Внутренний аудит сохранности кормов и семян на примере организации ООО «Россия» в Балезинском районе

Для непосредственного проведения инвентаризаций постоянные комиссии создают  рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав рабочих комиссий утверждается приказом руководителя организации. В приказе устанавливается срок начала и окончания проведения инвентаризации. Приказ регистрируется бухгалтерией в  книге контроля за использованием приказов о проведении инвентаризации. Приказ вручается рабочей комиссией перед началом инвентаризации вместе с контрольным пломбиром, выдаваемым председателю.

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности проводится рабочей комиссией, как  правило, внезапно, а основных средств, незавершенного производства, расчетов и статей баланса – по состоянию  на первое число месяца. Рабочие  комиссии несут ответственность  за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя организации; полноту и точность внесения в описи данных о фактически проверяемых ценностях, денежных средствах  и средствах в расчетах, а в  случае нарушения этого условия  члены комиссий привлекаются к ответственности  в порядке, установленном законодательством; правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (сорт, размер, номер протокола согласования цен и т.д.), по которым определяются

их цены; правильность и  своевременность оформления материалов инвентаризации в соответствии с  установленным порядком.

Рабочие инвентаризационные комиссии выполняют следующие функции: осуществляют инвентаризацию ценностей  и денежных средств в местах хранения и производства; участвуют в определении  результатов инвентаризации и разрабатывают  предложения по зачету недостач и  излишков по пересортице, а также  списанию недостач в пределах норм естественной убыли; вносят предложения  по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска материальных ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей.

Рабочая инвентаризационная комиссия, выполняя первую свою функцию, прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, обязана опломбировать  подсобные помещения, подвалы и  другие места хранения ценностей, имеющие  отдельные входы и выходы; проверить  исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения; получить на момент инвентаризации последние реестры приходных и расходных документов или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  даты инвентаризации и подписи. Лица, ответственные за сохранность ценностей, делают в описи расписки о том, что к началу инвентаризации все  расходные и приходные документы  сданы в бухгалтерию и поступившие  под их ответственность ценности оприходованы, а выбывшие – списаны  в расход. Аналогичные расписки берутся  у лиц, имеющих подотчетные суммы  или доверенности на получение ценностей.

Затем все материальные ценности заблаговременно или в присутствии  инвентаризационной комиссии должны быть сгруппированы, рассортированы по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, удобном для подсчета количества.

Товары, подготовленные к  отправке согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, должны быть распакованы  и внесены в опись. Одновременно на всех экземплярах нарядов или  других документов делается об этом отметка.

Проверка ценностей проводится при обязательном участии материально  ответственных лиц.

Наличие ценностей при  инвентаризации определяется путем  обязательного их пересчета, перевешивания  или перемеривания. Ценности, находящиеся в неповрежденной упаковке, т.е. в целых пронумерованных кипах, ящиках, бочках, проверяются по спецификации или маркировке на таре. По ценностям, которые при распаковке не могут подвергнуться порче или понижению качества, комиссия обязательно проводит выборочную проверку (не менее 10 процентов), делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в описи. Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными спецификации или маркировки, то рабочая комиссия обязана провести полную проверку наличия ценностей.

Определение массы (объема) ценностей, хранящихся навалом, допускается  производить на основании обмеров (отвесов) и технических расчетов. При этом акты обмеров, ведомости  отвесов подписываются членами  комиссии и материально ответственными лицами.

Данные о фактических  остатках материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи (ф. Инв-3) в двух или трех (при смене материально  ответственных лиц) экземплярах. Описи  составляют отдельно по каждому материально  ответственному лицу или по месту  хранения ценностей. Первый экземпляр  описи заполняется материально  ответственным лицом, принимающим  ценности. В процессе заполнения описи  ведется взаимная сверка каждой страницы описи, в случае ошибки (расхождения) проводится проверка ценностей. Наименование ценностей и их количество показываются в описи по номенклатуре и в  единицах измерения, принятых в учете. Описи подписываются всеми членами  рабочей комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка ценностей проведена в их присутствии правильно, к комиссии претензий нет и перечисленные в описи ценности принимаются на ответственное хранение. В случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, лицо, сдавшее ценности, в их сдаче. Если инвентаризация проводилась без материально ответственных лиц (бригадира), а также после стихийных бедствий, краж и ограблений, то описи подписываются представителем административных органов, который включается в этих случаях в состав инвентаризационной комиссии.

Ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение, оформляются  инвентаризационной описью (ф. Инв-5),а  находящиеся в пути – актом  инвентаризации (ф. Инв-6).

Для повышения ответственности  инвентаризационных комиссий за результаты и качество своей работы в организациях проводятся контрольные проверки инвентаризации. Они позволяют установить правильность включения в опись фактических  остатков материальных ценностей. Контрольными проверками охватывается не менее 10–15% общего числа фактически проведенных  инвентаризаций. План контрольной проверки составляется в организациях ежеквартально, а выполнение его контролируется в специальной книге. Контрольные  проверки проводятся по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия структурной  единицы после инвентаризации. На имя лица, осуществляющего контрольную  проверку, руководитель организации  или главный бухгалтер выписывает распоряжение. Лицо, осуществляющее проверку, предъявляет распоряжение председателю инвентаризационной комиссии, последний вручает проверяющему первый экземпляр описи, и в присутствии комиссии производит подсчет (на выбор) в натуральном выражении остатков ценностей и сверяет их с записями в инвентаризационной описи. Результаты проверки оформляются актом.

Акт составляется в двух экземплярах, один вместе с описями  инвентаризации сдают в бухгалтерию, второй хранится у материально ответственного лица. В акте указывают наименование проверяемых ценностей, их количество по инвентаризационной описи и количество фактически оказавшихся при контрольной проверке. Одновременно с проверкой фактического наличия товаров проверяется правильность оформления инвентаризационной описи, наличие виз на документах и отчетах. Если при контрольной проверке не обнаружено расхождений между данными об остатках ценностей, отраженных в инвентаризационной описи, и фактическим их наличием, то организация может быть открыта для работы. В случае выявления значительных расхождений с данными инвентаризационной описи назначается состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации. Наряду с этим руководитель организации рассматривает вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии за допущенные нарушения в проведении инвентаризации.

3.2Отражение результатов  инвентаризации в бухгалтерском  учете и их влияние на показатели  бухгалтерской (финансовой) отчетности   

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу  же после инвентаризации и до открытия структурной единицы. При выявлении  крупной недостачи ценностей  комиссия должна закрыть и опечатать  помещение и немедленно доложить об этом руководителю организации для  принятия необходимых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем  инвентаризационной комиссии: первый экземпляр – главному бухгалтеру или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных ценностей; второй экземпляр – материально  ответственному лицу (бригадиру) под  расписку на первом экземпляре.

Получив описи, бухгалтер  передает их работникам, осуществляющим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вручается бухгалтеру, ведущему учет материалов (товаров). Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены. На последней странице инвентаризационной описи также должны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер  выводит окончательный результат  инвентаризации. Для своевременного и правильного установления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее завершения работники бухгалтерии должны выполнить подготовительную работу: проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально ответственным лицом отчеты; обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом; сверить данные аналитического учета по видам материалов (товаров) с данными синтетического учета; при возможности сверить расчеты с основными поставщиками.

 Порядок выведения  результатов инвентаризации зависит  от способа учета товарно-материальных  ценностей (количественно-суммовой  или суммовой). В организациях  ведется количественно-суммовой  учет на складах, в кладовых, выводится результат по количеству  и сумме, а там, где ведется  только суммовой учет, – только  по сумме.

Для выявления окончательного результата инвентаризации по количеству и сумме, т.е. результата проверки склада, кладовой, составляется сличительная ведомость (ф.Инв-19, 20). В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количества и суммы по следующим показателям: наличию материалов по данным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей; излишкам и недосчетам материалов; взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы; естественной убыли материалов; окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли материалов и взаимного зачета.

Наличие материалов по данным бухгалтерского учета бухгалтер  фиксирует на основании данных карточек количественно-суммового учета, оборотной  или ведомости остатков в зависимости  от способа ведения количественного  учета (количественно-суммового или  оперативного бухгалтерско-сальдового). Фактические данные о наличии материалов (товаров) проставляются из инвентаризационной описи.

Прежде чем устанавливать  окончательный результат, бухгалтер  должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, полученных при пересортице  материалов (товаров), и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет  излишков и недостач может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же период, у одного и того же лица, материалов (товаров) одного и  того же наименования и в тождественных  количествах. Зачет может быть допущен  в отношении одной и той  же группы материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют  сходство по внешнему виду или упакованы  в одинаковую тару (при отпуске  их без распаковки). Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей как по количеству, так и по сумме, должны совпадать. Это связано с тем, что суммарные излишки и недостачи по каждому отдельному материалу (товару), полученные в результате пересортицы, относятся в графу «Окончательный результат» путем арифметических подсчетов бухгалтера. Так, в случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена в графу окончательного результата как излишки. Не перекрытые взаимным зачетом излишки сразу же переносятся в графу «Излишки от пересортицы». По недостачам, не

перекрытым взаимными  зачетами, окончательный результат  выводится бухгалтером только после  списания естественной убыли по тому или иному материалу (товару). Сумму  ее проставляют в сличительную ведомость  в графу «Потери материалов (товаров)». После заполнения этой графы бухгалтер  арифметическим путем подсчитывает окончательный результат по неперекрытым взаимным зачетам недостающим материалам (товарам). Затем подсчитываются итоги по вертикали по всем графам, производится балансирование всех итогов по итоговой строке с итоговой графой.

В настоящее время применяются  два способа составления сличительных ведомостей: 1) по всем без исключения материальным ценностям; 2) по ценностям, по которым выявлены недостачи или  излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют  составлением акта (ф. № Инв-21). В  нем указываются остатки ценностей  в денежном выражении (по товарным отчетам), данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат  от сравнивания этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача».

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость  и акты вместе с подробным объяснением  материально ответственных лиц  о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения  по результатам инвентаризации, которые  отражает в протоколе. В нем приводятся подробные сведения о причинах и  виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие меры приняты  по отношению к виновным лицам, а  также даются предложения по аннулированию  расхождений фактического наличия  ценностей с данными бухгалтерского учета. Протокол заседания постоянно  действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем организации  не позднее 10 дней после окончания  инвентаризации. Он обязан немедленно принять меры по устранению причин, вызвавших недостачи или излишки  ценностей.