Анализ деятельности секретаря в приёмной руководителя: прием посетителей и обращения граждан

1. приема граждан;
2. приема и первичной обработки письменных обращений;
3. регистрации обращений;
4. направления обращений на рассмотрение;
5. уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
6. уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
7. контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
8. информационно-справочной работы по обращениям;
9. извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
10. группировки вдела и текущего хранения обращений;
11. анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу,наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.[8;23]

 

 

 

Глава 2

Рассказать об организаций и деятельности .

 Частная охранно–сыскная фирма (ЧОСФ) «Интерлок» создана 1 ноября 1994 г. в городе Москве. В 1999 году ЧОСФ преобразована в ООО ЧОП «Интерлок» и из числа малых предприятий перешло в разряд средних, а с 2004 года считается как крупное охранное предприятие. В составе предприятия служат специалисты объектовой охраны с опытом практической работы по обеспечению VIP, прошедшие подготовку в школах по подготовке частных охранников, международной академии безопасности и других школах подготовки частных охранников. В наши подразделения в основном подбираются сотрудники, отслужившие в различных ведомствах Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ.

Предприятие оказывает охранные услуги в соответствии с Законом «О частной детективной и охранной деятельности в РФ» от 22 декабря 2008г. № 272-ФЗ.

На вооружении предприятий имеется служебное оружие, специальные средства, средства УКВ радиосвязи, необходимое для службы снаряжение и имущество

Частные охранные предприятия с названием «Интерлок» созданы в Московском, Уральском, Сибирском, Дальневосточном, Северо-Западном регионах, в городах Кривой Рог и Днепропетровск (Украина). Они успешно обеспечивают охрану и пропускной режим таких гигантов металлургии, как Нижнетагильский металлургический комбинат. Головное частное охранное "Интерлок" имеет свой флаг, гимн. Об истории создания предприятия, сотрудниках снят документальный фильм. Для награждения лучших сотрудников охраны учрежден нагрудный знак " 10-лет ООО ЧОП "Интерлок". К 15-летию со дня образования учреждена медаль "За доблестный труд" в честь 15-летия Частного охранного предприятия "Интерлок".

Деятельность секретаря в фирме в включает в себя очень большой объём роботы это работа с документами  и   с людьми мы разберем чем занимается секретарь . 

У секретаря есть должностная и инструкция.

1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
2. Выяснять потребности звонящих и посетителей.
3. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
4. Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).
5. Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.
6. Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.
7. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).
8. Проверять номера телефонов заказчиков по базе.
9. Фиксировать междугородные переговоры.
10. Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).
11. Проводить регистрацию сделок.
12. Проводить мониторинг клиентов.
13. Проводить оформление приходно–кассовых документов.
14. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
15. Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
16. Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
17. Обязательно выполнять поставленную личную цель.
18. Участвовать в собраниях и совещаниях команды, офиса, компании.
19. Стремится к повышению профессионального и личного роста, обучению, самосовершенствованию.
20. Содержать свое рабочее место в порядке, так как это обеспечивает производительность и безопасность работы.
21. Поддерживать позитивный моральный климат в команде, офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
22. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
23. Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании. 

 

 

 

Приложение 1

 

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

 

Регистрационный  номер	Дата приема	Фамилия, имя, отчество посетителя	Адрес посетителя	Краткое содержание устного обращения	Фамилия, инициалы и должность лица, проводившего прием	Отметка о результатах приема, о принятии письменного обращения (принято решение, регистрационный номер письменного обращения)
1	2	3	4	5	6	7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

 

ЖУРНАЛ

КОНТРОЛЬНО-НОМЕРНОГО УЧЕТА

________________________________________

(обращений граждан  или личного приема граждан)

в 200_ году

 

 

 

 

Том N _______

Начат "__" __________ 200_ г.

Окончен "__" __________ 200_ г.

На __________ листах

Журнал в ____ томах

Порядковый регистрационный номер	Фамилия и инициалы	Кому передано (фамилия и дата)	Когда направлено	Примечание

 

 

 

 

    Пояснение к  форме: дата записей в журнале  проставляется в начале каждого  рабочего дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

ЖУРНАЛ

РЕГИСТРАЦИИ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

№ п\п	Дата поступления (число ,месяц, год)	Фамилия Имя, Отчество подававшего заявления, жалобу, предложения	Количество листов	Краткое содержания предложения, заявления жалобы	Кому и когда передано для исполнения, подпись исполнителя	Срок исполнения	Когда и кем принято решения	Дело в которое подшиты документы
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список

 

1. Власов Л. В. Секретарь - референт - референт - помощник руководителя. - СПб., 2003 г.
2. Делопроизводство Автор: Ленкевич Л.А. Издательство: ИЦ "Академия" Год/месяц: 2009 Формат: PDF Язык: русский Страниц: 256
3. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.
4. Кузнецова Т.В Секретарское дело. М. ООО «Журнал «управления персоналом», 2006.
5. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство Издательский центр Март Год: 2005 
6. Секретарское дело: азбука министерства  /  Под ред. Г.Ю. Касьяновой. М. АБАК, 2006.
7. Секретарское дело: Учебно-справочное пособие \ Авторсоставитель И.Н. Кузнецов. М.: Издательско - торговая корпорация « Дашков и К «, 2006
8. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006. №4. С.35-43.
9. Смирнова Е. П делопроизводство для  секретаря. М.: Омега – Л, 2007.
10. Справочник секретаря и офис-менеджера №3, 2012 Автор: Коллектив Издательство: ЗАО ИД "МЦФЭР" Год/месяц: 2012 Формат: PDF Язык: русский Страниц: 98
11. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007. – 256 с.
12. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006. 302 с.
13. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

14.http://www.profiz.ru/sr- секретарь – референт

15.http://www.sekretariat.ru/- секретарское дело

16.http://www.sekretariat.ru/- делопроизводство

17.http://www.sekretarskoe-delo.ru/- справочник секретаря и офис-менеджера