Учет расчетов с подотчетными лицами

В МАОУ ДОД ДЮСШ «Заря» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71  Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

Дебет 71  Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления  ссуды)

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 20  "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса"  Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу  подотчетным лицом, неиспользованные  во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71

- если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление  деятельности подотчетным лицом;

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит оборотно-сальдовая ведомость и карточка счета по по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» – комбинированные регистры, сочетающие аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

Используемая программа, позволяет детализировать счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

Для получения оборотов счета надо выбрать пункт «Обороты счета (главная книга)» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

Установив нужные параметры настройки, нужно нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета – подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д – дебетовое, К – кредитовое).

Также существует стандартный отчет «Карточка счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

Ежемесячно итоги по счету 71«Расчеты с подотчетными лицами» переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками учитывают по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.

Движение документов в учреждении представлено на рисунке 2.3.2

                                                                                                                    

 

 

 

 

 

Рис.2.3.2 Схема движения документов

Рассмотрим несколько примеров расчетов с подотчетными лицами на практике:

Пример 1

   Завскладу Бордиловской  Ф.Г. было выдано под отчет по  расходному кассовому ордеру (Приложение 1) 1000 руб. на приобретение материалов. Работник закупил материалы на  сумму 1180 руб., что подтверждается  соответствующими документами продавца. Работником составлен и представлен  в бухгалтерию школы авансовый  отчет (Приложение 2). Перерасход по  авансовому отчету выдан работнику  по расходному кассовому ордеру (Приложение 3) из кассы учреждения.

                                                                                                      Таблица 2.3.3

Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами  к   примеру 1

 

Наименование операции	Сумма, руб.	Счет
		Дебет	Кредит
1	2	3	4

 

Продолжение таблицы 2.3.3 Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами к примеру 1

1	2	3	4
1. Выдано под отчет из кассы  учреждения	1 000 руб.	71	50
2. Сумма стоимости приобретенных  материалов	1 180 руб.	10	71
3. Сумма перерасхода по авансовому  отчету  выдана из кассы	180 руб.	71	50

 

 Пример 2

Старшему тренеру-преподавателю по настольному теннису  Мулланурову Ф.Ш. было выдано под отчет 1000 руб., на проезд в  город   Казань для участия в соревнованиях по настольному теннису. Работник отчитался на сумму 800 руб., что подтверждается предъявленными проездными билетами. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет. Неизрасходованный остаток денежных средств не был вовремя возвращен работником в кассу учреждения, а потом удержан из его заработной платы.

Таблица 2.3.4

                     Учетные записи по расчетам  с подотчетными лицами  к   примеру 2

Наименование операции	Сумма, руб.	Счет
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1. Выдано под отчет из кассы  учреждения	1 000 руб.	71	50

 

Продолжение таблицы 2.3.4 Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами к примеру 2

 

1	2	3	4
2. Списана на затраты сумма  предъявленных проездных билетов	800 руб.	20	71
3. Сумма неизрасходованного остатка  денежных средств не возвращенная  работником в кассу учреждения	200 руб.	94	71
3. Остаток удержан из зарплаты  работника	200 руб.	70	94

   

 Пример 3

1) Директору МАОУ ДОД ДЮСШ  «Заря» Хакимову И.С. на основании  приказа УФИС «О командировании»  был составлен  внутренний приказ  и смета  о его командировании  в город Казань.

2) Специалистом по кадрам было  выписано и выдано командировочное  удостоверение и служебное задание.

3) Бухгалтером-кассиром на основании  сметы расходов составленной  заместителем директора по учебно-спортивной  работе, был выдан аванс по  расходному кассовому ордеру  в сумме 1800 руб.(900 руб.-проезд; 900 руб.-суточные)

4) По приезду директор сдал  в бухгалтерию:

1. Командировочное удостоверение.
2. Служебное задание.
3. Авансовый отчет на сумму 1700 руб.(800 руб.-проезд; 900 руб.-суточные).
4. Оставшаяся  сумма 100 руб. выданную авансом по смете на проезд была возвращена директором в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру.
5. Копия приходного кассового ордера была приложена к авансовому отчету.
6. Сумма неизрасходованных средств выдана по расходному кассовому ордеру бухгалтеру-кассиру и сдана в банк на основании объявления  на расчетный счет учреждения.

                                                                                                                  Таблица 2.3.5

          Учетные записи по расчетам  с подотчетными лицами  к   примеру 3

Наименование операции	Сумма, руб.	Счет
		Дебет	Кредит
1	2	3	4
1. Выдано под отчет из кассы  учреждения	1800 руб.	71.01	50.01
2. Списана на затраты сумма  предъявленных проездных билетов	800 руб.	20.01	71.01
3. Списана на затраты сумма  суточных	900 руб.	20.01	71.01
4. Сумма неизрасходованного остатка  денежных средств,  возвращенная  работником в кассу учреждения	100 руб.	50.01	71.01
5. Сумма остатка сдана в банк  на расчетный счет	100 руб.	51	50.01

 

 

3. Мероприятия по совершенствованию  учета расчетов с подотчетными  лицами

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.