Учет расчетов с подотчетными лицами

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся  на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости  при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован. Однако рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, так как в пункте 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью  предпринимателя, по действующему Налоговому Кодексу РФ глава 23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при  покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в  том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок  для нужд организации именно у  этого продавца.

Нередко встречается следующая  ситуация: сотрудник предприятия  приобрел, например, авиабилет для  поездки в командировку, которая  впоследствии была отменена и сотрудник, получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет, каких источников может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия  может принять решение о компенсации  работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением  трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным  расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам  компенсаций, предусмотренных действующим  законодательством, следовательно, она  должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия  после уплаты налогов.

 

Выплаченная компенсация  должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

 Более широкое внедрение  компьютерного учета в процесс  оформления первичных документов  может являться одним из наиболее  эффективных путей совершенствования  первичного учета. С этой целью  необходимо автоматизировать учет  расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать  обработку информации о командированных  работниках, понизить вероятность  ошибок при перенесении информации  из первичных документов в  регистры бухгалтерского учета,  а также сократить количество  первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет  способствовать повышению точности  и оперативности учета расчетов  с подотчетными лицами на предприятии.

 Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

Заключение

 

Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут  быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские  бланки, техническая литература. Конечно, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих  порядок выдачи и возврата подотчетных  сумм; несоблюдение предельного размера  расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без  оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» и др.

В заключении можно сдать  выводы о том, в процессе написания  работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

 Определены основные направления  расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на  командировочные и представительские  расходы.

Рассмотрены основные первичные документы  и нормативные акты, применяемые  в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

 

Список  использованных источников и литературы

 

1. О бухгалтерском учете: федеральный  закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации: текст с изм. и доп. На 15 марта 2011 г.- М.: Эксмо,2011. - 192 с
3. Налоговый кодекс Российской Федерации. Части первая и вторая. - М.: Проспект, КноРус, 2011. - 768 с.
4. Об особенностях направления работников в служебные командировки: Положение, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749
5. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78
6. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский финансовый учет: учебник для вузов / Ю.А. Бабаев. - 2-е изд. - М.: Вузовский учебник, 2007. - 525 с.
7. Белоусова М.Б. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2007. - № 16. - С. 6-15
8. Виноградов Е.В., Матвейчук И.А. Аудит: Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект. – 2006.
9. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2006.-№5.-с.47-58
10. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44
11. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006.-№20.-с.36-41.
12. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет в схемах и рисунках: Учеб, пособие. — 2-е изд., доп. и перераб. — М: ИНФРА-М, 2007. – 494 с. 
    
13. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами. - М.: Вершина, 2008. - 104 с.
14. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. - М.:ИНФА-М, 2006.-592 с.
15. Лытнева Н.А., Малявкина Л.И., Федорова Т.В. Бухгалтерский учет: Учебник. — М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006.—496 с.
16. Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух. - 2005. -№ 2.
17. Паневчик В., Самодеева Н. Документальное оформление командировок // Кадровик. Управление персоналом.- 2007.- № 3.
18. Погодина Г.В. Командировка: Оформление, возмещение расходов, налогообложение. - М.: СУИ, 2008. - 126 с.
19. Аудит: Учебник для вузов. / Под ред. В.И. Подольского, Савин А.А., Сотникова Л.В.и др. - 3-е изд. - М.: изд. Юнити – Дана, 2008. - 583 с.
20. Пошерстник Н.В. Бухгалтерский учет: Учебно-практическое пособие. – Спб.: Питер, 2007. – 416 с.
21. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. - (2-е издание, переработанное и дополненное). - М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008 г. - 332 с.
22. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет. Учебно-практическое пособие. - М.: Омега-Л, 2010. - 882 с.
23. Шишкоедова Н.Н. Учет расчетов с персоналом: Расчеты с подотчетными лицами и расчеты по прочим операциям. - М.: Вершина, 2009. - 192 с.

 

 

 

Приложение  1

 

 

 

 

Приложение  2

 

 

 

 

 

Приложение  3

¹ Бухгалтерский финансовый учет. 2-е изд./Н. А. Каморджанова, И.В. Карташова. – СПб.: Питер,2006. – с 100 – 102.

² Кондраков.Н.П Бухгалтерский учет.: – М.: ИНФРА-М, 2006. – с 365-366.