Учет командировочных расходов в пределах России и за границей

Авансовый отчет и приложенные к нему документы должны быть оформлены с соблюдением всех установленных требований по их заполнению и содержать все предусмотренные бланками документов сведения и необходимые подписи.

Авансовый отчет должен быть утвержден руководителем организации. Утверждающая подпись руководителя  служит указанием  работникам бухгалтерии для принятия к учету представленных в авансовом отчете расходов, а дата утверждения является датой совершения операции для осуществления записей в регистрах бухгалтерского учета и отнесения командировочных расходов на финансовые результаты деятельности организации. Неиспользованные суммы иностранной валюты возвращаются в кассу организации. В течении 10 дней указанная валюта должна быть сдана из кассы организации в банк. В банк представляется отчет об израсходованных суммах, составленный организацией.

Бухгалтерский учет операций в иностранной валюте по загранкомандировкам осуществляется в соответствии с требованиями ПБУ 3/2000 «Учет  активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». При осуществлении расчетов по загранкомандировкам учет кассовых операций  и расчетов с подотчетными лицами ведется одновременно как в валюте расчетов, так и в валюте РФ. Перерасчет расходов в иностранной валюте в рубли проводится по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. При изменении курса иностранной валюты к рублю по авансам, выданным в иностранной валюте, возникают курсовые разницы. Суммы в иностранной валюте пересчитываются на дату совершения  операций.

Курсовая разница при изменении курса рубля по отношению к иностранной валюте по валютным средствам, выданным в качестве аванса на командировочные расходы, учитываются по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» между датой получения валютных средств и датой принятия авансового отчета по загранкомандировке к учету бухгалтерией организации (дата утверждения отчета руководителем организации). Курсовая разница подлежит зачислению на финансовые результаты в составе внереализационных доходов или расходов по мере их принятия к учету. Остатки средств в иностранной валюте на счетах денежных средств, средств в расчетах пересчитываются в рубли на отчетную дату составления отчетности. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец отчетного периода показывают в учете развернуто по дебету и кредиту. Средства в иностранной валюте пересчитываются в рубли также отдельно по дебету и кредиту счета 71.

Расходы произведенные в загранкомандировке, не имеющие документального подтверждения или в соответствии с установленным порядком не предусмотренные к возмещению, подлежат включению в размер суточных только на основании  распоряжения руководителя организации. Таким распоряжением может служить подпись руководителя  организации, утверждающая предъявленный командируемым авансовый отчет. При отсутствии соответствующего распоряжения, предъявленные к возмещению расходы не должны приниматься  к учету при осуществлении расчетов с работником по загранкомандировке.

При наличии у командируемого лица перерасхода по авансу выданному в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, сумма задолженности перед командируемым лицом  может погашаться одним из следующих способов:

• перевод средств на его валютный счет в уполномоченном банке;
• выдачей суммы задолженности в наличной иностранной валюте из кассы;
• выдачей из кассы организации эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленный по курсу Банка России на дату погашения задолженности.

Валюта и форма расчетов с командируемым лицом, которые связаны с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом. При этом следует учитывать, что уполномоченный банк потребовать от организации авансовый отчет командируемого и документы, подтверждающие его расходы за пределами РФ, для проверки правильности проведенных расчетов. При непредставлении запрашиваемых документов банк вправе отказать в выдаче суммы задолженности в наличной иностранной валюте либо в осуществлении перевода на валютный счет командируемого.

В случае неполного использования командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается командируемым лицом путем внесения в кассу организации наличной иностранной валюты.

Операции по учету расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам отражаются следующими бухгалтерскими проводками.

Поступление валютных средств в кассу организации с текущего валютного счета: Д-т сч.50, субсч. «Касса в валюте» - К-т сч.52, субсч. «Текущий валютный счет».

Выдача аванса на командировочные расходы из кассы организации:

• в иностранной валюте: Д-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.50, субсчет. «Касса в валюте»;
• в рублях: Д-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.50, субсчет. «Касса организации».

Отражение фактически произведенных командировочных расходов при представлении авансового отчета отражается записями:

• в пределах норм: Д-т сч.26 «Общехозяйственные расходы» (20 «Основное производство» и др.), субсч. «Командировочные расходы» - К-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами  по загранкомандировкам»;
• сверх норм: Д-т сч.26 «Общехозяйственные расходы» (20 «Основное производство» и др.), субсч. «Командировочные расходы сверх норм» - К-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами  по загранкомандировкам».

Погашение задолженности по загранкомандировке командируемым лицом:

• внесение валютных средств в кассу организации: Д-т сч.50, субсчет. «Касса в валюте»; - К-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»;
• внесение рублевого эквивалента в кассу организации: Д-т сч. 50, субсчет. «Касса организации»; - К-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам».

Погашение задолженности по загранкомандировке организацией командируемому лицу в случае перерасхода:

• выдача валютных средств из кассы организации: Д-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.50, субсчет. «Касса в валюте»;
• выдача рублевого эквивалента из кассы организации: Д-т сч. 71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.50, субсчет. «Касса организации».
• зачисление валютных средств на валютный счет командируемому лицу: Д-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.52 субсчет. «Текущий валютный счет»;

Курсовая разница по счету учета расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировке при росте курса валюты по отношению к рублю отражается записью: Д-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам» - К-т сч.91, «Прочие доходы и расходы» - на сумму положительной курсовой разницы.

На отрицательную курсовую разницу составляется запись: Д-т сч.91, «Прочие доходы и расходы» - К-т сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам».

 

3.1 Новое в учете расходов на командировочные расходы за границей

 

С 1 января 2008г. в ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» были внесены изменения приказом Минфина России от 25.12.07 №147. Начиная с нового года, средства полученных и выданных авансов и предварительной оплаты, задатков принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету.

Суммы в иностранной валюте, выданные под отчет работникам (на командировочные расходы, представительские расходы, на рекламу и др.), квалифицируются как авансы выданные.

В 2008 г. при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. А также документально подтвержденные расходы на проезд к месту назначения и обратно.

 

 

Заключение

 

Таким образом, мы дали определение служебной командировки, рассмотрели учет командировочных расходов в пределах России и за границей.

В итоге получилось, что поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) является служебной командировкой.

Направлять работника могут в командировку в пределах России и за ее границы. В зависимости от этого существуют учет командировочных расходов в пределах России и за границей. Порядок направления работников в  такие командировки почти что совпадают, возникают проблемы лишь при учете расходов, которые возникли при командировании работника.

При направлении работника в командировку в пределах России они учитываются в рублях, а при направлении работника за пределы страны их надо учитывать как в отечественной валюте, так и иностранной.

При учете командировочных расходов используются некоторые счета плана счетов бухгалтерского учета, такие как, сч.71, субсч. «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам», сч.50, субсчет. «Касса в валюте», сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», сч.52, субсч. «Текущий валютный счет» и др. 

 Существуют установленные формы и порядок направления работников в служебные командировки. Поэтому, все организации при направлении служащих в командировку руководствуются определенными инструкциями, положениями. Но со временем они меняются и им необходимо успевать их отслеживать для того, чтобы правильно учесть командировочные расходы организации.

В общем, цель, поставленная перед нами, при написании реферата была достигнута и были решены все задачи, которые помогли нам в этом.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Муравицкая, Н.К. Бухгалтерский учет: учебник / Н.К. Муравицкая, Г.И. Лукьяненко. – М.: КНОРУС, 2007. – 544с.
2. Сотникова, Л.В. Расходы на служебные командировки / Л.В. Сотникова // Бухгалтерский учет. - 2009. - №4. – с. 60-65.
3. Сотникова, Л.В. Новое в учете на командировочные расходы в иностранной валюте / Л.В. Сотникова // Бухгалтерский учет. - 2008. - №12. – с. 10-14.
4. Захарьин, В.Р. Учет и налогообложение командировочных расходов / В.Р. Захарьин //Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. – 2009.- №1. – с.7-12.