Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Оглавление

 

Введение 3

1. Теоретические  основы расчетов с подотчетными  лицами 5

1.1. Понятие  и виды расчетов с подотчетными  лицами 5

1.2. Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами 7

2. Порядок  бухгалтерского учета операций  с подотчетными лицами 12

2.1. Документальное  оформление учета расчетов с  подотчетными лицами на примере  ООО « Мебель Комплект » 12

2.2. Аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами 15

3. Совершенствование  учета расчетов с подотчетными  лицами 19

Заключение 21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и  за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими  другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с  поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей  и т.д., что обуславливает высокую  трудоемкость и актуальность учета  расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций возникает  потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с  работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские  цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или  у физических лиц, для оплаты выполненных  работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в  том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

- изучить теоретический  материал, действующие в настоящее  время нормативные акты в сфере  учета расчетов с подотчетными  лицами, быть в курсе последних  изменений законодательства;

- проанализировать деятельность  действующего предприятия в области  бухгалтерского учета, пользуясь  документами бухгалтерии, первичными  документами по оформлению движения  средств;

- осветить как можно  шире проблемы бухгалтерского  учёта командировочных расходов;

- выдвинуть предложения  по совершенствованию бухгалтерского  учета расчетов с подотчетными  лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в  ООО « Мебель Комплект »

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в « Мебель Комплект »

Практическая значимость настоящего исследования состоит в  том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в « Мебель Комплект » действующим нормативным  документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические  основы расчетов с подотчетными  лицами

1.1. Понятие  и виды расчетов с подотчетными  лицами

 

В процессе производственно-хозяйственной  деятельности предприятия посылают работников в служебные командировки, приобретают в магазинах канцелярские принадлежности, оплачивают почтовые переводы и осуществляю прочие расходы. Эти расходы не всегда возможно оплатить путем безналичных расчетов через  учреждения банков, в силу чего для  их оплаты и осуществления других аналогичных расходов работникам в  подотчет согласно расчету, утвержденному  руководителем предприятия, наличные деньги.

Подотчетными суммами  называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы  на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также  на расходы по командировкам.

Такие работники называются подотчётными лицами. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под  отчет. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выдаваемых работникам предприятий  и организаций на выполнение задач  операционно-хозяйственного характера  и возмещение расходов на служебные  командировки.

Авансы выдаются не ранее  наступления действительной необходимости  в расходах и только тем, на которых  распоряжением руководителя возложено  осуществление расходов из подотчетных  сумм, а также лицам, направляемым в служебные командировки.

Подотчетные суммы авансов  выдаются по необходимости в погашении  расходов тем сотрудникам, на которых  возложена обязанность осуществить расходы из подотчетных сумм, и которых направляют приказом руководителя в командировки.¹

В расчетах с подотчетными лицами следует придерживаться следующих  основных правил:

1. Выдача денег осуществляется на основании распоряжения руководства, по заявлению работника или приказа по предприятию с оформлением расходного кассового ордера.

2. Работники, получившие  денежные средства в подотчет, по сложившейся практике, не позднее  3 дней по истечении срока, на  который были выданы деньги, должны  отчитаться об их использовании и представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

3. Откомандированные работники  представляют авансовый отчет  об использовании денег по  возвращении из командировки.

4. Выдача денег в подотчет  производится только при условии  отсутствия задолженности у работника  по предыдущим полученным суммам. В случае, если работник не отчитался либо не представил оправдательные документы, задолженность удерживается из заработной платы.

5. Сроки выдачи в подотчет  денежных средств устанавливаются  приказом руководителя предприятия,  организации.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных  лиц, может расцениваться как  доход.

Предприятие имеет право  удержать из суммы оплаты труда работника  не возмещенный им своевременно остаток  аванса. Распоряжение об удержании  подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса.

Пропустив этот срок, администрация  теряет право на удержание соответствующих  сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание  или размер удержаний) взыскание  сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет  возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц  и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.²

Проверенный авансовый отчет  утверждается главным бухгалтером  и руководителем предприятия. Неправильно  заполненные авансовые отчеты и  приложенные к ним документы  возвращаются подотчетным лицам  для переоформления. На документах, приложенных к авансовым отчетам, проставляется штамп или надпись от руки «Оплачено» или «Погашено» с указанием даты (года, числа, месяца).

Перечень подотчетных  лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

 

1.2. Нормативные  документы, регламентирующие расчеты  с подотчетными лицами

 

Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами:

1. Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"  Содержит перечень обязательных  реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять  документы на машинных носителях(статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов(статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами(статья 9, п. 3).

2. Положение по бухгалтерскому учету "учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте" утверждено приказом Минфина РФ от 13.06.95 N50 Положение регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в пересчете стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых разниц. Приложение к данному Положению содержит указание, что пересчет расходов, произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли производится по курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.³

3. Положение о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утверждено постановлением Правительства РФ от 05.08.92 N 552 (ред. от 31.12.97) содержит полный перечень затрат, которые фирма вправе относить на себестоимость (п.2 "и" затраты на командировки).

4. Порядок ведения кассовых  операций в российской федерации.  Утвержден Решением Совета Директоров  Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 Содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним ( гл. 1, пункт 11).

5. План счетов бухгалтерского  учета финансово-хозяйственной деятельности  предприятий и инструкция по  его применению, утвержден приказом  Минфина СССР от 01.11.91 N 56 (ред. от 17.02.97) правила синтетического учета  операций в бухгалтерском учете.  В частности, содержит проводки  по отнесению в доход работника  подотчетных сумм, не возвращенным в срок.

6. Инструкция Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость" в соответствии с пунктом 19 Инструкции, НДС по приобретенным у организаций оптовой торговли и производителей за наличный расчет материальным ценностям принимается к зачету лишь при наличии соответствующих первичных документов (приходный кассовый ордер, накладная на отпуск товаров), содержащих сумму НДС отдельной строкой). При этом в соответствии с пунктом 1 "порядка ведения журналов учета счетов - фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" утвержденным постановлением Правительства РФ от 29.07.96 N 914 (ред. от 02.02.98) обязательным условием для зачета НДС, помимо упомянутых выше документов, является наличие счета-фактуры на приобретенные товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.

7. Инструкция Госналогслужбы  РФ от 29.06.95 N 35 (ред. от 08.12.97) "ПО  применению закона российской  федерации "о подоходном налоге  с физических лиц" в соответствии  с пунктом 8 Инструкции, суммы  возмещения работнику командировочных  расходов в пределах норм не  включаются в совокупный годовой  доход работника.

8. Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У "об установлении  предельного размера расчетов  наличными деньгами в российской  федерации между юридическими  лицами" устанавливает следующие  предельные размеры расчетов  наличными деньгами по одному  платежу: между юридическими лицами 10 тысяч рублей; для предприятий  потребительской кооперации и  организаций торговли ГУИН МВД  России 15 тысяч рублей.

9. Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95) "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории российской федерации" содержит правила компенсации затрат на проезд и проживание работникам, находящимся в поездках, которые не считаются командировками.

По командировкам в  пределах Российской Федерации:

10. Инструкция Минфина  СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС  от 07.04.88 N 62 "О служебных командировках  в пределах СССР" содержит:

· определение служебной  командировки(п. 1);

· правила документального  оформления командировки (командировочное  удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении работника  в командировку) (п. 2);