Учет расчетов с подотчетными лицами

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

 

 

 

 

 

Выводы и предложения

 

На примере ДЮСШ «Заря» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

 Как выяснилось, на предприятии  деньги под отчет выдаются  достаточно часто и разным  работникам, так как не всегда  есть возможность приобретения  ТМЦ безналичным путем. При возникновении  производственной необходимости  в командировках, безналичный расчет  не является быстрым для осуществления  таких целей (тем более при  срочной командировке), гостиницы  не работают перечислением, также  как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как  покупки билетов, но это трудоемкий  процесс) оплачиваются за наличные  деньги 

           Вследствие  перехода предприятия в 2005 году  на автоматизированный учет с  использованием программы 1С: Предприятие  стало значительно меньше ошибок  при расчетах с подотчетными  лицами по сравнению с предыдущими  годами, так как программа позволяет  механизировать обработку информации  о командированных работниках, снижает  вероятность ошибок при перенесении  информации из первичных документов  в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество  первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует  повышению точности и оперативности  учета расчетов с подотчетными  лицами на предприятии.

Данная программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

В спортивной школе бывает так, что к учету принимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.

В ДЮСШ «Заря» телефонные переговоры  оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица, так как подтверждающим документом является только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут предоставить все подтверждающие документы.

В качестве рекомендации ДЮСШ «Заря» можно предложить, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему.

Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая и вторая. – М. : Проспект, 2009. – 688с. ISBN 978-5-392-00638-0
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Текст с изменениями и дополнениями на 1 января 2009 года. – М. : Экскимо, 200+. – 272 с. – (Карманный справочник юриста) ISBN 978-5-699-32343-2ISBN 978-5-392-00638-0
3. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.)
4. Указание ЦБ РФ  от 20 июня 2007 г. N 1843-У 1050-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
5. Положение ЦБР от 5 января 1998 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изм. и доп. от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.)
6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99 Утверждено Приказом Минфина РФ от 6 мая 1999г. № 33 Н
7. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению, утвержденный Приказом МФ РФ № 94н от 31.10.2000 г. с кратким комментарием руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности А.С. Бакаева. М.: «Информационное агентство ИПБ – БИНФА», 2001.
8. Беликова, Т.Н.  Бухгалтерский учет и отчетность от нуля до баланса / Т.Н. Беликова. – СПб. : Питер, 2005. – 256 с. ISBN 5-469-00776-6
9. Колодин, А.Г. Справочник бухгалтера/ А.Г. Колодин.- М.: АСТ: Астрель, 2008.-717,(3) с.- (Самоучитель)   ISBN 978-5-17-039489-0
10. Самохвалова,  Ю.Н. Бухгалтерский учет Практикум / Ю.Самохвалова. – М. : Форум, 2009. – 240 с. ISBN 978-5-91134-298-2
11. Игнатьева, А. Суточные не будут облагаться ЕСН /А.Игнатьева// Бухгалтер Татарстана .  – 2009. – №6. –С.15
12. Устав ДЮСШ «Заря»
13. Локальные нормативные акты ДЮСШ «Заря»
14. Положение об оплате труда ДЮСШ «Заря»
15. Коллективный договор ДЮСШ «Заря»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение №2

 

 

 

 

 

 

Приложение №3

 

 

1 Унифицированная форма № КО-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 

2 Унифицированная форма № Т-10 Утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 г. № 26 

 

3 Унифицированная форма № АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 

 

4 Абзац 4 пп.12 п.1 ст.264 Налоговый кодекс РФ.

 

5 Унифицированная форма № КО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 

 

 

 

 

6 Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"