Учет материально-производственных запасов

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего лица могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально-ответственные лица обязаны по требованию, проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) - принимать от них все первичные учетные документы за соответствующий период. Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, в котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов. Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц, независимо от использования лимита.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета. В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материалов с их отличительными признаками и количества листов в книге. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью организации. Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учёта могут не вестись.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материалов. Сумма может заполняться бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую, службу организации в установленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру. После проверки первичные документы таксируются, т.е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества материалов на учетную цену.

В процессе инвентаризации все материальные ценности пересчитываются, перемериваются, взвешиваются и записываются в инвентаризационные описи по форме № ИНВ-3. Инвентаризационные описи составляются по местам хранения и материально ответственным лицам. Затем бухгалтерия проставляет в ведомостях цены, производит таксировку и запись фактических остатков ценностей по учетным данным.

Данные инвентаризационных описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляются сличительные ведомости по форме № ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей". Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. Для отражения результатов инвентаризации в учете составляется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме № ИНВ-26.

Инвентаризационная комиссия получает объяснения по расхождениям от материально ответственных лиц и формулирует свои рекомендации о порядке их регулирования. Они рассматриваются постоянно действующей инвентаризационной комиссией предприятия. Принятые решения утверждаются руководителем предприятия и отражаются в бухгалтерском учете.[23, c. 84]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) - в годовом бухгалтерском отчете.

При наличии излишков и недостач материальных ценностей предприятие может произвести взаимный их зачет (как пересортицу), если такие излишки и недостачи возникли по одному и тому же наименованию материалов (например, краске), за один и тот же инвентаризационный период и у одного и того же материально ответственного лица. В этом случае недостача краски одного цвета может быть списана за счет излишка краски другого цвета. В остальных случаях выявленные излишки материалов в соответствии с нормативными документами принимаются к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и относятся на увеличение финансовых результатов организации записью: Дебет счета 10 "Материалы", Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы".

Недостача материалов отражается записью по Дебету - счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", а по Кредиту - счет 10 "Материалы".

Выявленные недостачи в пределах норм естественной убыли списываются на основании распоряжения руководителя предприятия на издержки производства. При этом делают соответствующие записи. Дебет счетов 20, 23, 25, 26, 44, кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Недостачи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В соответствии со ст.246 Трудового Кодекса РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. В связи с этим на счетах бухгалтерского учета делают запись: Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" - на рыночную стоимость недостающих материалов; Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на фактическую себестоимость недостающих материалов или счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" - на разницу между рыночной стоимостью и фактической себестоимостью недостающих материалов.

При возмещении недостачи виновником делают запись: Дебет счета 50 "Касса" или 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", Кредит счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Одновременно на разницу между рыночной стоимостью и фактической себестоимостью недостающих материалов делают запись: Дебет счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей", Кредит счета 91-1 "Прочие доходы".

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой организации. При этом делают запись: Дебет счета 91-2 "Прочие расходы", Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Для целей налогообложения потери от недостачи в пределах норм естественной убыли принимаются, если нормы утверждены в порядке, установленном правительством РФ (п.7 ст.254 НК РФ).[26, c. 57]

Из вышесказанного следует, что склады, как место хранения, должны быть оборудованы весовой техникой, стилажами, полками и другим оборудованием, предназначенными для хранения и транспортировки материалов на предприятии. На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру в соответствии с порядком хранения материалов. Для получения достоверной информации о материалах на предприятии проводится инвентаризация. Её результаты должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации (проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) - в годовом бухгалтерском отчете. При наличии излишков и недостач материальных ценностей предприятие может произвести взаимный их зачет (как пересортицу), если такие излишки и недостачи возникли по одному и тому же наименованию материалов. Порядок отражения в учете результатов инвентаризации установлен Законом о бухгалтерском учете.

2.3 Бухгалтерский учет МПЗ

Единицу бухгалтерского учета материалов организации выбирают самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации о запасах материалов и контроль за их наличием и движением. Единицей бухгалтерского учета материалов могут быть:

номенклатурный номер;

партия;

однородная группа и т.д.

В настоящее время применяются различные варианты учета материалов в бухгалтерии.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения по местам хранения материалов, а внутри них - в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера).

При использовании оборотных ведомостей для аналитического учета материалов в бухгалтерии применяют два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии ведутся карточки учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход). Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении (количественный и суммовой учет).

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях - только количественный учет.

По окончании месяца в карточках определяют обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца. Используя эти данные, бухгалтерская служба ежемесячно составляет количественно-суммовые оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению. На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов. Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов. Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

При втором варианте карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и расходу, которые записываются в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляются сводные оборотные ведомости. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.