Учет использования материалов в ОАО «Агроимпульс»

В отделе снабжения по поступающим документам проверяют  соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и  другим договорным условия. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Оплата за такие поставки может быть осуществлена в виде предоплаты, аккредитивом, чеком, наличными, безналичным расчетом, либо на бартерной основе.

Кроме того, отдел снабжения  осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью  в отделе снабжения ведут «Журнал учета поступающих грузов», в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запросов о розыске груза.

Проверенные платежные  требования из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов. [5]

Экспедитор принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. При обнаружении  или признаков, вызывающих сомнение груза он может потребовать от транспортной организации проверки груза. В случае обнаружения недостачи, порчи материалов составляется коммерческий акт в двух экземплярах, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной    организации    или    поставщику.   В   ее    адрес    направляется претензионное письмо с приложением документов (акт, накладная, квитанция) и предложение возместить сумму убытков.

Для предъявления претензий  к транспортным организациям законом  установлен шестимесячный срок. Транспортная организация в течении трех месяцев  обязаны рассмотреть претензию и уведомить заявителя о своем решении. Если претензия отклонена или оставлена без ответа, заявитель имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двух месячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки ответа на претензионное письмо.

Для получения материалов со склада экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. Доверенность выписывается бухгалтером или другим работником бухгалтерии. Доверенность заполняется в одном экземпляре и подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Отрывная часть доверенности выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение ТМЦ, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Срок, на который может быть выдана доверенность, устанавливается, как правило, пятнадцать дней. Форма доверенности  № М-2 удостоверена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а.

Принятые грузы, полученные материалы экспедитор доставляет на склад предприятия, и сдает заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов в данном счете поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами, типовая межотраслевая форма № М-4. Приходный ордер по форме № М-4 составляет кладовщик. В нашем примере Крымова Т. С.

В строке «Приходный номер №» указывается порядковый номер приходного ордера.

Первичные документы  на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях.

В строке «Организация»  указывается наименование организации, получающей материальные ценности от поставщика или из переработки, а также код по ОКПО.

В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения организации, получающего материальные ценности.

В графе «Дата составления» указывается дата заполнения приходного ордера.

В графе «Код вида операции»  указывается код, присвоенный организацией операции перемещения материальных ценностей. Если система кодирования в организации не применяется, то в данной строке ставится прочерк.

В графе «Склад» указывается  наименование, номер или код склада, на который поступили материальные ценности

Графа «Поставщик» разделена  на две графы «наименование» и «код».

В графе «Поставщик/наименование»  указывается наименование организации  поставщика.

В графе «Поставщик/код» указывается код поставщика, который  присвоен ему в данной организации.

В графе «Страховая компания»  указывается наименование компании, застраховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется.

В нашем примере участие  страховой компании не предусмотрено, поэтому в данной строке ставится прочерк.

Графа «Корреспондирующий счет»  заполняется позже в бухгалтерии.

Графа «Номер документа» разделена  на две графы: «сопроводительного» и «платежного».

В графе «Номер документа/сопроводительного» указывается номер сопроводительного  документа, на основании которого составляется приходный ордер (например: накладной и др.).

В графе «Номер документа/платежного»  проставляется номер платежного документа (например: чека, платежного поручения и др.).

Далее заполняется  таблица, содержащая данные непосредственно  о материальных ценностях, поступление которых оформляется заполняемым приходным ордером.

В графе 1 «Наименование, сорт, размер, марка» указываются основные характеристики, позволяющие идентифицировать материальные ценности, оприходованные по конкретному документу.

В графе 2 «Номенклатурный номер» указывается номенклатурный номер данных ценностей, установленный организацией в централизованном порядке или самостоятельно. Если для целей учета указание номенклатурного номера не требуется (когда эти данные не несут в себе дополнительной учетной информации или не являются необходимым признаком для идентификации материальных ценностей), то в данной графе может ставиться прочерк.

В графе 3 «Единица измерения/код» указывается код единицы измерения полученных материальных ценностей в соответствии с системой кодирования и классификации, разработанной в организации. На небольших предприятиях, ведущих учет вручную или с использованием несложных компьютерных программ, нет необходимости использовать систему кодирования. Если использование системы кодирования организации не требуется, то в данной графе ставится прочерк.

В графе 4 «Единица измерения/наименование» проставляем наименование единицы измерения.

В графу 5 «Количество/по документу» заносится количество материальных ценностей по сопроводительному документу в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В графу 6 «Количество/принято» проставляется количество, фактически принятых материальных ценностей, в соответствующих единицах измерения, указанных в графе «Единица измерения».

В графе 7 «Цена, руб. коп» указывается стоимость единицы соответствующих материальных ценностей (по сопроводительным документам).

В графе 8 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей без НДС (по сопроводительным документам).

В графе 9 «Сумма НДС, руб. коп.» указывается величина НДС (по сопроводительным документам).

В графе 10 «Всего с учетом НДС, руб. коп.» указывается стоимость принятого количества соответствующих материальных ценностей с НДС (согласно соответствующему сопроводительному документу).

Графа 11 «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

В графе 12 «Порядковый номер по складской картотеке» указывается порядковый номер карточки складского учета материалов (форма № М-17).

На оборотной  стороне приходного ордера продолжается таблица с данными по поступившим материальным ценностям.

После внесения сведений о всех оприходованных данным ордером материальных ценностях в свободных строках таблицы ставятся прочерки. Это делается для того, чтобы исключить возможность последующих приписок.

В строке «Итого»  на оборотной стороне приходного ордера указываются итоговые суммы в натуральном и денежном выражении: количество принятых материальных ценностей в соответствующих единицах измерения:

• количество;
• общая стоимость без НДС;
• суммарная величина НДС;
• общая стоимость материальных ценностей, с учетом НДС.

Обращаем внимание читателей, что необходимо суммировать не только данные по строкам с денежными суммами, но и количественные данные (вне зависимости от того, что они могут быть выражены в разных единицах измерения). Это необходимо для того, чтобы исключить возможность последующих приписок в этой графе.

Приходный ордер  должен быть подписан материально ответственным  лицом, принявшим материальные ценности с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы), а также работником, сдавшим материальные ценности, с указанием его должности и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).

Материальные ценности приходуют в соответствующих  единицах измерения. При отсутствии расхождения между данными поставщика и фактическими данными разрешается  осуществлять оприходования материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов форма № М-7, которая служит для предъявления претензий поставщику.

В составе комиссии должен быть представитель поставщика или  представитель незаинтересованной организации. [10]

Экспедитор все документы по доставленным на склад товаро-материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приемке сдает в свою бухгалтерию для списания с него выданной ранее доверенности. Для отчета за полученные наличные средства экспедитор составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения ТМЦ (чеки, счет-фактура и другие), так и факт сдачи их на склад (приемная фактура и приходный ордер). Материальные ценности поступают на склады и хранятся под наблюдением материально-ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности.

Поступление на склад  материалов собственного изготовления, отходов производства и другие оформляют  одну или многострочными требованиями – накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах:    первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика,     второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и  сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей № М-35, полученных от разборки и демонтаже зданий и сооружений.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного  документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск установленных лимитов. Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым представлено право подписывать документы на получение и отпуск со склады материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые  материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Расход материалов, отпускаемых в производстве и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами форма № М-8. (Приложение В) Их выписывает плановый отдел в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха – получателя. Представители цеха расписываются в получении материалов в карте, находящейся на складе. [15]

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной форма № М-11 на замену. При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «замена, смотри требования № 54» и уменьшают остаток лимита.

Если материалы со склада отпускаются не часто, то их отпуск оформляют одно– или многострочными требованиями – накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй с распиской получателя у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия принимают однострочные или многострочные требования накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценности.