Итоговые данные журналов-ордеров
в конце месяца переносятся в Главную
книгу, которая используется для обобщения
данных из журналов-ордеров, взаимной
проверки правильности произведенных
записей по отдельным счетам и для составления
отчетного баланса. В ней показывают исходящее
сальдо по каждому синтетическому счету.
Запись текущих оборотов в Главную книгу
является одновременно и регистрацией
учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.
Текущие обороты приводятся только по
счетам первого порядка. Обороты по кредиту
синтетического счета отражаются одной
записью, а обороты по дебету - в корреспонденции
с кредитуемыми счетами. Правильность
записей, произведенных в Главной книге,
проверяется подсчетом оборотов и сальдо
по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых
оборотов, а также дебетовых и кредитовых
сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается
на год, на каждый счет отводится один
лист. На основании Главной книги и части
других регистров заполняются баланс
и другие формы отчетности.
Схема бухгалтерского
учета по журнально-ордерной форме
Преимущество журнально-ордерной
формы бухгалтерского учета состоит в
возможности ее применения при использовании
нового Плана счетов. В ней совмещаются
хронологические и систематические записи,
а по многим ордерам проводится однократная
запись по счетам синтетического и аналитического
учета. Применение журналов-ордеров ускоряет
составление необходимой отчетности,
обеспечивает ежедневный контроль за
правильностью учетных записей. Компьютерный
вариант предпочтителен для любых организаций,
что делает бухгалтерский учет более оперативным,
достоверным, полным и качественным.
В настоящее время
одно из основных направлений совершенствования
бухгалтерского учета связано с автоматизацией
обработки информации с применением новейших
технических средств – от мощных ЭВМ типа
ЕС до микроЭВМ, так как их применение
является наиболее эффективным средством
быстрой обработки учетной информации,
отличающейся массовостью, разнообразностью,
многозначностью, сложностью состава.
Это обусловлено тем, что ЭВМ характеризуется
высокой скоростью работы, программным
управлением, большой емкостью памяти,
автоматическим восприятием исходных
данных, богатым набором выполняемых операций
и т. д.
Система автоматизированного
учета должна отражать основные процессы,
связанные с получением различных сводных
показателей, характеризующих финансово-хозяйственную
деятельность организации. В этой системе
организации бухгалтерского учета информация
идет по единому каналу и используется
для оперативного, бухгалтерского и статистического
учета. Таким образом, автоматизированная
форма учета – это сочетание профессиональных
качеств и функций пользователя с интеллектуальными
возможностями ЭВМ, позволяющее получать
необходимую для управления и оперативного
контроля информацию в удобной форме в
виде машинограмм и видеограмм.
- Классификация бухгалтерских
документов
Бухгалтерские документы
как носители информации подлежат Единой
системе классификации и кодирования
(ЕСКК). Код заменяет название объекта
и служит средством его идентификации.
Он указывается в целях упрощения обработки
учетной информации в первичных учетных
документах. Такая кодификация удобна
при автоматизированной обработке информации.
Классификации имеют силу стандарта, поэтому
обязательны для всех хозяйственных субъектов.
Важная роль в деле унификации, стандартизации
и упорядочения документов принадлежит
действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым
типовым проектным решениям (ТПР), пакетам
прикладных программ (ППП), комплексной
автоматизации обработки данных бухгалтерского
учета с применением ЕС ЭВМ.
Разнообразие хозяйственных
операций требует составления различных
по своему содержанию и назначению документов,
так как по каждой хозяйственной операции
составляется свой документ. Правильному
составлению и использованию документов
в бухгалтерском учете способствует их
классификация. Под классификацией документов понимают
их группировку по определенным признакам.
Основные признаки, по которым классифицируются
бухгалтерские документы, и виды документов
представлены в следующей таблице.
Признак |
Виды документов |
|
По назначению |
- распорядительные
- оправдательные
- комбинированные
- документы бухгалтерского
(или учетного) оформления |
|
По способу/порядку составления |
- первичные
- сводные |
|
По способу отражения
хозяйственных операций |
- разовые
- накопительные |
|
По месту составления и обращения |
- внутренние
- внешние |
|
По качеству |
- полноценные
- неполноценные |
|
По степени использования средств
вычислительной техники |
- документы, заполняемые вручную
- частично заполненные
на машинах
-полностью выполненные
на машинах |
|
По назначению документы
подразделяются на распорядительные,
оправдательные, бухгалтерского оформления
и комбинированные.
Распорядительными называются
такие документы, которые содержат распоряжение
о выполнении той или иной хозяйственной
операции. Их основное назначение - передача
указаний руководящих работников непосредственным
исполнителям. Многие операции совершаются
только при наличии соответствующего
распорядительного документа.
К числу распорядительных
документов относятся приказы, распоряжения,
записи о приеме и увольнении с работы, об
отпуске. Эти документы еще не содержат
в себе подтверждения фактов совершения
операций, поэтому сами по себе они не
могут служить основанием для отражения
операций в учете.
Оправдательными (или
исполнительными) называются документы,
оформляющие уже произведенные операции.
Они составляются в момент совершения
операций и подтверждают факт выполнения
приказа или распоряжения. Например, расчетные
ведомости по заработной плате, накладные,
акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие
о приеме ценностей, и многие другие.
Документами бухгалтерского
оформления называются такие документы,
которые создаются аппаратом бухгалтерии
для подготовки учетных записей, а также
для облегчения, сокращения и упрощения
последних. Документы бухгалтерского
оформления составляют в бухгалтерии
на основании ранее оформленных распорядительных
и оправдательных докумен-тов. Они предназначены
для отражения бухгалтерских записей
в учетных регистрах с целью ускорения
учетного процесса. В этих документах
нет распоряжения на проведение хозяйственной
операции и нет подтверждения факта ее
совершения. Например, расчет суммы претензии
по иску, расчет износа основных средств
и нематериальных активов, расчеты товарных
потерь и т.д. К документам бухгалтерского
оформления относятся также бухгалтерские
справки. Они составляются в тех случаях,
когда нужно перенести сумму с одного
счета на другой, оформить закрытие счета,
исправить ошибки, допущенные в учетных
записях, и т.п. Необходимость в этом возникает
довольно часто, и поэтому справки такого
рода в бухгалтерской практике весьма
распространены.
Комбинированными называются
такие документы, которые сочетают признаки
нескольких видов документов: распорядительных
и оправдательных, оправдательных и документов
бухгалтерского оформления и т.д. Они служат
одновременно и распоряжением о выполнении
данной операции, и оправданием ее выполнения,
фиксируют совершенную операцию и в то
же время содержат указание о порядке
отражения ее в счетах. Например, приходные
и расходные кассовые ордера, авансовые
отчеты подотчетных лиц, требования на
отпуск материалов, лимитно-заборные карты,
расчетно-платежные ведомости, объявления
о взносе наличных денежных средств на
расчетный счет и т.д. Сочетание в одном
документе признаков нескольких видов
документов упрощает их учетную обработку,
сокращает количество документов и затраты
на их приобретение. Комбинированные документы
составляют для уменьшения числа документов
по хозяйственным операциям, которые повторяются
в организации многократно в течение короткого
периода.
По способу / порядку составления различают
первичные и сводные документы.
Первичными называются
документы, которые отражают все хозяйственные
операции непосредственно в момент их
совершения. Они являются первым формальным
доказательством того, что данные операции
действительно выполнены. К первичным
документам относятся кассовые приходные
и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные
акты, наряды, квитанции и т.п. Примером
первичного документа может также служить
приходный ордер. Он составляется при
поступлении материалов на склад и свидетельствует
о выполнении кладовщиком данного ему
распоряжения об их приеме.
Сводными называются
документы, составляемые на основе первичных
документов. В них отражаются операции,
ранее уже оформленные соответствующими
первичными документами. Составление
вторичных документов напрямую не связано
с хозяйственными операциями, в них лишь
регистрируются эти операции по данным
первичных документов. Сводные документы
позволяют уменьшить количество записей
в счетах бухгалтерского учета. К сводным
документам относятся разработочные таблицы,
группировочные ведомости, ведомости
распределения расходов, отчеты (ведомости)
о движении продуктов и материалов, авансовый
отчет и др. Авансовый отчет заполняется
на основании первичных документов, где
указываются все расходы, произведенные
подотчетным лицом. К числу сводных документов
относятся также расчетно-платежные ведомости
по заработной плате или ведомости выпуска
готовой продукции, различные внутренние
отчеты (например, отчет о движении материальных
ценностей по складу) и др.
Итак, сводные документы
служат, во-первых, для объединения данных
первичных документов и получения укрупненных
показателей и, во-вторых, для группировки
данных первичных документов с целью получения
дополнительных сведений об учитываемых
операциях и отражения этих операций в
новом разрезе. Следовательно, сводные
документы используются как средство
обработки исходных данных об операциях.
По способу отражения хозяйственных операций документы
делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают
одну или одновременно несколько
хозяйственных операций.
Отличительная черта этих документов -
сразу же после составления они передаются
в бухгалтерию и могут служить основанием
для бухгалтерских записей. Например,
приходных ордер по материалам, ведомости
распределения расходов, калькуляции,
накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые
ордера, денежные чеки и т.п.
Накопительные документы служат
для оформления однородных операций, совершаемых
на предприятии в разное время (за неделю,
декаду, полмесяца). Их составляют с целью
уменьшения числа выписываемых документов
по тем операциям, которые производятся
на предприятии многократно в течение
короткого времени. Например, дневной
заборный лист на отпуск сырья, лицевые
счета по заработной плате, табель учета
рабочего времени, ведомость выполненных
работ и т.п.
По месту составления документы
делят на внутренние и внешние.
Внутренние документы составляют
внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные
операции, совершаемые только внутри предприятия.
Эти документы не выходят за пределы предприятия,
например, расчетно-платежные ведомости,
приходные и расходные кассовые ордера
и др.
Внешние документы составляют
вне данного предприятия и ими оформляются
операции, осуществляемые между предприятиями.
Например, счета, накладные, счета-фактуры
контрагентов. Отдельные внутренние документы
в результате совершаемых хозяйственных
операций становятся внешними, например,
денежные чеки, платежные поручения. При
заполнении внутренних документов достаточно
указать только обязательные реквизиты,
а при составлении внешних документов
необходимо еще добавить дополнительные
реквизиты документов для полноты характеристики
хозяйственной операции.
По качественным признакам документы
могут быть полноценными и неполноценными.
Полноценным является
такой документ, который составлен по
установленной форме, имеет все обязательные
реквизиты и правильно отражает действительно
совершенную и законную хозяйственную
операцию. Документ, не удовлетворяющий
этим требованиям, является неполноценным.
По степени использования средств вычислительной
техники при оформлении документов их
подразделяют на документы, заполняемые
вручную, частично заполненные на машинах (т.е.
документы, составленные на фирменных
бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная
ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная
опись и т.д.).
Движение документов
во всех случаях отражает сложившуюся
в организации организационную структуру
аппарата управления и схему распределения
обязанностей между структурными подразделениями
и отдельными работниками, поэтому совершенствование
документооборота неотделимо от рационализации
формирования организационных структур
управления.
- Понятие и сущность бухгалтерского
учёта
- Предмет и объекты учёта
Предметом бухгалтерского учета
в обобщенном виде выступает хозяйственная
деятельность организации. В более конкретном
содержании он состоит из многочисленных
и разнообразных объектов, которые можно
объединить в две группы:
· объекты, обеспечивающие хозяйственную
деятельность организации;
· объекты, составляющие хозяйственную
деятельность организации.
К первой группе относятся хозяйственные
средства и их источники, ко второй - хозяйственные
процессы и их результаты. В состав хозяйственных
средств организации включаются: