Учет кассовых операций и денежных документов

Как уже  отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий организации могут хранить в кассах наличные сверх установленных лимитов в течение трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере). [12]

Следовательно, при истечении этого срока  кассир должен сделать следующее:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

- записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ______".

Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные  кассиром в платежных или расчетно-платежных ведомостях, и произвести подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

К нему прикладываются квитанции приходной кассы банка о приеме наличных на расчетный счет. [9]

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или расчетно-платежным ведомостям может производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

На этих сотрудников должен быть издан приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается порядком ведения кассовых операций.

1.4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все приходные  и расходные кассовые ордера и  документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы подлежат обязательной регистрации. [9]

Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов заполняется организациями всех форм собственности, осуществляющими прием и выдачу наличных денежных средств. (Приложение № 5).

      1.5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

В настоящее  время для учета движения денег, выдаваемых старшим кассиром под отчет другим сотрудникам, непосредственно осуществляющих выплаты, применяется книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Данная книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них.

Книга заполняется  кассиром на основании первичных  кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы). (Приложение № 6). [11]

1.6. Порядок ведения кассовой книги.

Для учета  поступления и выдачи наличных денежных средств в кассе организации применяют кассовую книгу. (Приложение № 7). Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы. [9]

Кассовая  книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток "Вкладной лист кассовой книги". ( Приложение № 8). Одновременно  с ней формируется распечатка "Отчет кассира" (Приложение № 9). Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Поступление наличной выручки и контроль за полнотой ее учета.

Наличная  выручка от продажи продукции, работ  и услуг может поступать от населения, или от юридических лиц.

      2.1. Поступление наличной выручки от населения.

Организации, получающие наличную выручку от населения  за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в соответствии со статьей 1 Закона РФ от 18 июня 1993 г. № 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением" должны обязательно применять контрольно-кассовые машины.

Контрольно-кассовая машина является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки. [11]

На каждую контрольно-кассовую машину администрация  предприятия должна заводить журнал кассира-операциониста. Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков контрольно-кассовой машины. Журнал должен быть прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и печатью, его страницы должны быть пронумерованы.

Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в

хронологическом порядке чернилами или шариковой  ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно по окончании работы на контрольно-кассовой машине кассир-операционист снимает  показания счетчиков. Проведенная  через контрольно-кассовую машину выручка, выявленная по показаниям счетчиков, должна быть равна фактической сумме выручки. Сумма выручки за день записывается в журнал. В журнале также указывается суммы по возвращенным покупателями (клиентами) чекам на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателями (клиентами) по неиспользованным чекам. На сумму неиспользованных кассовых чеков, оформленных актом, уменьшается выручка кассы. [10]

В конце  рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе  с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему

кассиру. Итак, фактическая сумма выручка, отраженная в книге кассира-операциониста, должен быть полностью оприходована в центральную кассу по приходному кассовому ордеру. Оприходования выручки в кассу оформляется проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет "Кассовые операции"

Кредит 90 субсчет "Выручка"

- поступила  выручка от продажи товаров  (работ, услуг).

Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться по дням с записями в кассовой книге предприятия и  с приходными кассовыми ордерами.

Пример:

В ООО "Теплые идеи" кассир-операционист перед началом работы 1 июля 2013 г. получил деньги под отчет на разменную монету для ККМ, используемую при наличных расчетах с населением, в сумме 500 рублей. В течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб. Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб. В бухгалтерском учете ООО «Теплые идеи» сделаны следующие проводки.

Дебет 71 Кредит 50 субсчет "Касса организации" - 500 руб. – выдано под отчет кассиру-операционисту для разменной монеты;

Дебет 50 субсчет "Касса организации" Кредит 90 субсчет "Выручка"

     - 28 000 руб. – отражена выручка  от продажи товаров.

2.2.  Поступление наличной выручки от юридических лиц.

Предприятия могут получать выручку наличными  денежными средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.

Приход  денег в кассу, полученных от покупателей  в погашение задолженности за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в бухгалтерском учете отражается проводкой. [8]

      Пример:

Дебет 50 субсчет "Касса организации"

Кредит 62 - получены денежные средства от покупателей

Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (с изменениями и дополнениями).

Расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим  лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (далее - индивидуальный предприниматель), между индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими  предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться  в размере, не превышающем 100 тысяч  рублей. ( Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Документами, подтверждающими  осуществление  расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212 на предприятие  налоговым органом или федеральным органом налоговой полиции налагается штраф.  Оформленные надлежащим образом товаросопроводительные документы (доверенность, накладная) расчетные документы (счет-фактура) являются основанием для расчета. На основании этих документов производится прием наличных поставщиком (продавцом) в кассу по приходному кассовому ордеру.

      2.3.  Контроль за полнотой учета наличной выручки.

Кассовые  операции проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге в двух экземплярах под копирку (напомним, что второй отрывной экземпляр сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.

На конец  отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 "касса", являющееся разницей сумму оборотов поступления с остатком на начало отчетного периода и выдачи, имеющихся в кассе денежных средств, заносится в Главную книгу и в актив Бухгалтерского баланса в строке "Касса". Сопоставляя балансовые данные по статье "Касса" с главной книгой, журналом-ордером с ведомостью по счету 50 "Касса" и кассовой книгой, бухгалтер должен контролировать равенство записей. [9]

Для подтверждения  полноты и своевременности оприходования  денежных средств, полученных с расчетного счета в банке, применяется метод взаимного контроля, при котором сопоставляются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса" а корреспонденции со счетом 51 "Расчетный счет" с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет" в корреспонденции со счетом 50 "Касса". Обе суммы должны совпадать. Предприятия за не оприходование или неполное оприходования денежной наличности подвергаются штрафу в трехкратном размере не оприходованной суммы.

      2.4. Сдача выручки в банк и учет переводов в пути.

Согласно  Порядку ведения кассовых операций, предприятие может хранить с  своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.

Выручка может  сдаваться кассиром предприятия:

- в кассу банка (дневная и вечерняя),

- в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,