Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТАРИ-АВТО»

Оглавление

 

Введение

1. Характеристика  расчетов с подотчетными лицами

1.1 Понятие и  бухгалтерский учет с подотчетными  лицами

1.2 Учет представительских  расходов

1.3 Учет расчетов  с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

1.4 Учет операционно-хозяйственных расходов

2. Документальное  оформление и учет расчетов  с подотчетными лицами

2.1 Порядок расчетов  с подотчетными лицами

2.2 Нормативное  регулирование расчетов с подотчетными  лицами

2.3 Методика  учета подотчетных сумм, выданных  на хозяйственно-операционные и командировочные расходы

3. Учет расчетов  с подотчетными лицами в ООО  «ТАРИ-АВТО»

3.1 Краткая характеристика  деятельности предприятия

3.2 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные  расходы

3.3 Документальное оформление и учет подотчетных сумм, выданных на приобретение ГСМ

3.4 Документальное  оформление и учет подотчетных  сумм, выданных на командировочные  расходы

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами являются:

1. своевременное,  полное и достоверное отражение  на счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность использования подотчетных  сумм и обоснованность включения  в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, поэтому одной из целей этой работы является обобщить те данные, которые появляются в печати.

Учет расчетов с подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических связей с поставщиками и партнерами актуальность данного вида учета постоянно возрастает и требует своего совершенствования. Именно это обстоятельство и легло в основу выбора данной темы для написания курсовой работы.

Целью работы является рассмотрение порядка учета расчетов с подотчетными лицами на примере  ООО “Тари-Авто”.

В связи с  этим перед автором данной работы стоят следующие задачи:

- ознакомиться с теоретическим аспектом по данному вопросу;

- изучить документальное оформление выдачи, использования и возврата подотчетных сумм при ведении расчетов с работниками предприятия;

- ознакомиться  с нормативной базой, регламентирующей  порядок ведения данного вида  расчетов;

- на основании  документального отражения расчетов с подотчетными лицами (приложенными документами ООО “Тари-Авто) проследить взаимосвязь теории с практикой.

ООО “Тари-Авто” - торговое предприятие частной формы  собственности, осуществляющее продажу  запасных частей а/м ВАЗ.

Как и многие другие предприятия, ООО “Тари-Авто” стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной торговли автозапчастями. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами. Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и на ООО “Тари-Авто”.

Таким образом, методологической основой написания  курсовой работы являются нормативные  документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности с подотчетными лицами предприятия, учебная литература и данные ООО “Тари-Авто”.

 

1. Характеристика расчетов  с подотчетными лицами

1.1 Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

 

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными  лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение  запасных частей, материалов, топлива  за наличный расчет, канцелярский  товаров, оплата почтово-телеграфных  расходов;

- оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных  средств;

- расходы на  командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- представительские  расходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими  в служебные командировки, как  по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных  изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство  публикаций на эту тему сводится, как  правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить  сумму подотчетных средств и  срок, на который она выдается;

- получить от  подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

- выдать денежные  средства работнику под отчет  при условии полного отчета  или по ранее выданным авансам;

- запретить  передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

- определить  перечень лиц, которые могут  заменять кассиров и получать  в банке денежные средства  под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют  только те сотрудники, чьи фамилии  есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники  предприятия, получающие деньги под  отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно  не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда  они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей  деятельности практически каждый бухгалтер  сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1.2 Учет представительских расходов

 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся  затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию  развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств  на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто  возникают вопросы, что считать  представительскими расходами, а что  нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским  расходам относят расходы на:

- официальный  прием и (или) обслуживание  представителей других организаций,  участвующих в переговорах в  целях установления и (или)  поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

- проведение  официального приема (завтрака, обеда  или иного аналогичного мероприятия)  для указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

- транспортное  обслуживание доставки этих лиц  к месту проведения представительского  мероприятия и (или) заседания  руководящего органа и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплата услуг  переводчиков, не состоящих в  штате налогоплательщика, по обеспечению  перевода во время проведения  представительских мероприятий. 

Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы  в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

1.3 Учет расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на  командировочные расходы

 

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.