Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТАРИ-АВТО»

3.2 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные  расходы

 

Список работников, имеющих право получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные и иные виды расходов, размеры сумм и сроки, определяется приказом руководителя предприятия в начале года.

Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 2 декабря 2000г. № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (в ред. Постановлений Правительства РФ от 26.05.2009г. № 451), счет-фактура, оформленная надлежащим образом, является основанием для возмещения покупателю НДС в порядке, установленном федеральным законом.

При получении  накладной на отпуск материальных ценностей и счёта-фактуры в бухгалтерском учёте организации-покупателя производятся записи:

Дебет 10 (20,23,25,26…) Кредит 71 – на сумму приобретённых  товаров (работ, услуг) без НДС.

Соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчётных  документах, фиксируются по счету 19 «Налог на добавленную стоимость», на открытых к нему субсчетах: «НДС при приобретении основных средств», «НДС по приобретенным нематериальным активам», «НДС по приобретенным материально-производственным запасам».

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, выделенного  в счёте-фактуре и расчётном  документе;

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке товаров (работ, услуг).

Рассмотрим  пример отражения на счетах бухгалтерского учета ООО «Тари-Авто» хозяйственно-операционных расходов.

Завхозу ООО  Тари-Авто» Хозяйкиной О.З. (таб.№ 06) на основании приказа руководителя организации Папкова А.П. «Список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет» № 02 от 03.01.2011г., по расходному кассовому ордеру №03 от 10.01.2011г. выдан аванс на приобретение инвентаря для офиса организации в сумме 4000рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 10.01.2011г. у Хозяйкиной О.З. нет.

Хозяйкина О.З. представила в бухгалтерию авансовый  отчет №1 от 11.01.2011г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:

1) товарный чек  №07 от 10.01.2011г. и кассовый чек магазина розничной торговли «Электротехника» на радиотелефон «Philips»по цене 980руб. - 1шт.; на общую сумму 980руб.;

2) накладная  №11 от 10.01.2011г. и счет-фактура №11 от 10.01.2011г. организации ООО «Дипломат» на электронные калькуляторы «Citizen» - по цене 350руб. - 2шт.; на общую сумму 700руб., в т.ч. сумма НДС – 106,78руб.;

3) квитанция  к приходному кассовому ордеру  №08 от 10.01.2011г. ООО «Дипломат» на сумму 700руб., полученных от Хозяйкиной. О.З.;

4) договор купли-продажи  №02 от 10.01.2011г. и акт купли-продажи, составленные с предпринимателем Селезневым С.С. на приобретение стульев по цене 870руб. – 3шт.; на общую сумму 2610руб.

Поступление инвентаря  подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад: радиотелефон - 1шт.; калькулятор - 2шт.; стул - 3шт.

Авансовый отчет  приняла и проверила бухгалтер  Бухина У.Х., правильность оформления подтвердила  главный бухгалтер Мамочкина  А.М., утвердил отчет директор Папков А.П. 11.01.2011г.

Перерасход  подотчетных сумм выдан Хозяйкиной О.З. по расходному кассовому ордеру №04 от 11.01.2011г.

Сформулируем  все хозяйственные операции, возникшие  в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций (таблица 2).

 

Таблица 2. Журнал регистрации хозяйственных операций

Документ и  содержание операции	Дт	Кт	Сумма (руб.)
Расходный кассовый ордер №03 от 10.01.2011г. Выдано под отчет	71	50	4000
Авансовый отчет №1 от 11.01.2011г. Хозяйкиной О.З. - приобретен 1 радиотелефон  в розничной торговли и оприходован  на склад; - приобретены  2 калькулятора в организации  «Дипломат» и оприходованы на  склад (без НДС); - НДС (счет-фактура  №11 от 10.01.2011г.) - приобретены 3 стула у предпринимателя Селезнева С.С. и оприходованы на склад. Итого:	10   10     19 10	71   71     71 71	980     593,22   106,78 2610   4290
Расходный кассовый ордер №04 от 11.01.2011г. Выдан перерасход подотчетных сумм Хозяйкиной О.З.	71	50	290

 

На основании счета-фактуры №11 от 15.01.11г. ООО «Дипломат» оформляем к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров:

Дебет 68 Кредит 19 – 106,78рублей.

3.3 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на приобретение  ГСМ

 

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет водителю организации выдается путевой лист, Типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28ноября 1997года № 78. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом руководителя предприятия.

Размеры этой суммы  определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта  и плана использования автомобиля.

Водитель транспортного  средства должен каждый раз, заправляя  машину топливом, требовать на АЗС  документ (чек), подтверждающий количество оплаченного топлива, с выделенной стоимостью одного литра топлива.

При отражении, в учете, расходов на оплату ГСМ следует учитывать особенности исчисления НДС при наличной и безналичной формах оплаты. Единственным документом, в соответствии с которым сумма уплаченного НДС может быть принята к возмещению, является счет-фактура.

Автозаправочные станции обязаны выдавать юридическим лицам счет-фактуру, но чаще всего это происходит один раз в месяц, на все операции, совершенные за данный период.

В бухгалтерском  учете данные операции отражаются проводками:

Дебет 71 Кредит 50 – на сумму выданного водителю аванса для приобретения бензина;

Дебет 10 Кредит 71 – на сумму, приобретенного на АЗС топлива, без НДС, (налог извлекается расчетным путем);

Дебет 19 Кредит 71 – на сумму НДС, (сумма х18/118).

По окончании  месяца общая сумма НДС по данным операциям проверяется и сравнивается с суммой, выделенной в счет-фактуре, полученной от АЗС и в бухгалтерском учете отражается проводкой:

Дебет 68 Кредит 19 – принят к зачету (возмещению) НДС, уплаченный при покупке бензина.

ООО «Тари-Авто»  заключило договор № 11 от 03.01.2011г. с АО «РОСНЕФТЬГАЗ». Согласно договору, автомобиль предприятия ВАЗ 21093, гос.№ Т444АВ, заправляется на АЗС №1112. Стоимость бензина оплачивается наличными в момент заправки.

Водитель автомобиля Тарасов Т.Т. (таб.№07), согласно приказа  руководителя № 03 от 03.01.2011г. еженедельно, получает путевой лист и денежные средства под отчет в размере 1400рублей на приобретение бензина.

Тарасов Т.Т. получил  путевой лист № 01 от 08.01.2011г. и денежные средства - 1400р. по расходному кассовому ордеру № 02 от 08.01.2011г. в 9.00ч. Задолженности по подотчетным суммам у Тарасова Т.Т. нет.

В бухгалтерию  он предоставил авансовый отчет  №2 от 15.01.2011г., к которому приложил:

1) путевой лист  № 01 от 08.01.2011г., с подписями всех сотрудников, эксплуатирующих данный автомобиль в период с 09.00ч. 08.01.2011г. по 18.00ч. 13.01.2011г.;

2) чеки, полученные  на АЗС №1112 в период с 08.01.11г. по 13.01.2011г.

на общую  сумму 1368руб., в каждом из которых  указана цена одного литра бензина 19руб.

В бухгалтерском  учете ООО «Тари-Авто» денные операции отражаются следующим образом (таблица 3):

 

Таблица 3-Журнал регистрации  хозяйственных операций

Документ и  содержание операции	Сумма, рубли	Корресп.счет (субсчёт)
РКО №02 от 08.01.11г. Выдано под отчет Тарасову Т.Т., приобретение ГСМ за наличный расчет	1400	71	50
Оприходовано  топливо в бак, а/м гос.№ Т444АВ, без НДС	1159,32	10/3	71
НДС, выделенный расчетным путем от стоимости  топлива (1900руб. х18/118)	208,68	19	71
ПКО №03 от 15.01.2011г. Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу от Тарасова Т.Т.	32	50	71

 

АО «РОСНЕФТЬГАЗ» 02.02.2011г. предоставляет счет-фактуру № 111 от 01.02.2011г., где указано, что:

- продавец АО  «РОСНЕФТЬГАЗ», ИНН 63626362,

- покупатель  ООО «Тари-Авто» ИНН 63636363,

- согласно договора  № 11 от 03.01.2011г.,

- в период  с 08.01.2011 по 31.01.2011г.,

- приобретение  ГСМ за наличный расчет,

- количество - 288литров,

- цена - 16,10руб. (без НДС),

- стоимость  – 4637,29руб.,

- сумма НДС  – 834,71руб.,

- итого сумма  с НДС: 5472руб.

Счет-фактура  подписана руководителем и главным бухгалтером АО «РОСНЕФТЬГАЗ» Иванушкиным И.И. и Аленушкиной А.А.

Бухгалтер Бухина У.Х. сверяет данные в счет-фактуре  с данными авансовых отчетов  Тарасова Т.Т., выданными ему в  течение января 2011г. И на основании счета-фактуры №111 от 01.02.2011г. оформляет к возмещению НДС, уплаченный при покупке товаров: Дебет 68 Кредит 19 – 834,71рублей.

3.4 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы

 

Срок командировки работника определяется руководителем  и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается, но не более чем на 10 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

Вопрос явки на работу в день отъезда в командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с руководителем  организации.

За командированным  работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет предприятия.

В случае временной  нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму  жилого помещения (кроме случаев, когда  командированный работник находится  на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней).

За время  временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки.

Главному бухгалтеру ООО «Тари-Авто» Мамочкиной А.М. (таб. №03) по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 25000руб. по расходному кассовому ордеру № 05 от 13.01.2011г. на командировку в Москву на 11дней в Московский Университет Управления для повышения квалификации. Задолженности по подотчетным суммам у Мамочкиной А.М. на 13.01.2011г. нет.

Для обоснования  командировки Мамочкиной А.М. имеются следующие документы:

1) договор с  Московским Университетом Управления, имеющим лицензию на образовательную деятельность, на обучения Мамочкиной А.М. по 60 часовой программе по теме « Бухгалтерский учет валютных операций» с 15.01.2011 по 26.01.2011.;

2) приказ руководителя  №5 от 12.01.2011г. о направлении в командировку Мамочкиной А.М. сроком на 11дней, с 14.01.2011г. по 27.01.2011 в г. Москва в Московский Университет Управления для повышения квалификации; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;

3) плановая смета  командировочных расходов Мамочкиной  А.М.: - железнодорожные билеты (туда-обратно) - 2800руб.,