Учет поступления материалов и расчет с поставщиками

При расчетах с  поставщиками за материалы могут  быть выявлены недостачи, или излишки  по сравнению с документами поставщиков. Излишки приходуют по акту в учетных ценах, затем делают отметку в журнале-ордере № 6 как неотфактурованную поставку. Отдел снабжения сообщает поставщику и просит выставить счет. В случае выявления недостачи бухгалтерия выставляет претензию поставщику и делает на счетах запись: Д—76, К—60 — на сумму недостачи.                      

Приведу пример бухгалтерских записей в ООО  «Комфорт»

20.08.2011 предприятие  получило от поставщика 10 банок  мебельного лака. Расчетные документы  на поступившие материалы отсутствуют.

Лак оприходован  по рыночной стоимости, которая составляет 650 руб. за банку без учёта НДС. После поступления расчетных  документов поставщика 20.09.2011 выяснилось, что стоимость банки лака составляет 708 руб., в т. ч. НДС - 108 руб.Бухгалтерские записи представлены в таблице.

Таблица 2.1. Бухгалтерские записи по неотфактурованным поставкам.

Содержание  операции	Дебет	Кредит	Сумма
20.08.2011
На основании  акта о приемке оприходованы материалы, поступившие без расчетных документов поставщика материалов (650 руб. х 10 шт.)	10-1-1 Субсчет  "Неотфактурованные материалы"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	6 500
20.09.2011
Сторно  Сторнирована  стоимость материальных ценностей, ранее отнесенных к неотфактурованным  поставкам, по которым поступили  расчетные документы	10-1-1 Субсчет "Неотфактурованные  материалы"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	(6 500)
Отражена стоимость  материалов согласно полученным расчетным  документам	10-1 "Материалы"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	6 000
Отражен НДС	19.3 "НДС"	60.1 "Расчёты с поставщиками"	1 080

 

Для оформления материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с  данными сопроводительных документов поставщика (недостача груза), применяются  унифицированные формы первичной  документации: "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей" (форма № ТОРГ-2), "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров" (форма № ТОРГ-3) либо специализированные акты соответствующих транспортных организаций.

Такого рода расчеты между предприятиями  учитываются на счете 76 "Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами", субсчет "Расчеты по претензиям".

Предприятием  ООО "Комфорт" получены материалы  от поставщика. Согласно сопроводительным документам должно было поступить 20 кг шурупов 4 х 35, 15 кг шурупов 4 х 30, 15 кг шурупов 3,5 х 20 и 10 кг шайб М-5 по цене 21 руб. 24 коп. за кг (в том числе НДС 18% - 3 руб. 24 коп. ). Фактически же в ходе приемки материальных ценностей обнаружено: шурупов 4 х 35 – 18 кг, шурупов 4 х 30 – 15 кг, шурупов 3,5 х 20 – 14 кг, шайб М 5 – 8 кг.

По факту  выявленной недостачи представителями  поставщика и потерпевшей стороны  составлен акт по форме № ТОРГ-2. Бухгалтерские записи представлены в таблице.

Таблица 2.2. Бухгалтерские записи при недостаче товаров, руб.

Содержание  операции	Дебет	Кредит	Сумма
Предварительная оплата поставщику за товары	60.2 "Авансы"	51 "Расчётный  счёт"	1274-40
Оприходован фактически поступивший материал (55 кг х 18)	41 "Товары"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	990-00
Отражён в учёте  НДС, уплаченный поставщику по фактически полученным товарам	19.3 "НДС"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	178-20
Принят к  вычету НДС	68 "НДС"	19 "НДС"	178-20
Предъявлена претензия  по недостаче товаров	76.2 "Расчёты  по претензиям"	60.1 "Расчёты  с поставщиками"	106-20
Возвращена  сумма предварительной оплаты в  части недопоставленных товаров	51 "Расчётные  счета"	76.2 "Расчёты  по претензиям"	106-20

 

2. Инвентаризация и переоценка материально производственных запасов.

 

Для обеспечения  сохранности материальных ценностей  в организациях не реже одного раза в год проводится инвентаризация. Составленные при проверке инвентаризационные описи типовой формы подписываются  членами комиссии. Материально ответственные  лица подтверждают правильность составления документа и дают расписку о том, что проверка произведена в их присутствии и претензий к комиссии нет.

Регулирование результатов инвентаризации определено ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском  учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и другими нормативными документами.

Выявленные  излишки материальных ценностей  приходуются на дебет счета 10 «Материалы» (по соответствующему субсчету), а их сумма зачисляется на финансовые результаты по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Недостачи списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости (по частично испорченным материальным ценностям в сумме фактических потерь). На сумму недостач и порчи ценностей записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 10 «Материалы» (по соответствующим субсчетам). Недостачи списываются с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» следующим образом:

- в пределах предусмотренных в договоре величин — на счета учета материальных ценностей (при выявлении их на стадии заготовления);

- на счета учета затрат на производство (в пределах норм естественной убыли);

- на счета расходов на продажу (при выявлении их в процессе хранения и продажи);

- сверх норм естественной убыли, потерь от порчи, а также при хищении, когда установлены конкретные виновники, — на дебет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

- сверх норм естественной убыли и потери от порчи, а также при хищении, когда конкретные виновники не установлены, либо при отказе суда во взыскании вследствие необоснованности исков — на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Следует отметить, что списание недостач и хищений  с кредита счета 94 «Недостачи и  потери от порчи ценностей на дебет  счетов затрат на производство или  расходы на продажу осуществляется по фактической себестоимости. Однако снабженческие, сбытовые и торговые организации, которые ведут учет недостающих ценностей по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по продажным ценам, сумму списаний на расходы на продажу корректируют дополнительной записью со счета 42 «Торговая наценка» (на сумму скидок, накидок), приходящихся на стоимость недостающих ценностей.

Если недостачи  с виновных лиц взыскиваются по ценам, превышающим балансовую стоимость  материалов (фактическую себестоимость), то разница между этими ценами и фактической себестоимостью этих материалов отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»  
К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов».

По мере взыскания  с материально ответственного лица или виновника недостачи причитающейся суммы эта разница списывается:

Д-т сч. 98 «Доходы  будущих периодов»  
К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачи, выявленные в процессе инвентаризации в текущем  году, но относящиеся к прошлым  периодам и признанные материально ответственными лицами, отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»  
К-т сч. 98 «Доходы будущих периодов».

Одновременно  на сумму недостач:

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 3 «Расчеты по возмещению материального ущерба»  
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По мере погашения  задолженности:

Д-т сч. 98 «Доходы  будущих периодов»  
К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

В результате инвентаризации уточняются фактическое наличие и оценка материально-производственных запасов, что необходимо для составления отчетности.

Если организация  проводит переоценку МПЗ, то ее результат  утверждается руководителем организации  и списывается сразу на счет 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета отражается сумма уценки, т. е. дебетуется счет 91 «Прочие доходы и расходы» и кредитуется счет 10 «Материалы», а по кредиту данного счета показывается сумма дооценки, т. е. дебетуется счет 10 «Материалы» и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы». В аналитическом разрезе к счету 91 «Прочие доходы и расходы» может быть открыт отдельный субсчет для отражения результатов переоценки. Соответственно, сальдо счета 91 «Прочие доходы и расходы» списывается на счет 99 «Прибыли и убытки».

При проведении инвентаризации перед составлением бухгалтерского баланса может быть выявлено снижение стоимости материальных ценностей по сравнению с их рыночной стоимостью (например, переоценка вследствие устойчивого снижения рыночных цен, снижение потребительских свойств при хранении запасов и т. п.).

Для обобщения  информации об отклонениях стоимости  сырья, материалов, топлива и других ценностей организациям предоставлено  право формировать соответствующий  резерв, отражаемый на счете 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Этот счет применяется также при выявлении снижения стоимости других средств в обороте: незавершенного производства, готовой продукции, товаров и т. п. Резерв под снижение стоимости материальных ценностей создается по каждой единице запасов либо по отдельным видам (группам) запасов. Не допускается создание разделов по таким укрупненным группам запасов, как основные материалы, вспомогательные материалы и т. п. Иными словами, организация осмотрительно страхуется в отчетном периоде от необходимости признания в будущем убытков, которые относятся к данному отчетному периоду.

Образование резерва  под снижение стоимости материальных ценностей отражается в учете записью:

Д-т сч. 91 «Прочие  доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»  
К-т сч. 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей».

В следующем  отчетном периоде по мере списания материальных ценностей, по которым  образован резерв, зарезервированная  сумма восстанавливается. При этом в учете производится запись по дебету счета 14 и кредиту счета 91. Аналогичная запись осуществляется при повышении рыночной стоимости материалов, по которым ранее был создан резерв. Аналитический учет по счету 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» ведется по каждому виду резервов.

Иными словами  при использовании резерва в  начале периода, следующего за отчетным, зарезервированная сумма восстанавливается, т. е. дебетуется счет 14 «Резервы под  снижение стоимости материальных ценностей» и кредитуется счет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы». Тем самым переходящие остатки материальных ценностей отражаются в учете не по сниженным ценам, а исходя из предположения, что они будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

МПЗ показываются в бухгалтерском балансе по отдельным  статьям в соответствии с их классификацией исходя из способа использования  в производстве продукции (работ, услуг) и иной деятельности.

По состоянию  на конец отчетного года МПЗ отражаются в балансе в зависимости от принятого метода оценки запасов при их выбытии, т. е. по себестоимости каждой единицы запасов, по средней себестоимости, по себестоимости первых или последних по времени приобретений.

В бухгалтерской  отчетности подлежат раскрытию следующие положения учетной политики организации:

- методы оценки материально-производственных запасов по видам;

- изменение методов оценки материально-производственных запасов и результаты этих изменений;

- разница между фактической себестоимостью и стоимостью по ценам возможной продажи запасов, отнесенная на финансовые результаты организации, в случаях уменьшения продажных цен; нанесения ущерба ценностям; при наличии запасов в оценке, превышающей стоимость их возможной продажи, по состоянию на конец года.

 

 

 

3. Особенности учета материалов и расчетов с поставщиками в условиях автоматизации.

 

В настоящее  время автоматизация бухгалтерского учета реализуется путем использования  персональных компьютеров. В малых  и средних организациях системы  бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном персональном компьютере, в больших организациях они формируются в виде компьютерной сети. В обязанности работников бухгалтерии входят проверка и кодирование документов, их комплектовка в пачки для сдачи на обработку.