Учёт расчётов с подотчётными лицами

Содержание:

1. Введение.
2. Порядок выдачи денег под отчёт.
3. Оплата служебных командировок.
4. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.
5. Учёт расходов по служебным командировкам за границу.

 

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также  различных работ и услуг не только по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. В таких случаях  обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для  выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет выдаются наличные денежные средства для предстоящих командировочных  расходов, для оплаты хозяйственных  расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции  в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели.

С этих позиций выбранная  тема курсовой работы актуальна.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цель данной работы – рассмотреть порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами.

 

 

Порядок выдачи денег под  отчёт

В процессе хозяйственной  деятельности у предприятия возникает  потребность выдачи наличных денег  под отчёт работникам организации  на операционные, хозяйственные и  командировочные расходы.

На операционные и хозяйственные  расходы денежные средства выдаются на срок не более 3 рабочих дней, если расходы совершаются в пределах данного населённого пункта (города), и на срок до 10 рабочих дней на расходы  за пределами населённого пункта (города).

Аванс выдаётся по расходному кассовому ордеру. Новый аванс  выдаётся при условии полного  расчёта по предыдущему авансу. Авансовый  отчёт сдаётся бухгалтеру не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс.

 Авансовому отчёту  подотчётное лицо обязано приложить  оправдательные документы: кассовый  чек и товарный чек, накладную  или приходный ордер на приобретённые  материальные ценности.

Направление работников в  служебную командировку оформляется  приказом (распоряжением) нанимателя с  выдачей командировочного удостоверения.

Порядок направления в  служебные командировки руководителей  юридических лиц определяется собственником  имущества, уполномоченными им органами или органом, которому предоставлено  право заключения трудового договора (контракта) с данным руководителем.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведётся  в специальных журналах.

Форма журнала следующая.

 

Журнал учёта  работников, выбывающих в командировки

из ________________________________________

(наименование организации)

 

№ п/п	Фамилия, имя, отче-ствокоман-дированного работника	Зани-маемаядолж-ность	Приказ о командиро-вании		Фамилия, инициалы, должность работника, подписавшего командиро-вочноеудо-стоверение	Дата		Расписка команди-рованного работника в получении командиро-вочногоудо-стоверения
			дата	№ при-каза		фактиче-ского вы-бытия	фактиче-скогопри-бытия

Направление в служебную  командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы. Заработная плата командированному работнику сохраняется в той организации, в которой он работает по совместительству.

 

 

Оплата служебных командировок

 

Командированному работнику  возмещаются расходы:

- по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного  района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных  документов по минимальной стоимости  проезда. Подлежат возмещению расходы  по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населённого пункта.

Расходы по проезду в мягком, спальном вагоне, каютах высокого класса, самолётах оплачиваются с разрешения руководителя предприятия в каждом отдельном случае при представлении  проездных билетов.

В таком же порядке и  в указанных размерах возмещаются  расходы работникам, направленных для  выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, а также для повышения  квалификации в течение всего  срока обучения;

- по найму жилого помещения  (исключая время нахождения в  пути) в размере стоимости представленных  подлинных документов (счетов, квитанций  и других документов), подтверждающих  оплату расходов, но не выше  стоимости одноместного номера (одного  места в номерах с количеством  мест для проживания два и  более). Возмещение расходов за  проживание в номерах высшего  разряда (категории) допускается  с разрешения нанимателя с учётом характера задания,выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов  культурно-бытового назначения, включённых в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включённого  в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику  не возмещается.

При определении количества суток для оплаты расходов по найму  жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более, принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей  и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

При направлении работника  в командировку для участия в  совещаниях, семинарах, сборах и в  других случаях, если принимающая сторона  обеспечивает за свой счёт питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путём безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время  нахождения в пути, если в эти  дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания  суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового – 30№ установленной  нормы; расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированному работнику лишь в  случаях, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих  квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров  нанимателем.

Командированному работнику  не позже чем за день до отъезда  в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости  проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Размер суточных расходов (питание и личные расходы) устанавливается  Министерством финансов Республики Беларусь.

Министерство финансов Беларуси постановлением №107 от 21 октября 2011 года в два раза увеличило размеры  возмещения расходов при служебных  командировках, осуществляемых в пределах республики.

Документом установлен новый  размер суточных на каждый день командировки — 44 000 рублей.

При однодневных служебных  командировках и командировках  в такую местность, откуда имеется  возможность ежедневно возвращаться к месту жительства, размер возмещения составит 22 000 рублей.  Для найма  жилого помещения без представления  подтверждающих документов будет возмещаться 13 000 рублей за каждые сутки.

За время служебной  командировки сохраняется место  работы (должность) и средняя заработная плата. Средняя заработная плата  за дни командировки исчисляется  исходя из заработка за два последних  месяца (с 1-ого по 1-е число месяца) перед командировкой.

Командированные работники, получившие наличные деньги под отчёт  на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее  3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки – не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчёт об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчёте указываются  произведенные расходы по найму  жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в  служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчёту должны быть приложены следующие  документы:

- командировочное удостоверение  с заверенными отметками о  дне прибытия и дне выбытия  из места командирования. Если  работник командирован в разные  населённые пункты, отметки о  дне прибытия и дне выбытия  делаются в каждом пункте. Отмети о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- проездные документы,  подтверждающие фактические расходы  по проезду к месту командировки  и обратно;

- оплаченные счета, квитанции  или другие документы, подтверждающие  фактические расходы по найму  жилого помещения и иные расходы;

- отчёт о проделанной  работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег  под отчёт производится при условии  полного отчёта по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

 

 

Синтетический и аналитический  учет расчетов с подотчетными лицами

 

Для учёта подотчётных  сумм открывают счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчёт на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчётных сумм.

Аналитический учёт подотчётных  сумм ведётся по каждому лицу и  по каждой выдаче в отдельном журнале  или ведомости.

Записи по учёту подотчётных  сумм следующие.

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдача сумм в подотчёт на командировочные и хозяйственные  расходы	71	50
Списание командировочных  расходов согласно авансовому отчёту по установленным нормам	20, 25, 26, 44	71
Поступление материальных ценностей, оплаченных за счёт подотчётных сумм	07, 10, 41	71
Возврат (удержание) неиспользованных подотчётных сумм	50, 70	71
Приобретение денежных документов	50-3	71
Списание расходов на капвложения, выполненные хозяйственным способом	08	71
Списание расходов по отгрузке продукции	44, 45	71
Списание своевременно непогашенных сумм ущерба организации	94	71