Законодательная и нормативная база учета основных средств

Если объекты основных средств находятся в малодоступных  районах, их инвентаризация допускается  в периоды, когда с территориями, на которых находятся объекты, имеется транспортное сообщение.

Средства транспорта, находящиеся  в течение всего периода проведения инвентаризации вне места расположения организации (или ее обособленных подразделений), инвентаризуются до момента их временного выбытия.

Основные практические рекомендации по организации работы инвентаризационных комиссий сформулированы в Методических указаниях по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее — Методические рекомендации по проведению инвентаризации). Пунктами 3.1—3.5 Методических указаний по проведению инвентаризации, в частности, установлено следующее.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а)  наличие и состояние  инвентарных карточек, инвентарных  книг, описей и других регистров  аналитического учета;

б)   наличие и состояние  технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации нужно внести соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия осматривает объекты  и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные  номера и основные технические или  эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации (наличие и правильность оформления свидетельств о государственной регистрации прав собственности на объекты недвижимости).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, их характеризующие, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам, т.е. в инвентарную карточку учета основных средств (форма № ОС-6) должны быть внесены все данные, предусмотренные строками и графами формы карточки.

Данные о машинах, оборудовании и транспортных средствах заносятся  в описи индивидуально с указанием  заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и зафиксированные в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые  в момент инвентаризации находятся вне места расположения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и др.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией  собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По этим объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Если в результате инвентаризации отклонения от данных бухгалтерского учета не выявлены, то дополнительные записи в учете не делаются.

Стоимость неучтенных объектов отражается проводкой:

Дебет счета 01 «Основные  средства» Кредит счета 91 «Прочие  доходы и расходы» — на сумму  стоимости объекта по рыночным ценам. При этом фактический износ в  учете отдельно не отражается, а рыночная стоимость и срок предстоящего полезного использования определяются с учетом фактического состояния объекта.

Эта проводка в Инструкции по применению Плана счетов не указана, а правомерность ее оформления объясняется экономическим содержанием счета 91. Что же касается счета 01, то исходя из реальных условий можно использовать и счет 08 «Вложения во внеоборотные активы», например, если необходимо оформление свидетельства о государственной регистрации объекта либо объект обнаружен в состоянии, которое не позволяет использовать его без дополнительных расходов.

Выявленные при инвентаризации неучтенные объекты должны быть оценены  с учетом рыночных цен, а износ  определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

При выявлении излишних объектов основных средств необходимо установить:

а) период, в котором данные объекты были приобретены или  построены;

б)  основания для приобретения или строительства объектов (распорядительный документ органов управления организацией или иное основание);

в)   источник  финансирования  затрат  по  приобретению  или  строительству объектов;

г)  при возведении (строительстве) объектов основных средств хозяйственным  способом — объемы и порядок списания материально-производственных запасов и иных ресурсов.

Эта информация оформляется  отдельным протоколом, прилагаемым к акту инвентаризации.

При инвентаризации должны проверяться также факты не оформленных  документально реконструкции, модернизации, достройки или дооборудования, а также частичной ликвидации объектов основных средств. При выявлении таких случаев инвентаризационная комиссия должна дополнительно собрать информацию, аналогичную той, которая устанавливается при выявлении неучтенных объектов основных средств. Эта информация тоже должна оформляться отдельным протоколом, прилагаемым к акту инвентаризации.

Если в результате реконструкции, модернизации, дооборудования, достройки или частичной ликвидации изменилось основное назначение объекта основных средств, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Действующими документами  системы нормативного регулирования бухгалтерского и налогового учета допускается единовременное включение в состав текущих затрат (себестоимости выполненных работ) стоимости объектов основных средств до 20 тыс. руб. за единицу. В аналитическом учете подобные объекты продолжают числиться в течение всего срока их полезного использования. Инвентаризация таких объектов проводится по общим правилам: устанавливаются фактическое наличие, местонахождение, физическое состояние объекта.

Минфин России допускает  учет некоторых видов имущества (сменного оборудования, специальной  оснастки и специальной одежды) в порядке, установленном для объектов основных средств. В этом случае правило, в соответствии с которым инвентаризация может проводиться один раз в три года (в районах Крайнего Севера — один раз в пять лет), не действует. Это обусловлено тем, что срок полезной эксплуатации подобного имущества может быть меньше указанных сроков, поэтому такие активы инвентаризуются в порядке и в сроки, установленные для материально-производственных запасов.

 

5. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

 

Постановлением Госкомстата  России от 21 января 2003 г. № 7 утверждены унифицированные формы первичной документации по учету основных средств:

№ ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений)»;

№ ОС-la «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

№ ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме  зданий, сооружений)»;

№ ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»;

№ ОС-3 «Акт о приеме-сдаче  отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»;

№ ОС-4 «Акт о списании объекта  основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

№ ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

№ ОС-46 «Акт о списании групп  объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

№ ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств»;

№ ОС-ба «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств»;

№ ОС-66   «Инвентарная   книга   учета   объектов   основных средств»;

№ ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»;

№ ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»;

№ ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Данные формы обязательны  к применению организациями всех форм собственности, осуществляющими  деятельность на территории Российской Федерации, за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений.

При разработке унифицированных форм в разных случаях применяются различные подходы к группировке объектов. При оформлении ввода объектов в эксплуатацию отдельно выделяются здания и сооружения, что в значительной степени обусловлено особенностями создания подобных объектов. При списании объектов основных средств отдельная унифицированная форма предусмотрена для транспортных средств. При организации инвентарного учета объектов основных средств унифицированная форма инвентарных карточек или книг определяется  в  зависимости  от  общего  количества  основных средств в организации, а также от размера самой организации. В крупных и средних организациях, располагающих основными средствами большой номенклатуры и значительным количеством объектов,   относимых  к  каждой  группе,   используется  форма № ОС-6; в организациях, являющихся субъектами малого предпринимательства (а также индивидуальными предпринимателями), применяется форма №ОС-66.  В прочих случаях может быть задействована форма № ОС-ба. Окончательное решение о выборе унифицированной  формы учета  принимается  руководством организации и закрепляется в ее учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Также нужно помнить, что  формы № ОС-14 — № ОС-16 вообще-то не относятся к формам, в которых отражается движение объектов основных средств, поскольку оборудование к установке включается в категорию материально-производственных запасов. В бухгалтерском учете стоимость оборудования должна быть предварительно списана с кредита счета 07 «Оборудование к установке» в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы». В дебет счета 08 списывается и стоимость монтажных работ и иных расходов, связанных с монтажом. После того как все затраты будут осуществлены, оборудование уже как объект основных средств вводится в эксплуатацию с оформлением акта по форме № ОС-1.

 

6. ТИПОВЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

 

Таблица №2 Типовые бухгалтерские  проводки по учету основных средств.

№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Отражена сумма инвентарной  стоимости введенных в эксплуатацию объектов основных средств	01	08
2	Оприходованы приобретенные  в собственность земельные участки	01	08-1
3	Оприходованы приобретенные  объекты природопользования	01	08-2
4	Оприходованы законченные  строительством объекты основных средств	01	08-3
5	Увеличена первоначальная стоимость  объектов основных средств на стоимость проведенной достройки	01	08-3
6	Первоначальная стоимость  объектов основных средств увеличена  на стоимость проведенного дооборудования	01	07, 08-3
7	Первоначальная стоимость  объектов основных средств увеличена  на стоимость проведенной реконструкции	01	08-3
8	Оприходованы объекты  основных средств, возвращенные структурным подразделением, выделенным на отдельный баланс	01	79
9	Оприходованы объекты  основных средств, возвращенные по окончании договора доверительного управления имуществом	01	79
10	Оприходованы объекты  основных средств, внесенные товарищами по договору простого товарищества, участником, ведущим общие дела	01	80
11	Проведена переоценка (дооценка) объектов основных средств	01	83
12	Отражена сумма дооценки объекта основных средств, равная сумме уценки его, проведенной в предыдущие отчетные периоды и отнесенной на счет прибылей и убытков в качестве операционных расходов	01	91
13	Оприходованы излишние объекты  основных средств, выявленные при инвентаризации, построенные за счет собственных  источников	01	91
14	Оприходованы излишние объекты  основных средств, выявленные при инвентаризации, построенные за счет средств целевого финансирования	01	86
15	Оприходованы излишествующие объекты основных средств, выявленные при инвентаризации, построенные  за счет бюджетных средств	01	98
16	Отражена сумма дооценки объекта основных средств, равная сумме его уценки, проведенной в предыдущие периоды и отнесенной на счет прибылей и убытков	01	99
17	Списана начисленная амортизация  при выбытии объектов основных средств	02	01
18	Передан объект основных средств в рамках группы взаимосвязанных организаций	76	01
19	Отражено участником, ведущим  общие дела, по договору простого товарищества, выбытие объектов основных средств, внесенных в качестве вклада в уставный капитал по договору простого товарищества	80	01
20	Отражена сумма уценки объекта основных средств за счет уменьшения добавочного капитала организации, образованного за счет сумм дооценки этого объекта, проведенной в предыдущие отчетные периоды	83	01
21	Отражена переоценка (уценка объектов основных средств), если ранее  дооценка не проводилась (п. 15 ПБУ 6/01)	91	01
22	Списан убыток от ликвидации объектов основных средств (недоамортизированная часть)	91	01
23	Списан убыток от демонтажа  объектов основных средств (первоначальная стоимость минус амортизация  плюс стоимость материалов от разборки и расходы на демонтаж проводятся по счету 91 отдельными проводками)	91	01
24	Списана остаточная стоимость  продаваемых объектов основных средств	91	01
25	Списана остаточная стоимость  объектов основных средств, передаваемых безвозмездно	91	01
26	Отражена частичная ликвидация объектов основных средств	91	01
27	Выявлена недостача объектов основных средств	94	01
28	Отражена сумма стоимости  объектов основных средств, утраченных в результате чрезвычайных обстоятельств	91	01
29	Отражено превышение суммы  уценки объекта основных средств  над суммой его дооценки, зачисленной в добавочный капитал	99	01
30	Отнесена сумма дооценки объекта основных средств на нераспределенную прибыль организации — при выбытии объекта	99	84
31	Начислен износ объектов основных средств, по которым начисление амортизации не предусмотрено	010
32	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., используемых в основном производстве	20	01
33	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, предназначенных для целей основного производства (например, инструкции по эксплуатации станков с ЧПУ)	20	01
34	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., используемых во вспомогательных производствах	23	01
35	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, предназначенных для целей вспомогательных производств	23	01
36	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., используемых при осуществлении общепроизводственных (цеховых) расходов	25	01
37	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, используемых при осуществлении общепроизводственных расходов (например, брошюры по технике безопасности)	25	01
38	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., используемых при эксплуатации строительных машин и механизмов	25	01
39	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., используемых при осуществлении общехозяйственных (управленческих и административных расходов)	26	01
40	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, используемых при осуществлении общехозяйственных расходов (например, специальная литература по бухгалтерскому учету)	26	01
41	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., использованных в обслуживающих производствах и хозяйствах	29	01
42	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, используемых в обслуживающих производствах и хозяйствах (но не в библиотеках, которые содержатся за счет средств фонда социальной сферы или чистой прибыли организации)	29	01
43	Списана стоимость объектов основных средств, не превышающая 20 000 руб., использованных при осуществлении рекламных расходов	44	01
44	Списана стоимость приобретенных  книг, брошюр и других подобных изданий, используемых при осуществлении рекламных расходов	44	01
45	Переданы объекты основных средств структурным подразделениям, выделенным на отдельные балансы	79	01
46	Переданы объекты основных средств доверительному управляющему	79	01