Учет кассовых операций

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном  кассовом ордере или заменяющем его  документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Оплата труда, выплата пособий  по социальному страхованию и  стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе  платежной (расчетно-платежной) ведомости  делается разрешительная надпись о  выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц на это уполномоченных.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ____".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и  подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 «Порядка ведения кассовых операций в РФ» организация должна вести только одну кассовую книгу. В то же время для каждого кассового аппарата должна вестись отдельная книга кассира-операциониста.

В обязанность кассира входит ведение  кассовой книги, которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера.

Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. А затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

В организации, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  ордере или в другом, заменяющем его документе, в оправдание остатка  наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.

В организации, где работает несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Для учета кассовых операций Планом счетов используется активный счет 50 «Касса».

Счет 50 «Касса» предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассе организации.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в  кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы организации.

К счету 50 "Касса" могут быт  открыты субсчета:

- 50-1 "Касса организации";

- 50-2 "Операционная касса";

- 50-3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитывают находящиеся в кассе  организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки  государственной пошлины и другие денежные документы.

Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается специальная касса. Кассам устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Они должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных  документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность  и платежеспособность по имеющимся  контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.

Оплату товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных  валютах. Пересчет других видов иностранных  валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о  котором присылается банком в  кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

Для обособленного учета наличия и движения наличной иностранной валюты к счету 50 "Касса" открывают соответствующие субсчета.

Находящиеся в кассе организации  почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной  пошлины и другие денежные документы учитывают на субсчете 50-3 "Денежные документы" счета 50 "Касса" в сумме фактических затрат на их приобретение.

Денежные средства в иностранной  валюте и операции с ними учитываются в рублях.

Корреспонденция счетов по кассовым операциям представлена в табл. № 1.

Таблица № 1

№ п/п	Дебет			К			Содержание хозяйственных операций		Первичные документы
1	50-1			50-2			Переданы  денежные средства из операционной кассы  в кассу организации.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", № КМ-4 "Журнал кассира-операциониста", № КМ-6 "Справка - отчет кассира - операциониста".
2	50			51			Получены денежные средства в кассу  расчетного счета.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Выписка банка по расчетному счету, Корешок чека на получение наличных денежных средств с расчетного счета.
3	50			55			Получены денежные средства в кассу  со специального счета.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Выписка банка по специальному счету.
4	50			52			Получены денежные средства в кассу  с валютного счета.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Выписка банка по валютному расчетному счету.
5	50			62			Получен аванс наличными в счет поставки товаров (работ, услуг).		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Чек ККМ.
6	50			62			Отражена продажа продукции  за наличный расчет (с применением  счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками").		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Чек ККМ.
7	50			70			Отражен возврат в кассу излишне  выданных сумм оплаты труда.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
8	50, 50-3			71			Возвращены в кассу неизрасходованные  подотчетные суммы и денежные средства.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
9	50			73-2			Поступили платежи от работников в  погашение материального ущерба, причиненного ими.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
10	50			73-1			Поступили платежи от работников по выданным займам.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
11	50			76-2			Поступили в кассу суммы по ранее  предъявленным претензиям.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
12	50			75-1			Отражен взнос учредителями вкладов  в уставный капитал организации  наличными средствами.		Учредительные документы, № КО-1 "Приходный кассовый ордер"
13	50			79			Поступили в кассу денежные средства от обособленного подразделения  организации.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
14	50			91-1			Отражена продажа основных средств  и прочих активов за наличный расчет, в том числе работникам организации.		№ КО-1 "Приходный кассовый ордер", Чек ККМ.
15	50			91-1			Отражены положительные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к  иностранной валюте, находящейся  в кассе организации.		Бухгалтерская справка-расчет
16	70			50			Выдана из кассы заработная плата.		№ КО-2 "Расходный кассовый ордер", № Т-53 "Платежная ведомость".
17	71	50, 50-3			Выданы из кассы подотчетные  суммы и денежные документы.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
18	73-1	50			Выдан заем работникам.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
19	70	50			Выплачены из кассы доходы от участия  в организации лицам, являющимся работниками организации.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер".
20	75-2	50			Выплачены из кассы доходы от участия  в организации лицам, не являющимся работниками организации.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
21	76-4	50			Выплачены депонированные суммы.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер", Карточка депонированных сумм.
22	76-3	50			Выданы денежные средства в погашение  убытков от совместной деятельности.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
23	79-2	50			Выданы денежные средства структурным  подразделениями организации.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
24	81	50			Выкуплены за наличный расчет собственные  акции у акционеров.				№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
25	91-2		50			Отражены отрицательные курсовые разницы в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранной валюте, находящейся в кассе организации.		Бухгалтерская справка-расчет
26	94		50			Отражена недостача денежных средств  в кассе.		№ ИНВ-15 "Акт инвентаризации наличных денежных средств", № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"

 

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Приказом Министерства финансов РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» и «Порядком ведения кассовых операций в РФ».

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров в каждой организации производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др., находящихся в кассе организации. Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2-х экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица. До начала ревизии от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. При смене материально ответственных лиц акт составляется в 3-х экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности, материально ответственному лицу, принявшему ценности, и бухгалтерии). В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Ответственность за соблюдение «Порядка ведения кассовых операций в РФ» возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.

Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение организациями требований «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению организациями.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).