Учет расчетов с подотчетными лицами

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………………………3

Глава1. Нормативно-правовое  регулирование  учета расчетов с

              подотчетными лицами…………………………………………...5

Глава 2. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами………..8

         2.1.Организация учета расчетов  с подотчетными лицами  и

              документальное оформление……………………………………8

        2.2. Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными      

               лицами…………………………………………………………..11                    

        2.3. Приобретение  подотчетными лицами товарно-материальных   

              ценностей………………………………………………………..16

        2.4.Учет  расходов с подотчетными лицами по суммам, выданным на                       

               командировочные расходы…………………………………….20

Глава 3. Типичные нарушения и ошибки учета расчетов с подотчетными   

                лицами………………………………………………………....25

Заключение……………………………………………………………….28

Список литературы………………………………………………………30

Приложение……………………………………………………………...31

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

 Основными задачами  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

 Бухгалтерский учет  с подотчетными лицами имеет  свои особенности. Цель работы  – изучить учёт расчетов с  подотчетными лицами.

 Задачи работы:

• изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;
• проанализировать типичные нарушения и ошибки учета расчетов с подотчетными лицами.
• осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Нормативно-правовое  регулирование  учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими различный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

Департаментом методологии бухгалтерского учета и отчетности Министерства финансов РФ разработана четырехуровневая система регулирования, в которой выделены законодательный, нормативный, методический и организационный уровни.1(Приложение 1)

I уровень (законодательный) – определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».2

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, налога на прибыль организаций, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ3:

- глава 21 «Налог на добавленную  стоимость», регламентирует правила  списания НДС при осуществлении  расходов за счет подотчетных  средств;

- глава 23 «Налог на доходы  физических лиц» регламентирует  порядок обложения НДФЛ сумм, полученных работником под отчет;

- глава 25 «Налог на прибыль  организаций» оговаривает порядок  учета расходов, произведенных за  счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой  прибыли.4

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.5

II уровень (нормативный) – устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации определяет порядок при организации и ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, а также при составлении и представления бухгалтерской отчетности.6

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.7

Для правильного отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, установлен единый План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению.8

III уровень (методический) – документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации».9

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчета при оплате наличными должен отвечать нормам Указания ЦБР «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 тысяч рублей.10

IV уровень (организационный) – организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации».11Утвержденный руководителем рабочий План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

 

Глава 2. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами

2.1.Организация учета расчетов  с подотчетными лицами и документальное оформление

Любая организация во время осуществления своей деятельности часто сталкивается с выдачей денежных средств, согласно плану счетов, утвержденному приказом Министерства финансов от от 31.10.00 №94н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» (в в последней редакции - приказ Минфина РФ от 18.09.06 № 115н), в бухгалтерском учете организации для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие нужды предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.

        Для отчета по использованию средств применяют унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55 (Приложение 2) .Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы, командировочное удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. Бухгалтером организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в авансовом отчете заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Наличные денежные средства выдаются под отчет, как правило, на:

• хозяйственные нужды (покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);

• командировочные расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.

Согласно п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий, при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером(унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Стоит отметить, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых операций. Для возврата подотчетным лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденный Постановлением Госкомстата от 18.08.98 №88).В случае если подотчетное лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру. Отметим, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу организации.

 

 

     

 

 

 

 

 

 

2.2. Аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 18.09.2006г. № 115н), для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами. Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц. Кредитовое сальдо показывает сумму невозмещеных средств израсходованных работниками на нужды предприятия.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе субсчетов: