Учет расчетов с подотчетными лицами

71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте».

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное – это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода – это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода – это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Для осуществления контроля за расходованием подотчетных сумм, учет осуществляют по каждому работнику в ведомости или журнале-ордере по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"- на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег .

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"- оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"- отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71- отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным тмц;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71 - приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71- приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71- на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71- если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71- если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71- если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;

Основные вышеизложенные проводки по учету подотчетных сумм, выданных на хозяйственно-операционные расходы, приведены в Приложении 3.

Проверяя законность произведенных расходов из подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы, бухгалтер одновременно против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебетуемые счета, субсчета и статьи расходов:

Дебет 26, 44 Кредит 71 –  сумма суточных;

Дебет 26, 44 Кредит 71 – сумма расходов на проезд;

Дебет 26, 44 Кредит 71 –  сумма расходов на проживания без НДС;

Дебет 70 Кредит 68 – удержан НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Дебет 50 Кредит 71 – на остаток неизрасходованной суммы.

Пример. Работнику организации выдано под отчет 1500 руб. на хозяйственные расходы. Данным работником были приобретены канцелярские товары на сумму 1350 руб. Остаток неиспользованного аванса был возвращен в кассу. 
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи: 
Дебет71 Кредит50- 1500 руб. - выданы денежные средства под отчет; 
Дебет10 Кредит71- 1350 руб. - оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника. 
Дебет50 Кредит71- 150 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Не возвращенный в срок авансовый отчет списывается проводкой: 
Дебет94 Кредит71- отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма..

 

В случае непредставления в установленный срок отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу предприятия остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработной платы работников в установленном порядке.

Дебет 70 Кредит 71 – на сумму удержания долга из заработной платы подотчетного лица.

Пример. Остаток неиспользованных денежных средств по авансовому отчету составил 6000 руб., который не был возвращен в установленный срок. Авансовый отчет утвержден в сумме 15 000 руб. В связи с этим руководитель издал распоряжение об удержании сумм из заработной платы подотчетного лица. Оклад работника составляет 25 000 руб.

Дебет71 Кредит50- 21 000 руб. - выдано под отчет работнику на командировочные расходы;

Дебет26 Кредит71- 15 000 руб. - сдан авансовый отчет

Дебет94 Кредит71- 6000 руб. - отражена сумма не возвращенного в срок аванса; 
Дебет73 Кредит94- 6000 руб. - сумма не возвращенного в срок аванса отнесена на подотчетное лицо; 
Дебет70 Кредит73- 6000 руб. - не возвращенный в срок аванс удержан из заработной платы.

Нередко подотчетные лица используют банковские корпоративные карты для оплаты командировочных расходов. Чтобы работник имел возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке:

Дебет 55 Кредит 51, 52 – переведены денежные средства на специальный карточный счет.

Дебет 71 Кредит 55 – учтена сумма средств на карточке, выданная работнику для оплаты командировочных расходов.

 

 

 

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Приобретение подотчетными  лицами товарно-материальных ценностей

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся расходы:

- на хозяйственные нужды;

- на канцелярские нужды;

- на почтово-телеграфные  нужды;

- на приобретение материалов  и ГМС;

- на служебные командировки;

- на закупки сельхозпродукции;

- на прочие операционные  нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет, следует учитывать лимиты, установленные Указанием ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» от 20.06.2007г. № 1843-У (в ред. Указания ЦБР от 28.04.2008г. № 2003-У). Предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 тысяч рублей.

Аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. При выплате зарплаты удержания не должны быть больше 20% от суммы заработной платы работника. Если работник оспаривает данную ситуацию, то денежные средства могут быть взысканы в судебном порядке. Если представлены два или больше исполнительных документов, то согласно статье 138 ТК РФ размер удержаний может быть увеличен до 50% .12

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина (Приложение 4); накладные (Приложение 5); кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам (Приложение 6) ; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры (Приложение 7); проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.( Приложение 8)

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

• квитанцию к приходному ордеру;
• накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);
• счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме № КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа "канцтовары", "хозтовары" и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
• должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;
• штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются)При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность ( Приложение 8) и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей.

№ доверенности	Дата выдачи	Срок действия доверенности	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность	Наименование поставщика	№ и дата наряда (счета, спецификации и др. заменяющего наряд документа) или извещения	Расписка лица, получившего доверенность	Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен подотчетным лицом в кассу организации.

 

     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Учет расходов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном в постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки" от 13.10.2008г. № 749.13

В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.14

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 12.05.2008г. № 03-03-06/2-47, при направлении работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку  по формам № Т-9 и № Т-9а;  (Приложение 9)

- командировочное удостоверение  по форме № Т-10;( Приложение 10)

- служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении по  форме № Т-10а.15( Приложение 11)

Командировка оформляется приказом руководителя организации, с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов.

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение, подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, убывающих в командировки», в котором работники, отбывающие в командировку, должны свой подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя организации.16