Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

Цели командировок разнообразные, в том числе командировки с  целью подписания договоров. Если договор  подписан, тогда с полным основанием расходы по командировке относятся  на счета учёта затрат:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Расходы по командировке отнесены на затраты	20, 26, 44	71

 

Когда же договоры не заключены, то такие расходы следует относить на счёт 97 «Расходы будущих периодов»:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Расходы по командировке списаны  на расходы будущих периодов	97	71

НДС по командировочным расходам отражается:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражён НДС по командировочным  расходам	18-3	71

 

А после принятия к вычету:

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражён НДС по командировочным  расходам после принятия  вычету	68	18-3

 

 

 

Учёт расходов по служебным  командировкам за границу

 

Служебная командировка –  это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия в другую местность на определённый срок для  выполнения производственного задания.

Направление работника в  служебную командировку за границу  производится на основании приказа  нанимателя-руководителя.

Если командирование за границу  осуществляется по приглашению зарубежной фирмы, организации, то кроме приказа  используется приглашение (их надо регистрировать и обеспечивать сохранность), которое  определяет условия нахождения за границей (оплата труда, проезда, питания, проживания и т.д.).

Приказ и приглашение  являются основанием для расчёта  и выплаты валютных средств по командировке.

Кроме того, руководитель предприятия  устанавливает техническое задание  с указанием места командировки, цели, времени нахождения за границей, плана встреч и переговоров с  иностранными партнёрами, а при заключении договора (контракта) – предмета договора, условий поставок, формы расчётов и др. Задание подписывает руководитель и командированный работник.

Руководитель определяет форму и порядок предоставления письменного отчёта о выполненной  работе.

За командированным работником сохраняется место работы, должность  и заработная плата не ниже среднего заработка за все дни командировки.

Наниматель должен выдать аванс в иностранной валюте и  возместить работнику следующие  расходы:

- по проезду к месту  служебной командировки и обратно;

- за проживание вне  места постоянного жительства (суточные);

- по найму жилого помещения;

- иные произведенные работником  с разрешения нанимателя расходы.

Сумма аванса рассчитывается исходя из установленных Министерством  финансов Республики Беларусь норм оплаты суточных расходов и расходов по найму  жилья по нормам, определённым положением о командировании работников данной организации, утверждённым их высшим органом  управления, но не ниже норм для бюджетных организаций.

При нахождении работника  в командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-ого дня производится по нормам суточных, установленным по командировкам  на территории Республики Беларусь.

Суточные расходы (на питание  и личные расходы) возмещаются в  иностранной валюте по нормам той  страны, в которую командирован работник, включая день пересечения границы  при выезде из Республики Беларусь, а день пересечения границы при  возвращении в Республику Беларусь оплачивается по нормам суточных в пределах Республики Беларусь в белорусских рублях.

В случае временной остановки  и пребывания более суток в  другом иностранном государстве  для выполнения служебного поручения  или другим экстренным причинам при  проезде к месту командировки, выплата суточных и расходов по найму  жилья производится по нормам страны, в которой работник находится  проездом.

День пересечения границы  определяется по отметке в паспорте. При командировании работников в  Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, день пересечения границы определяется по проездным документам с учётом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот  же день суточные выплачиваются в  иностранной валюте в размере 50% установленной нормы страны командирования.

При выезде в командировку по приглашению в случае, когда  принимающая сторона обеспечивает питанием и валютой на личные расходы, суточные не выплачиваются, кроме времени  нахождения в пути.

Если принимающая сторона  обеспечивает питанием, но не оплачивает проезд на городском транспорте и  не выплачивает иностранную валюту на личные расходы, суточные выплачиваются  в размере 30% нормы страны командирования (для студентов и школьников в составе делегации – 15%).

При обеспечении принимающей  стороной одноразовым питанием суточные выплачиваются в размере 70%, двухразовым  – в размере 30% нормы суточных страны командирования.

При обеспечении принимающей  стороной бесплатным жильём расходы  по найму жилого помещения не оплачиваются.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются при обязательном предоставлении подтверждающих документов в оригинале.

Суммы за питание, включённые в счета за наём помещения, оплачиваются за счёт суточных и возмещению не подлежат. Расходы по бронированию мест в гостиницах возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения в данной стране.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие страны СНГ оплата расходов по найму  жилого помещения (исключая время нахождения в дороге, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных  вместе с ними) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

В эти же страны при наличии  подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице и сборов на право проживания в отдельных городах стран СНГ.

Командированному работнику  расходы по проезду к месту  служебной командировки и обратно  возмещаются на основании подтверждающих документов в оригинале.

При обязательном представлении  подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.) возмещаются  и иные расходы: комиссионные по обмену в банке одной иностранной валюты в другую, за совершение операций с использованием корпоративной пластиковой карточки, расходы по получению заграничного паспорта, виз, медицинскому страхованию, по оплате обязательных сборов.

При поездке на автотранспорте нанимателя, кроме суточных и расходов по найму жилья, выдаются авансы в  иностранной валюте на приобретение горюче-смазочных материалов, оплату стоянки, оплату дорожных и таможенных сборов за границей, по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, оплату разрешений на проезд на территории иностранных государств, мойке автомобиля, экологического налога и др. Возмещаются все эти фактические расходы на основе подтверждающих документов в оригинале в той валюте, в которой выдан аванс, а после командировки и в белорусских рублях на дату авансового отчёта.

 Автотранспорт может  быть собственностью организации,  а также транспортным средством,  не принадлежащим нанимателю  на праве собственности, при заключении договоров в письменной форме на аренду (имущественный найм), лизинг (финансовая аренда), безвозмездного пользования, личного транспорта для нужд нанимателя. При командировках на автотранспорте нанимателя в Российскую Федерацию и другие страны СНГ, где при пересечении границы отметка в паспорте не делается, подтверждением для оплаты суточных, жилья и других расходов в иностранной валюте является путевой лист с отметками выезда и заезда на предприятие.

Работники, прибывшие из служебной командировки, должны представить  письменный отчёт об итогах командировки в 2-недельный срок и авансовый  отчёт об использовании иностранной  валюты не позднее 3 рабочих дней, исключая день прибытия, и возвратить в кассу  неиспользованную сумму валюты.

Получение необходимых валютных средств производится в банке  с валютного счёта, либо путём  покупки на Белорусской валютно-фондовой бирже (с помощью банка), либо путём  приобретения за белорусские рубли  в обменных пунктах банков Республики Беларусь.

В случае направления в  командировку лиц, не состоящих в  штате предприятия, возмещение расходов по загранкомандировкам наниматели осуществляют за счёт прибыли, остающейся в их распоряжении.

При завершении расчётов по загранкомандировкам по решению  нанимателя сумма может быть выдана как в иностранной валюте, так  и в белорусских рублях по курсу  Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчёта. Окончательный  расчёт с работником должен быть произведен не позднее 30 дней с даты авансового отчёта.

К нанимателям, допустившим  нецелевое использование валютных средств, невозвращение выданных под  отчёт валютных средств в установленный  срок, превышение установленных норм (для организаций государственной  формы собственности), применяются  экономические санкции в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Записи по счета будут  следующие.

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Получена в банке инвалюта	50/в	52
Выдано в подотчёт на загранкомандировку	71	50/в
Представлен авансовый отчёт	20, 26, 44	71
Возврат аванса в кассу	50/в	71
Курсовая разница	71 91	91 71
Возмещение командировочных  расходов в негосударственных предприятиях сверх норм списания	84	71
Стоимость приобретённых  материальных ценностей	07, 08, 10, 04, 41	71

 

 

Список используемой литературы:

 

1. Н.С.Стражева, А.В.Стражев «Бухгалтерский учёт», 2011, изд. «Интерпрессервис».