Учет расчетов с подотчетными лицами

Выдачу денежных авансов  подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

2.2. Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами

 

Операции по расчетам с  подотчетными лицами находят свое отражение  в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

 

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное —  это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту –  списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец  периода — это остаток долга  подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки  неиспользованных сумм списывают с  подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  ведется по каждой авансовой выдаче.⁷

В ООО счет 71 дебетуется в  корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 "Касса"

- на выданную сумму  соответственно при получении  работником наличных денег на  оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям"

- оплата подотчетным лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы"

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции  со счетами:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 " Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71

- учтен НДС, отраженный  в счете-фактуре по приобретенным  запчастям;

Дебет 20 "Основное производство Кредит 71

- приобретение материальных  ценностей подотчетным лицом;

Дебет 26 "Общехозяйственные  расходы" Кредит 71

- приобретены канцелярские  принадлежности подотчетным лицом;

Дебет 50 "Касса" Кредит 71

- на суммы, возвращенные  в кассу подотчетным лицом,  неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71

- отражена задолженность  организации перед работником  на основании авансового отчета;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71

- на суммы, удержанные  из зарплаты подотчетного лица;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71

- если недостача будет  удерживаться в течение нескольких  отчетных периодов;

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71

- если командировка носит  непроизводственный характер и  финансируется за счет собственных  средств;

Дебет 91 "Прочие доходы и  расходы" Кредит 71

- если недостачу по  расчетам с подотчетным лицом  нельзя возместить.

Дебет 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей" Кредит 71

- если сотрудник не  отчитался за выданные ему  денежные средства;

Дебет 97 "Расходы будущих  периодов" Кредит 71

- приобретена лицензия  на осуществление деятельности  подотчетным лицом.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер  — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.

Основанием для заполнения журнала - ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.⁸

Ежемесячно итоги из журнала  – ордера переносятся в главную  книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим  счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся  в баланс.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Совершенствование  учета расчетов с подотчетными  лицами

 

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают  множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных  лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно  возникают вопросы об отнесении  или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящийся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

Расходы на телефонные переговоры, командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров.

Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Если телефонные переговоры оплачиваются работнику без предоставления указанных документов, то они относятся  на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости  при налогообложении". Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

Учитывая недостаточность  российской экономической базы по этому  вопросу можно порекомендовать  относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

Командировочное удостоверение  можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот  же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику. Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

Дело в том, что получение  от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к  приходным кассовым ордерам и  иных документов, оформленных так  же, как и при покупках у юридических  лиц, и нередко даже заверенных печатью  предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в  себя адрес постоянного местожительства  гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при  покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя  указаны населенный пункт, в котором  он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно  больше вопросов в отношении расчёта  с подотчётными лицами.

Особое внимание уделено  вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние  нормативные акты. В работе приведены  практические рекомендации, бухгалтерские  проводки, которые помогут правильно  отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские  и прочие расходы, оформить бухгалтерские  документы.

В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.

Также в работе рассмотрены  типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.

Конечно, в рамках одной  работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем  и всех возможных ситуаций, связанных  с расчетом с подотчетными лицами.

Была рассмотрена организация  учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета  данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты  с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны.

Эти расчеты позволяют  увеличить оборачиваемость сырья  и материалов, а в конечном итоге  и денежных средств. Если организация  не имеет специальных хранилищ для  длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться  до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное  производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.

При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым  для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного  белья, дополнительные расходы (кроме  как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги