Организация и проведение тендеров

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь разница в выборе участников. Соответственно и сведения о результатах  закрытого тендера не публикуются.

Открытый тендер является базовым способом конкурентных закупок. В открытом тендере могут участвовать все поставщики, действующие согласно законодательству и откликнувшиеся на извещения о проведении тендера, которые распространил заказчик.

5) Запросы котировок и закупка у единственного источника. Запросы котировок связаны с закупками серийной продукции, поэтому они запрашиваются, как правило, у трех организаций и более, а выбор поставщика происходит по сопоставлению цен.

Способ запроса котировок  достаточно оперативен и экономичен. При этом каждый поставщик может  предложить лишь одну ценовую котировку, используя стандартную форму, без возможности ее изменения.

Под запросом котировок  подразумевается способ размещения заказа, при котором информация о  потребностях в товарах, работах, услугах  для государственных или муниципальных потребностей сообщается неограниченному кругу лиц путем размещения на официальном сайте объявления о проведении запроса котировок и победителем в проведении запроса котировок признается участник размещения заказа, предложивший наиболее низкую цену контракта.

Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.

При этом закупка может  проводиться даже в случае, когда  после запроса установлено, что  лишь один поставщик способен выполнить заказ – в этом случае проводится закупка у единственного источника.

Довольно часто организаторы тендера создают его именно под  предложение конкретного поставщика. Таким образом, в конкурсную документацию включают ошибочную или некорректную техническую спецификацию. [5, с.16]

 

 

 

1.2 Порядок  проведения тендера

 

 

 

Желающие принять участие в проводимых тендерах в сроки, указанные на сайте, для получения тендерной документации обращаются в подразделения-инициаторы по контактным телефонам, указанным в публичном объявлении (дополнительной информации). Для участия в тендере Претендент должен представить следующие документы (сведения об организации):

- заявку на участие в тендере (первоначально копия заявки для регистрации направляется по факсу, с указанием структурного подразделения, разместившего сообщение о проведении тендера);

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

- копия выписки из Устава: наименование, адрес, исполнительный орган и его права;

- копия решения о назначении исполнительного органа;

- копия лицензии (при необходимости);

- копию сертификата стандарта качества ISO 9001 (если имеется);

- конкурсное предложение (копия вместе с заявкой по факсу).

Конкурсное предложение состоит из двух частей:

Техническая часть:

В техническом предложении должна содержаться исчерпывающая информация о товаре (выполняемых работах, услугах), о качестве продукции (соответствия ГОСТ, ТУ, СПиП и иных характеристикам); отсутствие какой-либо информации по перечисленным вопросам будет расцениваться как невыполнение требований технических условий. [19]

Коммерческая часть:

Коммерческая часть предложения должна содержать сведения о цене предмета тендера с обязательным указанием общей стоимости. Здесь указываются также условия оплаты (расчетов) и возможные скидки; объемы и сроки поставок (выполняемых работ, оказываемых услуг); условия поставки (выполнения работ, оказания услуг), отнесения расходов по доставке товара.

Тендерные комиссии при принятии решения руководствуются следующими критериями:

- цена товара (работ, услуг) и условия оплаты (предоплата, отсрочка);

- качество товара (работ, услуг);

- обеспеченность предприятия техническими средствами;

- наличие собственных разработчиков и исследовательской базы у предприятия;

- финансовое состояние предприятия.

Конкурсные предложения должны быть действительны в течение 30 дней после даты проведения тендера.

Все представленные Конкурсные предложения и включенные в них документы после их рассмотрения не возвращаются Участникам тендера. Участники тендера, получившие тендерную документацию должны обращаться с ней как с конфиденциальным документом и не имеют права разглашать информацию, касающуюся тендера, какой-либо третьей стороне без получения на это предварительного письменного согласия Организатора тендера. Организатор оставляет за собой право выбрать победителем любого Участника тендера, в том числе, и в случае если предложенная участником цена выше, чем у других участников тендера, а так же отклонить любое Конкурсное предложение, либо все Конкурсные предложения без объяснения участникам тендера причин такого решения. В случае если самая низкая цена предмета тендера, предложенная Участниками тендера, превышает расчетную стоимость Организатора, Организатор будет вправе отклонить все Конкурсные предложения и провести повторный тендер. Размещение в сети интернет сообщения о проводимом тендере не являются офертой. Все расходы, связанные с подготовкой и представлением Конкурсного предложения, несет Участник тендера. Сроки представления Конкурсных предложений указываются в публичном объявлении, размещенном на сайте. Конкурсные предложения, полученные позднее вышеуказанного срока, рассматриваться не будут. Само по себе проведение конкурсных торгов или тендера являются открытым процессом. Претенденты имеют возможность представить, защитить, а также обосновать собственные тендерные предложения. Одним из условий торгов является срок сдачи предложений для участия в торгах. Не позднее этого времени все участвующие в торгах фирмы (оференты) подают тендер, оформленный надлежащим образом, под роспись в тендерный комитет. Предложения представляются в закрытых опечатанных конвертах (часто двойных), чтобы избежать досрочной утечки сведений, которыми могут воспользоваться конкуренты. На внешнем конверте указывается адрес для приема предложений, на внутреннем – номер тендера, его название (цель) и дата, установленная для приема документов. Следующий этап проведения торгов – сравнение поданных предложений, подведение итогов и определение победителя. В назначенный день и час тендерный комитет вскрывает конверты с поступившими предложениями. Процедура вскрытия пакетов с предложениями может быть осуществлена в условиях гласности, в присутствии всех участников торгов, представителей средств массовой информации. Такие торги называют гласными. При проведении негласных торгов тендерные комитеты вскрывают пакеты на закрытом заседании. Выбор победителя торгов может последовать сразу за вскрытием и оглашением поступивших предложений в том случае, когда преследуется цель выбрать предложение с самыми низкими ценами при прочих равных условиях. Однако чаще всего для принятия решения о выборе поставщика (подрядчика на строительство объекта) требуется время, чтобы внимательно проанализировать поданные предложения и отобрать то из них, которое наилучшим образом соответствует целям торгов. Срок, в течение которого тендерные комитеты изучают и анализируют предложения оферентов (оферты), зависит от объема информации (технической, коммерческой и др.), которую предстоит проанализировать, обычно – от нескольких недель до нескольких месяцев. Решение тендерного комитета о выборе победителя торгов может быть гласным, а может быть и закрытым. В первом случае это решение сообщается всем участникам торгов, а также через средства информации. Во втором случае решение о передаче заказа сообщается победителю в конфиденциальной форме. Оферент, выигравший торги, в соответствии с их условиями, как правило, вносит второй гарантийный залог. Его величина обычно составляет от 5 до 10% стоимости заказа. После выполнения заказа гарантийный залог возвращается. С победителями торгов подписывается контракт, в котором оговариваются все необходимые условия. Контракты вступают в силу после одобрения правительственными службами. Заключение сделки по результатам торгов может производиться путем принятия предложения (акцепта) без последующего подписания контракта обеими сторонами. [19]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО «ФРЕЙТ ЛИНК»

 

2.1 Краткая  характеристика ОАО «ФРЕЙТ ЛИНК»

 

Компания PONY EXPRESS - ведущий  национальный оператор на рынке экспресс-доставки почтовых отправлений и грузов по всей территории России, в страны СНГ и за рубеж. Начав свою деятельность в 1992 году, компания развивала услугу экспресс-доставки почты и посылок. В марте 2003 - объединение трех российских курьерских компании - ООО «Эльф-91», ОАО «Фрейт Линк» и ООО «Курьерская служба РУСКО» - под единой торговой маркой PONY EXPRESS. [23]

Специализация: 

• Авиа перевозки
• Авто перевозки
• Грузовое такси, переезды, экспресс-доставка
• Ж/д перевозки
• Таможенные брокеры [24]

 

Адрес: г.Москва, проспект Маршала Жукова, д.4

 

На рынке СНГ компания PONY EXPRESS предоставляет наиболее широкий спектр услуг, в который наряду с ее основным бизнесом - курьерская доставка документов, посылок и грузов по России и странам СНГ - входит предоставление логистических услуг (длительное хранение и комплектация заказов), предоставление услуги таможенного брокера, доставка био-образцов, визовый сервис, продажа и бронирование авиабилетов. Действуя на основании договора с Посольством США, Канады и Латвии, принимает документы для оформления неиммиграционных виз в эти страны.

Собственная региональная сеть включает 41 филиал и 80 представительств. Успешно развиваются дочерние компании на Украине, в Казахстане и Армении. В настоящее время PONY EXPRESS осуществляет доставку почты и грузов более  чем в 5000 городов и населенных пунктов СНГ и отправку корреспонденции в 218 стран мира.

Миссия компании - стать связующим звеном между клиентами и их партнерами в России и СНГ и повысить успешность их бизнеса, предложив оптимальные и надежные транспортно-логистические решения. [23]

 

 

2.2 Анализ организации  и проведение тендера с участием ОАО «ФРЕЙТ ЛИНК»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение  устанавливает единый порядок проведения тендеров на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее — тендер) для нужд ОАО «ФРЕЙТ ЛИНК» (далее — Компания), определяет основные правила подготовки и оформления документации, контроля исполнения и организации необходимых работ. Правила и порядок проведения тендеров, установленные настоящим Положением, обязательны для всех сотрудников компании.

 

ЦЕЛЬ:

Целью проведения тендеров является выбор оптимального поставщика товаров, работ и услуг, обеспечение  закупок, работ и услуг для  нужд компании надлежащего качества. [23]

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕНДЕРОВ (порядок проведения тендеров)

В зависимости  от предполагаемой стоимости контракта тендер классифицируется следующим образом:

• Если предполагаемая стоимость контракта находится в интервале от 100 000 руб. до 1 000 000 руб., то разработка тендерной документации осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения об организации тендера, срок рассмотрения, оценки и сопоставления заявок на участие в тендере не более 5 рабочих дней. Срок ожидания заявок на участие от потенциальных участников в тендере с момента извещения о проведении тендера определяется тендерной комиссией.
• Если предполагаемая стоимость контракта находится в интервале от 1 000 000 руб. до 5 000 000 руб., то разработка тендерной документации осуществляется в течение 7 рабочих дней, срок рассмотрения, оценки, сопоставления заявок на участие в тендере не более 7 рабочих дней. Срок ожидания заявок на участие от потенциальных участников в тендере с момента извещения о проведении тендера определяется тендерной комиссией.
• Если предполагаемая стоимость контракта составляет более 5 000 000 руб., то разработка тендерной документации осуществляется в течение 10 рабочих дней, срок рассмотрения, оценки и сопоставления заявок на участие в тендере не более 10 рабочих дней. Срок ожидания заявок на участие от потенциальных участников в тендере с момента извещения о проведении тендера определяется тендерной комиссией.

При возникновении необходимости  поставки товаров, выполнении работ, оказания услуг в соответствующем подразделении, руководством подразделения принимается  решение об организации тендера (при потенциальной стоимости контракта более 100 000 руб.). Далее формируется набор требований, определяющих предмет тендера. В данном разделе подробно обозначаются требуемые условия поставки товаров, выполнения работ, оказание услуг, набор требований в отношении уровня качества. Формируется набор требований к компании-поставщику.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ТЕНДЕРНОЙ КОМИССИИ

 

0. Тендерная комиссия создается для подготовки и обеспечения проведения тендера каждый раз при проведении тендера.
0. В состав участников тендерной комиссии входят:

• председатель тендерной комиссии (Зам. Генерального директора - Директор по производству),

• два сотрудника департамента-учредителя тендера,
• секретарь тендерной комиссии (осуществляет оценку выбора поставщиков, проводит самостоятельное изучение в области предмета тендера, при необходимости корректирует требования тендерной документации).

При необходимости, по решению  тендерной комиссии, в состав участников приглашаются сотрудник Финансового  департамента и юрисконсульт.

Собрания и совещания тендерной комиссии проводятся по мере необходимости. Решения тендерной комиссии оформляются протоколом, который подписывается участниками тендерной комиссии.

Члены тендерной комиссии:

• имеют право при несогласии с решением тендерной комиссии представлять руководству Компании мотивированные возражения и замечания в письменном виде;
• несут ответственность за объективность принятия решений, а также за разглашение информации, которая является коммерческой тайной.
• Тендерная комиссия не несет ответственности перед претендентами при объявлении тендера не состоявшимся по обстоятельствам, не зависящим от работы тендерной комиссии.

 

3. ИЗВЕЩЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ ТЕНДЕРА

 

1. Извещение о проведении открытого тендера в зависимости от решения тендерной комиссии может быть:

• опубликовано в официальном печатном издании,

• размещено на официальном сайте Компании,
• размещено в электронных средствах массовой информации,
• направлено непосредственно предполагаемым участникам тендера (как при открытом, так и закрытом тендере).
2. В извещении о проведении открытого тендера указываются следующие сведения:

1. Форма тендера;

2. Наименование, место нахождения, почтовый адрес и адрес электронной почты, номер контактного телефона Компании ОАО «ФРЕЙТ ЛИНК»;
3. Предмет тендера с указанием количества поставляемого товара, объема выполняемых работ, оказываемых услуг;
4. Место поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
5. Начальная (максимальная) цена контракта (указывается по решению тендерной комиссии);
6. Порядок, сроки, место предоставления тендерной документации, официальный сайт, на котором размещены формы тендерной документации;
7. Место, дата, время и порядок вскрытия конвертов с заявками на участие в тендере, место и дата подведения итогов тендера.
8. Требования к участникам, подавшим заявку на участие в тендере (далее — участники):