Учет командировочных расходов в пределах России и за границей

При этом оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах исключается. Постановлением Правительства РФ установлено, что расходы, превышающие установленные размеры, а также иные, связанные со служебными командировками расходы возмещаются организациями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской деятельности и иной приносящей доход деятельности.

Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. Отдельными пунктами Постановления РФ №729 данные вопросы урегулированы следующим образом:

- срок командировки определяется  работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения;

- днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки;

- в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. То есть в общем случае  момент выбытия работника в командировку следует определять не по времени отправления поезда или самолета, а по времени отправления транспорта общего пользования от места проживания. В тех случаях, когда общественный транспорт ходит не по расписанию, а также тогда, когда командированный работник пользуется личным транспортом или такси, время пребывания в пути до станции или аэропорта, следует определять исходя из средней скорости соответствующего вида транспорта в соответствующих условиях;

- аналогично определяется  день приезда работника в место  постоянной работы;

- при командировках в  местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность к месту постоянного места жительства, суточные не выплачиваются;

- вопрос о целесообразности  ежедневного возвращения работника  из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости созданию работнику условий для отдыха;

- если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или  локальным нормативным актом.

При предъявлении авансовых отчетов командировочные расходы в полном объеме включают в состав производственных расходов по дебету счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При выдаче денег под отчет из кассы организации по расходному кассовому ордеру производится запись по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».

Если сумма расходов по авансовому отчету превышает сумму, ранее выданную под отчет, то разница выдается из кассы  на основании расходного кассового ордера. Неиспользованные суммы выданных авансов сдаются подотчетным лицом в кассу организации в течение трех дней с момента прибытия из командировки вместе с авансовым отчетом (не считая дней невыхода на работу по уважительным причинам). При этом составляется запись по счетам:

• Д-т сч.50 «Касса» - К-т сч.70 «Расчеты  с подотчетными лицами».

В случае несвоевременного возвращении в кассу неиспользованного аванса на командировочные расходы сумма подлежит удержанию на основании приказа (распоряжения) руководителя. Эта операция отражается следующим образом:

• Д-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т сч.71 «Расчты с подотчетными лицами» - на сумму неисполненного аванса.

На сумму, подлежащую удержанию из причитающейся работнику оплаты труда, на основании заявления работника производится записью:

• Д-т сч.70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если работник не представил в бухгалтерию авансовый отчет по ранее выданному авансу, ему не может быть выдана сумма под отчет на следующие расходы.

 

2.1 Новое в учете командировочных расходов в пределах России

 

С 25.10.08 вступило в действие постановление Правительства РФ №749 от 13.10.08 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвердившее одноименное Положения. Рассмотрим, какие требования к организациям были введены этим новым документом.

В настоящее время срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей  служебного поручения.

Цель  командировки ранее фиксировавшаяся  в командировочном удостоверении, теперь должна быть указана в служебном задании, которое утверждается работодателем.

Отныне не нормативными актами, а решениями организации определяются размеры возмещения расходов командированным работникам, включая размеры суточных и расходов по найму  жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути.

В новом Положении важным дополнением является расширение перечня расходов, возмещаемых командированному лицу. Ранее можно было возмещать расходы по найму  жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачивать суточные. Сейчас наряду с перечисленными расходами работнику возмещаются и иные расходы, произведенные им с разрешения руководителя организации.

После вступления в силу нового Положения работникам возмещается не только расходы по проезду к месту командировки на территории России  и обратно, но и расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.

Если раньше командированному работнику оплачивались расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, то сейчас ему оплачиваются и расходы по проезду от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

Перечень возмещаемых работнику расходов по приезду дополнен также страховыми взносами на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.

Отныне не нормативными актами, а решениями организации (коллективным договором, локальными нормативными актами) определяются размеры возмещения расходов командированным работникам, включая размеры суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути.

Возмещение за наем жилого помещения в случае, если работник остается в месте командировки при наличии у него возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного места жительства, ранее согласно Инструкции №62 производились «по своему желанию». Согласно новому нормативному документу такие расходы возмещаются, если работник остается на месте командировки «по согласованию с руководителем организации».

В случае временной нетрудоспособности расходы работнику после 25.10.08 также возмещаются работнику, но период возмещения не ограничен каким-либо сроком. Кроме того, отсутствует указание на то, что дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

 

 

 

 

 

 

 

3. Учет командировочных расходов за границей

 

Валютные операции между резидентами по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории России, а также по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, разрешены законодательством о валютном регулировании и валютном контроле (тс. 9 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ « О валютном регулировании и валютном контроле», письмо ЦБ РФ от 30.07.07 №36-3/1381).

Направление работника в служебную командировку за границу оформляется приказом руководителя организации. (форма № Т-9 или № Т-9а),  в котором указываются: Ф.И.О., место, цель  и срок командировки. Указать цель командировки необходимо, чтобы определить ее характер – производственный или непроизводственный – для правильного отнесения командировочных расходов на финансовые  результаты деятельности организации. Отчет о проделанной в загранкомандировке работе представляется в том случае, если это предусматривается внутренними документами организации. Если местом командирования является страна СНГ, то работнику может выдаваться командировочное удостоверение, при командировании в страны дальнего зарубежья командировочное не оформляется. Факт пребывания работника в загранкомандировке подтверждается отметка контрольно-пропускных пунктов о пересечении границы в загранпаспорте командируемого. 

При направлении работника в загранкомандировку ему выдается под отчет сумма в валюте той страны, куда он направляется, на оплату расходов по проезду к месту командировки и обратно,  расходов по найму жилья и выплачиваются суточные за все дни пребывания в командировке. Суточные выплачиваются за все  дни пребывания в командировке. Суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке, включая праздничные и выходные дни. При этом день отъезда оплачивается по нормам, установленным для этой страны, куда направляется сотрудник. А день приезда по норме, установленной для командировок по России. Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов определен Банком России.

При направлении работника в командировку на территорию двух и более иностранных государств, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему  в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для  командировок на территории иностранных государств.

Аванс выдается учетом норм командировочных расходов, установленных  приказом (распоряжением) руководителя организации, но не ниже норм, определенных законодательством.

Нормы суточных и расходов по найму жилья на территории иностранных государств, в том числе на территории СНГ, и порядок их применения устанавливаются соответствующими постановлениями Правительства РФ и письмами Минфина России. Эти нормы периодически уточняются, поэтому важно своевременно проследить их изменение. Организации могут сами определить в коллективных договорах максимальный размер суточных при зарубежных командировках и не облагать выплаты в пределах этого лимита ЕСН и НДФЛ.

При отсутствии на валютном счете необходимой иностранной валюты для оплаты командировочных расходов организация может купить ее через уполномоченные банки. Покупка наличной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Порядок покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам определен Банком России.

Основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущих валютных счетов является заявка организации, представленная в уполномоченный банк. Основанием для оформления указанной заявки служат: приказ (распоряжение) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц), устанавливаемой организацией; приказ о направлении работника в командировку.

После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия командируемых лиц за пределы РФ, банк выдает запрашиваемую сумму иностранной валюты с одновременной выдачей справок по установленной форме на имя каждого командируемого лица, выезжающего за пределы РФ. Справка служит основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты в соответствии с действующим порядком и является бланком строгой отчетности, учитывается и хранится в кассе организации до выдачи ее командируемому лицу в том же порядке, что для учета и хранения бланков строгой отчетности. Для их учета необходимо вести журнал учета справок установленной формы.

При возвращении из загранкомандировки работник в течении трех дней обязын предоставить в бухгалтерию организации авансовый отчет на бланке типовой формы (форма № АО-1).

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие факт пребывания работника в загранкомандировке и произведенные расходы:

• командировочное удостоверение или копия загранпаспорта с соответствующими отметками о местах пребывания в ходе служебной командировки. Командировочное удостоверение или копия загранпаспорта (при командировках в дальнее зарубежье) являются основанием для выплаты работнику суточных, т.к.  именно этими документами подтверждается факт пребывания работника в командировке в местах и в сроки, определенные приказом руководителя;
• проездные документы (железнодорожные и авиабилеты, автобусные билеты международных линий и т.д.), которые являются основанием для установления фактического времени пребывания в служебной командировке и определение размера суточных, а также компенсаций расходов по проезду к месту командировки и обратно;
• счета гостиниц, подтверждающие фактически произведенные расходы по найму жилья;
• другие документы, подтверждающие произведенные в ходе командировки расходы (за хранение груза, провоз багажа, прописку паспорта и др.).