Анализ должностных инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

Анализ должностных  инструкций работников службы ДОУ ОАО "Желдорреммаш"

Анализ локальных актов  организации, регламентирующих создание должностных инструкций службы документационного  обеспечения управления. Особенности  делопроизводства на ОАО "Желдорреммаш". Анализ разделов должностных инструкций работников службы ДОУ.

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика  ОАО «Желдорреммаш»

2. Анализ локальных актов  организации, регламентирующих создание  должностных инструкций службы  ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»

3. Анализ разделов должностные  инструкции работников службы  документационного обеспечения  управления ОАО «Желдорреммаш»

4. Функциональный анализ  должностных инструкций работников  службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш»

Заключение

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Введение

Правила разработки, согласования и утверждения должностной  инструкции напрямую трудовым законодательством  не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов. Поэтому практически все работодатели, могут вводить должностные инструкции для регламентирования трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

Работа в любой  организации должна быть организована таким образом, чтобы работники  выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали  свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать  с целями организации в целом. Для достижения всего этого следует  четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей  организации

Анализ должностных  инструкций (обязанностей, полномочий и т. п.) -- один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

Цель работы - провести анализ должностных инструкция службы ДОУ в организации.

Объект исследования - ОАО «Желдорреммаш.

Предмет работы - характеристика должностных инструкций службы ДОУ ОАО «Желдорреммаш».

Задачи исследования:

1. провести анализ  локальных актов предприятия,  регламентирующих принятие должностной  инструкции;

2. провести анализ  основных разделов должностных  инструкций;

3. провести функциональный  анализ должностных инструкций  сотрудников службы ДОУ.

1. Общая характеристика  ОАО «Желдорреммаш»

ОАО «Желдорреммаш» создано в соответствии с Договором о создании общества от 04.12.2008 № 2008 /07. Юридический адрес - г. Москва, ул. Октябрьская 5-8. В соответствии с Уставом ОАО «Желдорреммаш» от 04.12.2008 г. Общество имеет 10 филиалов, один из которых - Челябинский электровозоремонтный завод. Юридический адрес - г. Челябинск, ул. Косарева 1.

Деятельность  ОАО «Желдорреммаш» регулируется нормативно-правовыми актами РФ, в частности Федеральным законом «Об акционерных обществах», который устанавливает порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивает защиту прав и интересов акционеров. Так, Устав ОАО «Желдорреммаш» составлен в соответствии с положениями закона 208-ФЗ и не противоречит им.

Работа с кадрами  в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Трудовым законодательством. Трудовым кодексом РФ установлены права и обязанности работодателя и работника, документальное оформление трудовых отношений и т.д. Коллективный договор ОАО «Желдорреммаш» полностью соответствует положениям Трудового кодекса РФ.

Делопроизводство  в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с требованиями федерального законодательства и государственными стандартами. Данную сферу регламентирует федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации.

Оформление документов в ОАО «Желдорреммаш» осуществляется в соответствии с Гост Р 6.30-2003 г., который устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Кроме того, деятельность ОАО «Желдорреммаш» регулируют специальные инструкции, касающиеся непосредственной деятельности общества, в частности положения и инструкции по осуществлению ремонта и сервисного обслуживания подвижного состава.

Основной целью  деятельности общества является получение  прибыли.

Для получения  прибыли Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные  законодательством Российской Федерации, в том числе:

проведение различных  видов ремонта и сервисное  обслуживание тягового подвижного состава, капитальный ремонт пассажирских, грузовых и специальных вагонов, ремонт электрических  машин колесных пар, узлов и агрегатов  локомотивов;

производство  запасных частей для подвижного состава;

согласование  технической и нормативно-технической  документации на ремонт подвижного состава  и другой продукции;

сбор лома черных и цветных металлов, его переработка  и реализация;

производство  машиностроительной продукции;

внешнеэкономическая деятельность;

осуществление контроля за качеством ремонта и модернизацией железнодорожного подвижного состава, изготовления машиностроительной;

эксплуатация, ремонт и содержание транспортных средств, оборудования, станков и оснастки, а также объектов электроэнергетики;

проектные, строительные, ремонтные работы объектов промышленного  и гражданского строительства;

Органами управления общества являются:

Общее собрание акционеров

Генеральный директор

Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия. Кроме того в обществе создается ученый совет, порядок работы и компетенция которого определяется в соответствии с внутренними документами.

ОАО «Желдорреммаш» осуществляет делопроизводство и архивное дело в соответствии с действующими законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества, обеспечивая при этом первоочередную доступность для представителей Филиала и Общества к следующим документам:

- утвержденному  ОАО «Желдорреммаш» Положению о Предприятии, а также нормативным документам, регулирующим отношения внутри Предприятия, с последующими изменениями и дополнениями;

- всем документам  бухгалтерского учета и статистики, необходимым для проведения ревизий  и проверок Предприятия со  стороны ОАО «Желдорреммаш» и Общества и соответствующих государственных органов согласно законодательству Российской Федерации;

- перечню лиц,  имеющих доверенность на представление  Предприятия от имени Общества, и копиям этих доверенностей;

- списку всех  должностных лиц, уполномоченных  осуществлять оперативное управление  Предприятием.

Эти документы  должны быть доступны для ознакомления полномочным представителям ОАО  «Желдорреммаш» и Общества в любое время в течение рабочего дня. Указанные лица и их представители вправе снимать копии с указанных документов.

2. Анализ локальных  актов организации, регламентирующих  создание должностных инструкций  службы ДОУ в ОАО «Желдорреммаш»

Среди локальных актов  предприятия, регламентирующих порядок  деятельности должностных лиц и  правила разработки и хранения должностных  инструкций выделяются следующие.

Правила внутреннего трудового  распорядка

Данным документом устанавливаются:

- права и обязанности  работника, которые затем отражаются  в должностной инструкции.

- рабочее время и время  отдыха

- меры поощрения работников

- ответственность за нарушение  трудовой дисциплины.

Коллективный договор, которым  установлены

- обязанности работника  и работодателя

- порядок увольнения работника

- социальные гарантии

Положение о порядке разработки и оформления положений о структурных  подразделениях и должностных инструкций в ОАО «Желдорреммаш»

В соответствии с данным положением должностная инструкция - это организационно-правовой документ, который регламентирует требования к должности и определяет основные функции, обязанности, права и ответственность  работника при осуществлении  им деятельности в данной должности.

Должностная инструкция определяет, что должен делать работник, к разработке каких решений и документов он непосредственно причастен, каковы его роль и конкретно выполняемые  им действия в процессе их подготовки и принятия.

Положением установлены  требования к содержанию разделов должностной  инструкции.

В должностную инструкцию включены следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Требования к знаниям  и опыту

3. Должностные функции  (обязанности)

4. Права

В Положении приведена  также форма первого листа  должностной инструкции (приложение 1).

Все должностные инструкции в соответствии с данным порядком подлежат обязательной регистрации  в журнале регистрации положений  о структурных подразделениях и  должностных инструкций.

Фома листов журнала содержит 5 разделов: наименование документа, номер  должностной инструкции, дата инструкции, основание пересмотра и новую  дату утверждения.

Должностные инструкции работников службы делопроизводства основаны на всех вышеперечисленных локальных  актах ОАО «Желдорреммаш», а также Положении о службе ДОУ.

Служба ДОУ действует  на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется  непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).

В соответствии с Положением деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые  разрабатываются службой и подписываются  руководителем службы, согласовываются  с юридическим лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.

Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

1. Формирует и совершенствует  автоматизированную систему документационного  обеспечения в деятельности организации.

2. Разрабатывает, внедряет  и совершенствует единую нормативно-методическую  базу, регулирующую деятельность  службы, работников организации  по документационному обеспечению  управления.

3. Упорядочивает документальную  базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки  и оформления документов. Определяет  эстетические и эргономические  требования к оформлению документов  и средствам работы с ними.

4. Определяет порядок  прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические  приемы работы с документами,  сокращающие объем документооборота.

5. Разрабатывает информационно-поисковые  системы по документам (автоматизированные  или традиционные картотеки, справочники,  классификаторы и кодификаторы  документной информации).

6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов.

7. Организует работу архива  с делами и документами организации  в соответствии с законодательством  по архивному делу Российской  Федерации, правилами, инструкциями  и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями  Федеральной архивной службы  России.

8. Осуществляет организационно-методическое  руководство по документационному  обеспечению, организует повышение  квалификации и обучение сотрудников  службы и структурных подразделений  организации в работе с документами,  разрабатывает учебные и методические  пособия по ДОУ.

9. Контролирует порядок  обслуживания пользователей автоматизированной  системы документационного обеспечения  управления, правила формирования  информационных массивов, доступа  и защиты информации.

10. Изучает отечественный  и зарубежный опыт работы с  документами.

 

Рис.1 - Структура службы документационного  обеспечения управления

Служба документационного  обеспечения управления в своей  структуре имеет два отдела: экспедицию и отдел документационного обеспечения. Функции между этими отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также  передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической  связи.

Отдел документационного  обеспечения выполняет функции  по:

- контролю оформления  документов и контроль исполнения;

- текущее хранение документов;

- внесение необходимых  данных в автоматизированную  систему «Документооборот».

3. Анализ разделов  должностные инструкции работников  службы документационного обеспечения  управления ОАО «Желдорреммаш»

Все должностные инструкции, которые приняты в ОАО «Желдорреммаш» имеют единую форму и включают следующие разделы:

Общие положения;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность.

В разделе «Общие положения» устанавливается категория, к которой  относится соотвествующая должность.

В данном разделе указаны  общие требования к должности:

- образование

- стаж работы

- требования к специальной  подготовке