Архивное хранение конфиденциальных документов

НИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «Иркутский государственный университет»

Филиал в г. Братске

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине: Информационная безопасность и защита информации

Тема: Архивное хранение конфиденциальных документов

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы:                        _____________              Д.В.  Ипполитова

                                                                                             ДиДОУ-з-09

                                                                                                      

                                                                                                   

Проверил:                                  _____________              Н.Н. Люблинская

                                                                           

 

 

 

 

 

Братск-2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ......……………..………………………………..……………… 3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ПРОИЗВОДСТВА ………………………………………………………………….. 5

1.1. Система доступа к конфиденциальным документам ......................… 6

1.2. Работа с конфиденциальными документами……………………….….. 7

2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ХРАНЕНИЯ .…………. 10

3. ПРОЦЕДУРЫ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ К СДАЧЕ В АРХИВЫ ……………………………………………….………………….………. 15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………….. 20

ЛИТЕРАТУРА......……………………………………………………………21 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           ВВЕДЕНИЕ

 
          С развитием информационного общества все большее значение приобретают проблемы, связанные с защитой конфиденциальной информации. В настоящее время в российском законодательстве данные вопросы полно и системно не решены. Данная статья является попыткой анализа наиболее острых проблем, связанных с определением понятия и видов конфиденциальной информации. 
          В процессе развития научной мысли в понятие "информация" вкладывалось разное значение. Для целей настоящего исследования будем использовать легальное определение этого понятия. Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Также необходимо указать и на понятие "документированная информация (документ)" - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

С точки зрения этимологии, слово "конфиденциальный" происходит от латинского confidentia - доверие и в современном русском языке означает "доверительный, не подлежащий огласке, секретный. Слово "секрет", которое также необходимо рассмотреть, заимствовано из французского secret - "тайна". Интересно, что в знаменитом словаре В. Даля также названы аналогичные значения : "конфиденциальная" - "откровенная, по особой доверенности, неоглашаемая, задушевная; "тайна" - "кто чего не знает, то для него тайна, все сокрытое, неизвестное, неведомое. Таким образом, можно сделать вывод о равнозначности понятий конфиденциальная информация, тайна и секрет.

Однако, как  уже отмечалось, понятие тайны  в правовой науке не совсем совпадает  с понятием конфиденциальной информации, так как тайна означает ещё  и правовой режим информации. В соответствии со ст.2 ФЗ "Об информации ..." и ст.2 ФЗ "Об участии в международном информационном обмене", конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В целом данное определение следует признать правильным, за исключением, может быть, того момента, что не всегда информация с ограниченным доступом является документированной, например сведения, составляющие личную и семейную тайну, не обязательно зафиксированы на материальном носителе, если не понимать под последним человеческий мозг.

При анализе  видов конфиденциальной информации возникают большие сложности, связанные  с противоречивостью и недостатками отечественного законодательства.

Во-первых, как  отмечает А. И. Алексенцев, понятия "секретный", "конфиденциальный", тайна" равнозначны, в результате получается парадокс - секретная информация (государственная  тайна) исключена из сферы секретной. Правда, данное разделение информации оговорено фразой "по условиям ее правового режима", который действительно различается у сведений, составляющих государственную тайну, и у других сведений[3]. Но все равно в данном случае эта норма закона противоречит определению конфиденциальной информации. Исключение государственной тайны из состава конфиденциальной информации не согласуется и с международными актами.

Документы, содержащие информацию,  составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесса их изготовления и организацию работы с ними конфиденциальным делопроизводством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНОЛОГИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Организация  и технология конфиденциального  делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель  конфиденциальных документов,  учитывая   специфику деятельности предприятия. 

Однако при этом ему  необходимую руководствоваться   определенными нормами и правилам и работы с конфиденциальным и документами, обеспечивающими  нужный  уровень  функционирования   предприятия,  сохранность  документов   и конфиденциальность   содержащейся в них информации.

В данной случае на основе требований к защите коммерческой и  служебной  тайны  и опыта работы  области конфиденциального делопроизводства раскрываются все вопросы,  связанные с  созданием  и  обработкой конфиденциальных  документов,  изготовленных на естественном языке, на различных бумажных носителях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприятия по обеспечению ограниченного доступа к документам.

Структура книги отражает последовательность этапов работы с  конфиденциальными  документами. Изложенные в книге положения базируются на рациональной технологии делопроизводства, оптимизации видов учета и минимизации состава учетных форм документов,   соблюдении персональной   ответственности   за  сохранность  документов  и  обеспечении  конфиденциальности  содержащихся в них сведений.

Важно отметить, что книг а рассчитана как на сотрудников  подразделений  конфиденциального  делопроизводства,  так  и  на исполнителей пользователей  конфиденциальных  документов,  поскольку  многие  аспекты защиты  документированной  информации не только имею т отношение к исполнителям и пользователям конфиденциальных документов, но и должны решаться ими.

Для начала надо вспомнить  что же такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.

И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается  выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.

 

1.1.Система доступа  к конфиденциальным документам

 
          Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

В этом разделе следует  описать цели допуска сотрудников  к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право  давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё  описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что  совещания с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются только те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры.

 

1.2. Работа с конфиденциальными документами

 
          Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен.

К конфиденциальным относятся  документы, имеющие гриф ограничения  доступа: «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования».

Законодательством РФ предусмотрена  ответственность за несанкционированный  доступ, разглашение или продажу  сведений, имеющих подобные грифы.

Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и  учет конфиденциальных документов, предусматривает:   

- назначение должностного лица, ответственного за их учет, хранение и использование;

- порядок подготовки и размножения документов;

- отдельную регистрацию документов;

- формирование дел;

- организацию выдачи и хранения документов;

- проверку наличия документов;

- архивное  хранение и порядок уничтожения.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

Размножение конфиденциальных документов производится:

- с разрешения руководства  предприятия;

- с ограниченным количеством  копий;

- в специально выделенном  помещении;

- в присутствии должностного  лица, ответственного за документ;

- с немедленным уничтожением  бракованных копий.

Конфиденциальные документы  должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов».

Листы журналов регистрации  нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются  специально назначенным должностным  лицом.

При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь: гриф ограничения доступа; список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

Выдача и возврат  конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

При выдаче документа  сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

При возврате документа  сверяется номер документа с  номером в журнале; сверяется  количество листов; ставится отметка  о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Запрещается:                                           
- изъятие конфиденциальных документов из дел;

- перемещение их одного  дела в другое без разрешения  руководства и отметок в «Журнале  учета выдачи конфиденциальных документов»;

- несанкционированный  вынос конфиденциальных документов  из офиса.

Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.