Учет расчетов с подотчетными лицами

Министерство образования  и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Марийский государственный университет»

Кафедра бухгалтерского учета, аудита и налогообложения

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами»

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка ИЭУиФ о/о НН-31

А.А. Самсонова

 

Проверил:

старший преподаватель

___________Р.А. Ванюкова

 

 

 

Йошкар-Ола

     2011

Содержание

Введение………………………………………………………………………….3

1.Теоретические аспекты  учета расчетов с подотчетными лицами………….5

       1.1.Сущность  расчетов с подотчетными лицами…………………………8

       1.2.Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………...8

2.Бухгалтерский учет с  подотчетными лицами……………………………….11

      2.1.Учет представительских расходов……………………………………..11

      2.2.Учет  командировочных расходов………………………………………14

      2.3.Учет  операционно-хозяйственных расходов…………………………..18

      2.4.Первичный учет расчетов с подотчетными лицами…………………..20

      2.5.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами……………………………………………………………………………26

3.Совершенствования учета  расчетов с подотчетными лицами  …………….30

Заключение………………………………………………………………………34

Список использованных источников и литературы…………………………..36

Приложения……………………………………………………………………...38

 

Введение

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и так далее, что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий  и организаций, в том числе  филиалов, не состоящих на самостоятельном  балансе и находящихся вне  района деятельности организации. При  этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета  называются подотчетными лицами.

 

 

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2) документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3) контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности, охватывает массу информации и большой круг бухгалтерской документации.

Цель работы – изучить  учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

• изучить теоретический материал;
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;
• выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

          Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы по ведению бухгалтерского учета и отчетности, учебная литература, периодические издания.

 

1.Теоретические  аспекты учета расчетов с подотчетными  лицами

 
1.1.Сущность  расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете  понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").¹

Подотчетными лицами считаются  работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих  командировочных расходов, а также  для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением  материалов по мелкому опту в розничной  торговле, и на другие хозяйственные  нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительские расходы.

Тема расчётов предприятий  с сотрудниками, выезжающими в  служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической  прессе и специальных изданиях. К  тому же командировочные расходы  относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно  находятся под пристальным вниманием  проверяющих органов.

Но в, то, же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств  организация обязана:

• определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
• получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
• выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
• запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
• определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне  подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как  правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а  также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить  свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю –  отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

 

 Все работники предприятия,  получающие деньги под отчет,  должны соблюдать правила работы  с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой  он должен сдать авансовый отчет  в бухгалтерию и так далее.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета  и налогообложения командировочных  расходов. При этом часто возникают  вопросы, в частности, что, считать  служебной командировкой; каков  порядок командирования сотрудников  предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам  гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в  настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие  цели: на хозяйственные нужды; на командировочные  расходы; на оплату представительских  расходов.

 

1.2 Нормативно – законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

 

Ведение бухгалтерского учета  расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них  обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В зависимости от назначения и статуса нормативные документы  целесообразно представить в  виде следующей системы:

• 1-ый уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.
• 2-ой уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.
• 3-ий уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.
• 4-ий уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику.

В силу того, что расчеты  с подотчетными лицами затрагивают  несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете  регламентированы в Федеральном  Законе "О бухгалтерском учете" (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила  оформления выдачи оговорены в "Порядке  о ведении кассовых операций".

В связи с тем, что расчеты  с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными  должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым  предельный размер расчетов наличными  по одной сделке с одним юридическим  лицом не должен превышать 100 000 руб. (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение  предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную  стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального  налога, то есть они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 "Налог на добавленную стоимость", регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 "Налог на доходы физических лиц". Глава 25 "Налог на прибыль организаций" оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с  подотчетными лицами находят свое отражение  в Положении по бухгалтерскому учету  №10/99 "Расходы организации" (3-ий уровень).

При оформлении командировочных  расходов учитывают нормы Трудового  Кодекса РФ, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается  Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749; (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1)Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/08 "Учетная политика организации", утвержденным приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н;

2)Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

• приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
• расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
• командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).