Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: порядок ее проведения, оформления и отражения в учете

• Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных 
  средств (ф. 0504082);   
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков 
  строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088); 
• Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• Инвентаризационная опись расчетов по доходам (ф. 0504091).

Для федеральных бюджетных  учреждений данные формы регистров бюджетного учета утверждены приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н.

Инвентаризационные описи, передаваемые комиссии, бухгалтерия заполняет частично. А именно заносит полное наименование объекта, признаки, позволяющие определить, о каком именно объекте идет речь, единицу его измерения. Например, признаками для основных средств являются их инвентарные номера, назначение, основные технические и эксплуатационные характеристики. Объекты и единицы, в которых их измеряют, указывают в соответствии с правилами, принятыми в учете учреждения. Количество объектов не указывается. Однако если в учреждении ведется автоматизированный учет, то в инвентаризационных описях допускается указывать данные бюджетного учета о количестве имущества.

Подготовленные для инвентаризации документы бухгалтерия передает председателю комиссии.

Кроме того, до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационная комиссия получает от бухгалтерии или материально ответственного лица последние приходные и расходные первичные учетные документы по движению имущества до момента инвентаризации.

 

Порядок проведения инвентаризации

Обязательным условием проведения инвентаризации является участие в процессе инвентаризации материально ответственного лица (заместителя директора по хозяйственной части, завхоза, заведующего складом, кладовщика, кассира), несущего ответственность за инвентаризируемое имущество.

Отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может служить основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Перед началом инвентаризации материально-ответственное лицо, на ответственном хранении которого находится проверяемое имущество, дает расписку о том, что все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационных описей всех форм.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Имеющиеся на момент инвентаризации нераспакованные посылки с ценностями подлежат вскрытию (с составлением акта вскрытия) в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Количество материальных ценностей, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании первичных учетных документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей.

Если в течение одного дня  невозможно подсчитать материальные ценности и записать их в инвентаризационную опись (сличительную ведомость), то можно  использовать инвентаризационные ярлыки ИНВ-2 (ф. 0317003). Форма утверждена Постановлением Госкомстата № 88. Ярлыки заполняются членами инвентаризационной комиссии в одном экземпляре и хранятся вместе с пересчитанными материальными ценностями. Помещения при уходе инвентаризационной комиссии опечатывают печатями материально ответственного лица и председателя инвентаризационной комиссии. На следующий день одни члены инвентаризационной комиссии продолжают работу по пересчету других ценностей, а другие на основании данных инвентаризационных ярлыков на пересчитанное ранее имущество заполняют инвентаризационные описи соответствующей формы. Таким образом, использование ярлыков может существенно ускорить процесс заполнения инвентаризационных описей.

Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) инвентаризационные описи (сличительные ведомости) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После проверки ценностей вход в  помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

При проведении инвентаризации на складе прием и отпуск материальных ценностей на время проведения инвентаризации приостанавливаются.

Если инвентаризация имущества  проводится более одного дня, то помещения, где оно хранится, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (опломбированы).

При длительном проведении инвентаризации, когда фактический срок работы комиссии превышает цикл нормальной деятельности склада, а также в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя организации и главного бухгалтера материальные ценности могут отпускаться и приниматься материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Данные такого исключительного поступления или 
выбытия заносятся в отдельную инвентаризационную опись (сличительную ведомость), а в расходных первичных учетных документах ставится отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии. В акт о результатах инвентаризации эти данные не включаются, но прилагаются к нему. 

Исключительными могут  быть как экстренные случаи, так и сопутствующие нормальной хозяйственной деятельности учреждения. Например, необходимость выдачи медикаментов для оказания срочной помощи сотруднику можно отнести к исключительным случаям из-за его экстренности. А вот выдача продуктов питания со склада для приготовления пищи воспитанникам или поставка химических реактивов, которые необходимо хранить только в специально оборудованных местах, - факты, обусловленные нормальной хозяйственной деятельностью. Однако они не могут быть отложены в силу объективных причин и ничто не должно мешать их совершению. В этом смысле подобные факты также относятся к исключительным.

Способами проверки фактического наличия являются:

• взвешивание;
• пересчет штучных предметов;
• обмер объема, замер горючего в баках машин, резервуарах и другой таре; 
• измерение материальных ценностей, учитываемых в метрах;
• сверка остатков сумм;
• другие способы.

Например, проверка наличных денежных средств (в том числе  в иностранной валюте) и денежных документов проверяется подсчетом. А при инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов.

Инвентаризация расчетов по финансированию, находящихся на лицевых счетах (счетах), открытых в  органах казначейства (кредитных организациях), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на счетах бюджетного учета, с данными выписок органов казначейства (кредитных организаций).

Производственный и  хозяйственный инвентарь, находящийся в эксплуатации, также проверяется путем осмотра каждого предмета по месту его нахождения и по каждому материально ответственному лицу, на хранении у которого он числится.

В ходе работы инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие предметов, подлежащих инвентаризации, заносит сведения в опись или отмечает их наличие в описи, заполненной автоматическим способом.

В процессе работы инвентаризационная комиссия может требовать от материально ответственных лиц представления необходимых справок (сведений) и объяснений, а у бухгалтерии запросить недостающие документы.

 

Оформление  результатов инвентаризации

Документально оформленная инвентаризация является одним из элементов метода бухгалтерского учета, служит обязательным дополнением к текущей документации хозяйственных операций и позволяет обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Перечень унифицированных форм приведен в таблице 1.

Таблица 1

Перечень унифицированных  форм,

применяемых при  проведении инвентаризации

Номер формы	Название формы	Источник
0504081	Инвентаризационная опись  ценных бумаг	Приказ МФРФ № 123н
0604082	Инвентаризационная опись  остатков на счетах учета денежных средств
0504083	Инвентаризационная опись  задолженности по бюджетным ссудам (кредитам)
0504086	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой  отчетности и денежных документов
0504087	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
0504088	Инвентаризационная опись  наличных денежных средств
0504089	Инвентаризационная опись  расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
0504091	Инвентаризационная опись  расчетов по доходам
0504092	Ведомость расхождений  по результатам инвентаризации
0504835	Акт о результатах  инвентаризации	Приказ Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н «Об утверждении  Инструкции по бюджетному учету»
ИНВ-1 (ф. 0317001)	Инвентаризационная опись  основных средств	Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
ИНВ-1а	Инвентаризационная опись  нематериальных активов
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
ИНВ-8а	Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
ИНВ-9	Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-10	Акт инвентаризации незаконченных  ремонтов основных средств
ИНВ-11	Акт инвентаризации расходов будущих периодов
ИНВ-15	Акт инвентаризации наличных денежных средств
ИНВ-16	Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
ИНВ-17	Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими  дебиторами и кредиторами
ИНВ-18	Сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств
ИНВ-19	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
ИНВ-22	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
ИНВ-23	Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
ИНВ-24	Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций
ИНВ-26	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией	Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации»

 

В процессе проведения инвентаризации ответственные лица комиссии заполняют в инвентаризационной описи данные о фактическом наличии имущества.

Инвентаризационные описи  следует заполнять в количестве не менее двух экземпляров четко, без помарок и подчисток.

Запрещается вносить  в инвентаризационные описи данные со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

При обнаружении имущества, пришедшего в негодность и не 
списанного с бюджетного учета, комиссия должна дать рекомендации составить акт на списание такого имущества и сделать отметку об этом в графе «примечание» инвентаризационной описи.

Если в ходе проверки обнаруживается неучтенный объект или данные по какому-либо объекту в регистрах учета отсутствуют или не соответствуют действительности, инвентаризационная комиссия указывает в описях правильные данные или технические характеристики.

Чтобы не допустить внесения недостоверных записей, в описях не допускается оставлять незаполненные строки. Строки на последних страницах, оставшиеся свободными, прочеркиваются. Более того, в отдельных инвентаризационных описях после прочерка требуется указать прописью общее количество сделанных записей.

Товарно-материальные ценности (материальные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.)

Исправление ошибок производится во всех экземплярах инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) так: зачёркиваются 
неправильные записи и над ними ставятся правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 

Если материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), они должны немедленно сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии до вскрытия соответствующих помещений, где хранится имущество. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и, если они подтвердятся, исправляет ошибки в установленном порядке.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) и Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) представлены соответственно в Приложениях № 1 и № 2. Изучите их.

 

Подведение  итогов инвентаризации

Подведение итогов инвентаризации происходит в несколько этапов.