Учетная политика бюджетного учреждения

В учетной политике организации целесообразно указать на факт наличия такой задолженности, а также (в приложении к учетной политике) привести полный перечень дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, сроки исковой давности по которым, истекают в текущем году.

2.2. Организационный раздел  учетной политики

Организационная составляющая учетной политики бюджетного учреждения состоит из следующих элементов:

1. Организация  формы бухгалтерской службы. В соответствии с пунктом 10 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях бухгалтерский учет исполнения сметы доходов и расходов учреждения в зависимости от объема учетной работы ведется самостоятельным структурным подразделением (централизованной бухгалтерией), возглавляемым главным бухгалтером, или главным бухгалтером (бухгалтером) в случаях отсутствия самостоятельного структурного подразделения. То есть руководитель бюджетного учреждения не может вести бухгалтерский учет самостоятельно или привлекать для этих целей специализированные организации (статья 8 Закона «О бухгалтерском учете»).6

2. Определение  обязанностей бухгалтерских служб. Пункт 11 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях исчерпывающе определяет основные обязанности бухгалтерских служб. Данный перечень следует использовать при разработке должностных инструкций работников бухгалтерий.

3. Организация  документооборота. В соответствии с пунктом 12 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях обязанность по составлению графика документооборота возлагается на главного бухгалтера. График должен быть утвержден руководителем бюджетного учреждения. Материально ответственным и другим должностным лицам вручаются выписки из графика документооборота.

4. Применение  унифицированных форм первичной  бухгалтерской документации. Для ведения бухгалтерского учета в учреждении применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), согласно приложению N 1 к Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации", утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 7la. В учетной политике бюджетного учреждения следует указывать только те формы документации, которые предполагается использовать, но которые не являются унифицированными.

5. Выбор формы  бухгалтерского учета. В соответствии с пунктом 20 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях бухгалтерский учет осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета. Вместе с тем, не исключается и применение журнально-ордерной формы - в соответствии с тем же пунктом Инструкции в отдельных случаях Министерство финансов Российской Федерации может разрешать федеральным органам исполнительной власти вести в учреждениях, находящихся в их ведении, бухгалтерский учет по журнально - ордерной форме бухгалтерского учета при наличии разработанных методических документов.

То есть и в данном случае право принятия решения принадлежит не руководителю учреждения и даже не главному распорядителю бюджетных средств, а исключительно Минфину РФ. Таким образом, в учетной политике может быть отражен выбор иной формы счетоводства. В учетной политике учреждения помимо выбора формы счетоводства целесообразно указать перечень используемых мемориальных ордеров и сферу их применения.7

6. Хранение документов  бухгалтерского учета. Учреждения обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. В учетной политике следует указать внутренний нормативный акт, которым регулируются общие правила хранения документов в учреждении.

7. Проведение  инвентаризаций. Порядок проведения инвентаризаций активов и обязательств бюджетных учреждений специально не уточнен. Пункт 26 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях приводит общие требования, установленные законодательными и нормативными документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Таким образом, проведение инвентаризации в бюджетных учреждениях регламентируется соответствующими статьями Закона о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49.

В учетной политике целесообразно определить порядок определения сумм материального ущерба, а также порядок и последовательность действий администрации по выявлению и взысканию ущерба. Сроки проведения инвентаризаций отдельных видов имущества и обязательств, а также состав рабочих и постоянно действующих инвентаризационных комиссий утверждается отдельным распорядительным документом (приказом или распоряжением) руководителя бюджетного учреждения.

Помимо общих вопросов в учетной политике бюджетных учреждений необходимо отразить отдельные элементы, обусловленные спецификой организации бухгалтерского учета и осуществления учреждениями хозяйственных операций.8

По суммам целевых поступлений в учетной политике должна быть приведена классификация целевых средств, используемых в учреждении, а также порядок документального оформления их поступления и списания.

При организации бухгалтерского учета средств, полученных от предпринимательской деятельности в учетной политике учреждения целесообразно отразить, как минимум, следующие элементы:

• перечень видов предпринимательской деятельности, осуществляемых учреждением;
• порядок формирования фактической себестоимости продукции, работ или услуг:
• метод определения выручки от реализации продукции (работ, услуг) и определения финансового результата;
• иные элементы, характерные для коммерческих организаций - за исключением тех, раскрытие которых не предусмотрено правилами ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях - например, создание резервов.

По суммам средств, полученных во временное распоряжение учреждения в учетной политике должны быть отражены критерии отнесения поступивших сумм на субсчет 114, а также порядок документального оформления их списания.

По учету прочих средств в учетной политике следует отразить:

по аккредитивам:

• факт открытия аккредитивов;
• виды открываемых аккредитивов;
• порядок закрытия аккредитивов;
• документооборот;

по лимитированным чековым книжкам:

• перечень открываемых лимитированных чековых книжек;
• вид деятельности для осуществления которой производятся расчеты чеками (основная, предпринимательская, за счет средств целевого финансирования);
• перечень должностных лиц, имеющих право получать чеки из книжек (или книжки);
• график документооборота.

По учету денежных документов -  перечень должностных лиц, имеющих право приобретать и использовать денежные документы, а также соответствующий график документооборота.

По учету расчетов с подотчетными лицами.  В бюджетных учреждениях подобные операции традиционно регламентируются достаточно жестко и контролируются администрацией учреждения и работниками бухгалтерских служб.9

Выдача наличных денежных средств работникам бюджетного учреждения производится для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд), в виде авансов командированным работникам. Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется распорядительным документом, в котором могут быть отражены следующие элементы:

• круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет - материально ответственных лиц, заключивших в установленном порядке договоры о полной материальной ответственности. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
• предельные размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным, определяются расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных. Для прочих подотчетных сумм допустимо ограничиться фразой: "в размере действительной потребности, но не более ____". Конкретный предельный размер может быть определен, исходя из категории работников и стоимости вероятных приобретений;
• сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, а неизрасходованные остатки сданы в кассу, ограничивается тремя рабочими днями. Однако, в условиях, когда имеют место задержки выплаты заработной платы, по нашему мнению, вполне допустимо устанавливать срок возврата неиспользованных сумм равным сроку ближайшей выплаты сумм оплаты труда. Разумеется, если случаи таких возвратов принимают систематический характер, следует провести анализ причин и ввести более жесткое ограничение по срокам.

При разработке учетной политики допускается указание перечисленных элементов непосредственно в тексте соответствующего документа (приказа об учетной политике), но наиболее целесообразным представляется разработка и утверждение отдельного внутреннего распорядительного документа учреждения (например, Положения о порядке выдачи подотчетных сумм и представления документов в их израсходовании). В этом случае в учетной политике достаточно сослаться на указанный распорядительный документ, а выписку из него приложить к учетной политике в качестве приложения.

По учету расчетов по оплате труда в учетной политике бюджетного учреждения целесообразно отразить следующие элементы:

• график документооборота (где, кем и в какой срок составляются табеля и оформляются иные документы, служащие основанием для начисления заработной платы, сроки начисления, формы документов, по которым проводится выплата - платежные или расчетно-платежные ведомости и т.п.);
• срок и место выплаты заработной платы;
• перечень раздатчиков - если заработная плата полностью или частично выдается через раздатчиков. Целесообразно определить дополнительных раздатчиков - на случай отсутствия постоянных;
• порядок и сроки выплаты авансов;
• порядок производства удержаний из заработной платы;
• порядок депонирования неполученных сумм и их последующей выплаты.

По учету расходов к распределению. Под расходами к распределению Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях понимает расходы, которые в момент их возникновения не могут быть отнесены непосредственно на определенный вид деятельности, определенный вид изделий или продукции в случаях, когда имеется несколько источников финансирования или вырабатывается несколько видов продукции. В принципе, в состав этих расходов могут входить практически любые расходы, осуществляемые бюджетным учреждением, в том числе и по основной деятельности. Если в бюджетном учреждении осуществляется предпринимательская деятельность, то по экономическому содержанию все общехозяйственные расходы должны быть отнесены к категории косвенных (или накладных) расходов и распределяться пропорционально установленным показателям (например, суммам оплаты труда работников, занятых в различных видах деятельности). Другими словами, расходы, связанные с выполнением управленческих функций (включая заработную плату административно управленческого персонала бюджетного учреждения и расходы по содержанию главного административного здания) в равной степени относятся к основной деятельности и к предпринимательской. То обстоятельство, что Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях не дает исчерпывающих рекомендаций по использованию счета 21 (и субсчета 210), по-видимому, объясняется тем, что право такой регламентации Минфин РФ передал отраслевым и ведомственным органам управления. То есть исчерпывающий перечень распределяемых расходов и конкретный порядок их распределения должен быть установлен соответствующими ведомственными или отраслевыми инструкциями. В учетной политике должен быть отражен способ распределения перечисленных расходов.10

По учету расходов за счет средств внебюджетных источников. При учете расходов за счет средств внебюджетных источников существенное значение имеет разделение их на прямые и накладные (косвенные). Принцип разделения расходов тот же, что и в коммерческих организациях - разделение основано на отношении отдельных видов расходов к процессу производства продукции, выполнения работ или оказания услуг.

При этом к прямым расходам относятся расходы, непосредственно связанные с производством продукции, выполнением работ, оказанием услуг:

• основные и вспомогательные материалы (включая топливо и электроэнергию);
• основная и дополнительная заработная плата производственных рабочих;
• отчисления в государственные внебюджетные фонды на заработную плату основных производственных рабочих;
• расходы прошлых лет, относимые на стоимость продукции отчетного года;
• прочие прямые расходы.