия конфиденциального делопроизводства // Секретарь-референт. №1. 2002.

2.    «Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических-хозяйственных структур)» (М., 1997).

3.    «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России» (М., 1998).

4.   otvet.mail.ru/question/29017765/

5.   Федеральный закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 № 24 - ФЗ (в ред. от 10.01.2003).

6.   www.archivespro.ru/bodyservice/sdacha-dokumentov.htm

7.   www.archivespro.ru/bodyservice/sostavlenie-opisi.htm