Учет кассовых операций

2 Учет кассовых операций

Организация кассовой работы, учет и оформление кассовых операций в кредитных организациях. Правовые основы функционирования денежной системы и организации расчетов в РФ регламентируется законом «О денежной системе РФ» от 25 сентября 1992г. Функция организации денежного оборота возложена на ЦБ.

Правило проведения операции с наличными  деньгами на территории РФ определяются ЦБ РФ, решением совета директоров и  принятым им положением от 24 апреля 2008 г. N 318-П «О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И ПРАВИЛАХ ХРАНЕНИЯ, ПЕРЕВОЗКИ И ИНКАССАЦИИ БАНКНОТ И МОНЕТЫ БАНКА РОССИИ В КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ».

Для более рационального оборота  наличных денег, для сокращения трудоемких и материальных затрат связанных  с обслуживанием оборота наличных денег основной формой становятся безналичные расчеты. По оценкам Госкомстата РФ последние 5 лет уровень наличных денег в обращении составляет выше 33%. Основными причинами такого расширения налично-денежного оборота называют экономический кризис, кризис неплатежей, замедление расчетов и перевод расчетов в «черный нал». К числу существенных факторов следует отнести низкие доходы населения, отсутствие традиций широкого использования таких платежных инструментов как чеки, пластиковые карты.

Сфера наличного денежного обращения определяет с одной стороны огромный объем кассовых операций, которые выполняются российскими коммерческими банками, а с другой стороны особую роль Банка России в регулировании этой сферы денежного обращения. На Банк России ложится ряд обязанностей:

• Определение порядка ведения кассовых операций в народном хозяйстве.
• Организация изготовления банкнот и монет.
• Установление правил перевода, хранения и инкассации наличных денег.
• Создание резервных фондов, банкнот и металлических монет.
• Установление признаков платежеспособности денежных знаков, порядка замены или уничтожения поврежденных и ветхих банкнот.

Важным показателем положительной  деятельности коммерческих банков является бесперебойное кассовое обслуживание клиента, при этом выдача предприятиям и организациям наличных денег является важнейшей обязанностью коммерческого банка.

Таким образом, под кассовыми операциями понимается деятельность банка связанная  с инкассацией, хранением, приемом и выдачей наличных денег.

В своей деятельности по кассовому  обслуживанию коммерческие банки руководствуются законом РФ «О Банках и банковской деятельности», а также «порядком ведения кассовых операций» утвержденным ЦБ РФ.

Предприятия осуществляют операции с  наличными деньгами в соответствии с порядком «ведения кассовых операций в народном хозяйстве». Предприятия и организации независимо от форм собственности должны сдавать в коммерческие  банки для зачисления на их расчетный счет все суммы, полученные ими наличными деньгами за проданные товары. Предприятиям и организациям по согласованию с обслуживающими их банками устанавливается лимит кассовой наличности.

Коммерческие банки осуществляют операции с наличными деньгами по обслуживанию клиентов только при наличии у них лицензии выданной ЦБ РФ на ведение кассовых операций. При этом банку устанавливается лимит кассовой и операционной наличности. Размер зависит от объема выполняемых банком операций («Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» от 05.01.98г. 14-П (ред. от 31 октября 2002 г. № 1201-У) (утв. Советом директоров Банка России 19.12.1997, протокол N 47)).

Для обеспечения рационального  оборота наличных денег в кассе, банк на основе заявок клиентов составляет кассовый прогноз поступлений и  выплат наличными деньгами.

При недостаточности кассовой наличности для обеспечения предстоящих  выплат банк может получить наличные деньги в РКЦ за счет средств на корреспондентском счете. Сверхлимитный  остаток операционной кассы подлежит сдаче на корреспондентский счет в ЦБ.

Большое значение придается правильной и четкой организации кассовой работы в коммерческом банке, которая должна обеспечить сохранность ценностей и своевременное обеспечение наличными деньгами обслуживающих предприятий, организаций, а также населения.

Для приема и выдачи наличных денег  и других ценностей в коммерческом банке создается отдел кассовых операций, его возглавляет заведующий или старший кассир. Заведующий осуществляет руководство отделом и контроль за работой кассового аппарата. Наряду с главным бухгалтером и руководителем банка заведующий кассой несет ответственность за правильную организацию кассовой работы, за четкое кассовое обслуживание предприятий и организаций, населения, а также за своевременное отражение в учете наличных денег (выданных или полученных) и за сохранность ценностей в кассе банка.

В кассовый отдел банка входят:

• приходные кассы,
• расходные кассы
• приходно-расходные кассы
• вечерние кассы
• кассы для размена денег
• кассы для пересчета денежной выручки
• кассы выдачи чековых книжек.

 Виды и количества таких  касс зависят от объема операций  и характера деятельности банка.  В целях улучшения кассового  обслуживания населения кредитные  организации могут открывать  операционные кассы вне кассового  узла для совершения операций  по приему и выдачи вкладов, по продаже и покупке ценных бумаг, по приему коммунальных платежей и других платежей от физических лиц. Такие кассы расположенные вне кассовых узлов в организациях производят кроме выше перечисленных операций выдачу средств на зарплату, выплат социального характера, командировочные расходы рабочим и служащим. На создание таких касс у кредитной организации должна быть лицензия, а у филиалов доверенность.

Для хранения наличных денег и других ценностей в кредитной организации  выделяются специальные помещения, т.е. хранилища. Технические требования к оборудованию кассовых и денежных хранилищ определяется в специальном документе ЦБ. Кабины кассы должны быть оборудованы таким образом, чтобы можно было зрительно следить за работой кассира, но в то же время помещение должно быть защищено. Денежные хранилища оборудуются так, чтобы обеспечить полную сохранность ценностей. В нем должны быть несгораемые и железные шкафы, которые запираются для хранения наличных денег и ценностей, а также могут быть и стеллажи.

Заявку на подкрепление своей операционной кассы банк подает не позднее, чем  за 5 дней до возникновения такой  потребности. Чтобы заявки подавались своевременно, в банке должны быть четко налажена работа касс и учет оборота денег.

Взаимоотношения банков и РКЦ строятся на договорной основе. Договор предусматривает применение банками единого порядка обработки и упаковки денежных билетов, и монет, правил приема и передачи денег, формы доставки. Также оговаривается предельный остаток в операционной кассе банка.

Учет и документооборот  по операциям с наличными деньгами. Основным принципом, на котором основывается выполнение кассовых операций в банке, заключается в том, что кассир может выполнять операции по приему и выдачи наличных денег, ценностей только на основании распоряжения экономиста учетно-операционного отдела оформленного соответствующими кассовыми документами. Экономисты учетно-операционного отдела проверив законность оформления кассовых операций, подписывает документы, регистрирует их в кассовых журналах (в приходном и расходном отдельно) и передает кассиру.

В начале операционного дня кассиры  получают от заведующего кассой определенные суммы наличных денег в качестве аванса. В течение операционного дня в случае необходимости кассиру может быть выдана дополнительная сумма. В конце дня кассиры отчитываются за использованные полученные суммы, а именно общая сумма проведенных ими за день операций сверяется с данными учета экономистов учетно-операционного отдела. После чего остатки имеющихся у кассиров денег, кассовые документы, составленные кассиром, справки об операциях за день передаются заведующему кассой. Передача денег и ценностей или возврат оставшихся у кассира отражаются в книге кассира и заведующего кассой. Для учета денег и ценностей в кладовой банка ведется книга учета ценностей кладовой. В ней отражается движение ценностей кладовой, а именно наличных денег, бланков ценных бумаг и т.д. Движение кассовой наличности отражается по счету 20202 по обороту и по остаткам. Учет кассовых операций осуществляется во втором разделе плана счетов бухгалтерского учета в кредитной организации на активных счетах 20202, 20207, 20208, 20209. Все кассовые операции делятся на приходные и расходные.

Приходные кассовые операции. Операции банка по приему наличных денег в кассы банка, как правило, приходные кассы, принимают наличные деньги на основании объявления на взнос наличными, которое состоит из трех частей заполняемых клиентом, а именно объявления, квитанции и ордера.

В объявлении указывают от кого принимаются деньги, на какой счет они зачисляются, сумму цифрами и прописью, назначение взноса. Заполненный комплект бланка объявления клиент передает экономисту учетно-операционного отдела, который проверяет правильность заполнения всех трех частей и регистрирует сумму в приходном кассовом журнале. Подписанное объявление передается кассиру, который принимает наличные деньги и после их пересчета подписывает квитанцию, ставит печать кассы и выдает квитанцию.

Ордер, заверенный подписью кассира, возвращается операционисту, который в приходном кассовом журнале делает отметку о поступлении денег по соответствующему счету. В бухгалтерском учете операции по зачислению денег на счет клиента осуществляется на основе приходного кассового журнала и оформляется проводкой: Д20202 К40702.

После получения данных о синтетическом  и аналитическом учета, а также  их сверки, ордер передается клиенту  вместе с выпиской с его лицевого счета. Наличие ордеров позволяет  клиентам следить за поступлением денежных средств в банк и за правильностью произведенных записей по их счетам. Объявления остаются у кассира и в конце дня передаются заведующему кассой вместе с другими кассовыми документами. Некоторые операции по внесению наличных денег оформляются приходными кассовыми ордерами, а именно по оплате наличными деньгами банковских услуг, внесения денег физического лица во вклады, возврат неиспользованных подотчетных сумм, на приобретение слитков драгоценных металлов у физических и юридических лиц, и т.д. В конце дня кассир на основе кассовых документов составляет справку об общей сумме принятых наличных денег с распределением по экономистам учетно-операционного отдела, от которых поступили кассовые документы. Общая сумма по справке должна совпадать с суммой принятых наличных денег. Данные из справки сопоставляются с записями в приходном кассовом журнале экономистов учетно-операционного отдела. Произведенная сверка заверяется подписями экономиста в справке, кассиром в приходном кассовом журнале. Остаток кассовой наличности вместе со справкой и кассовыми документами кассир передает заведующему кассой под расписку в книге кассира приходной кассы.

Расходные кассовые операции. Расходные кассовые операции - операции по снятию наличных денег с расчетного счета и выдачи через кассу банка. Основными документами для получения наличных денег служит денежный чек для юридических лиц и расходный кассовый ордер для физических лиц. Одновременно с заполнением клиентом чека его реквизиты переносятся на корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке. Чеки предъявляются экономистам учетно-операционного отдела для проверки наличия средств на счете клиента для оплаты чека. Экономист проверяет правильность заполнения чека, ответственность подписи и печати чекодателя с образцами в карточке, также с ней сверяется номер чека с номерами чековой книжки выданной данному клиенту. Затем экономист передает чек контролеру по расходным кассовым операциям, после принятия чека возвращает контрольную марку клиенту, по которой средства могут быть получены в назначенное время. Контролер, убедившись в наличии на обратной стороне чека разрешительных подписей экономиста на оплату чека, росписи в получении денег, повторно проверяет правильность заполнения чека, подписей, печати. Контролер ставит подпись на обратной стороне чека и регистрирует сумму чека в кассовом журнале. Контроллер передает чек кассиру лично или через курьера банка под расписку в отдельной книге или в кассовом журнале. Получив расходный кассовый документ, кассир проверяет наличие подписей экономиста и контроллера и тождественность их подписей, а также сведения о предъявлении паспорта и наличия расписки в получении денег. После проверки кассир по номеру поступившего чека вызывает получателя денег, принимает от него контрольную марку, просит получателя произнести в слух сумму и наименование организации, назвать фамилию, имя, отчество и после этого выдает наличные деньги. Контрольные марки приклеиваются к соответствующим чекам в специальном месте. По некоторым операциям выплата наличных денег оформляется кассовыми ордерами:

•   Выдача авансов по зарплате сотрудникам банка
• Выдача вклада физическим лицам
• Выдача подотчетных сумм сотрудникам банка
• Сдача сверхлимитного остатка кассы для зачислении на корреспондентский счет и др.

В бухгалтерском учете расходные  кассовые операции отражаются на основе расходно-кассового журнала, и после сверки его с экономистом и кассиром сумма выданных наличных денег отражается бухгалтерской проводкой:

1. выдача под отчет Д60308 К20202
2. выдача зарплаты работникам коммерческого банка Д60305 К20202.

В оформлении расходно-кассовых операции кроме экономиста учетно-операционного отдела и кассира участвует специально выделенный работник, т.е. контроллер по расходным кассовым операциям. В конце дня кассир расходной кассы сверяет общую сумму оплаченных документов с данными в расходном кассовом журнале контролера, для этого он составляет отчетную справку, в которой указывается сумма аванса, полученная под отчет вначале дня, а также сумма, выплаченная за день и остаток денег в кассе. Правильность суммы оборотов указанных в справке заверяется контролером по кассовым операциям. Одновременно кассир заверяет подписью правильность общей суммы в кассовом расходном журнале. Остаток денег, расходные документы вместе с отчетной справкой кассир расходной кассы сдает заведующему кассой под расписку в книге кассира. На основе справок кассира операционные кассы заведующий кассой составляет справку о кассовых оборотах, сверяет ее с кассовыми оборотами по кассовым журналам, затем сумма кассовых оборотов записывается в книгу учета ценностей кладовой, и выводится остаток на следующий день, который должен быть равен денежной наличности. Если остаток кассовой наличности на конец дня превышает лимит операционной кассы, то банк должен сдать сверхлимитный остаток касс в РКЦ. Доставка наличных денег в РКЦ осуществляется инкассатором, на сумму сдаваемой в РКЦ наличности составляется препроводительная ведомость в трех экземплярах:

1. Кладется в инкассаторскую сумку вместе с наличными деньгами, сумка пломбируется
2. Передается инкассатору и является накладной
3. Квитанция с распиской инкассатора в приеме денег остается в банке.

На сумму инкассированных денег  выписывается платежное поручение  для зачисления наличных денег на корреспондентском счет в РКЦ.

Сумма наличных денег, переданных из кассы инкассатору, отражается проводкой: Дт 20209 Кт 20202.