Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3 ст. 217 и подпунктом 2 п. 1 ст. 238 НК РФ обложению соответственно налогом  на доходы физических лиц и ЕСН  не подлежат все виды установленных действующим законодательством  Российской Федерации компенсационных выплат в пределах установленных норм, связанных в том числе с использованием работниками трудовых обязанностей, включая проезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов.

При оплате работодателем  расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются следующие суммы:

- суточные, выплачиваемые  в пределах норм, установленных  в соответствии с действующим законодательством;

- фактически  произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбору за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

При непредставлении  налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Следует учитывать, что согласно п. 3 ст. 236 НК РФ от обложения ЕСН освобождаются любые выплаты в пользу физических лиц. производимые за счет средств, остающихся в распоряжении организации после уплаты налога на прибыль.

Оформление  расчетов по представительским расходам. К представительским расходам в соответствии с п.2 ст. 264 НК РФ относятся расходы, организаций на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, транспортное обеспечение  доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским  расходам не относят расходы на организацию  развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

В соответствии с пунктом 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ представительские  расходы в течении отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный период.

Отнесение представительских  расходов на затраты производства допускается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, величина расходов.

При заправке автомобиля топливом за наличный расчет рекомендуется выдавать водителю под отчет один или два раза в месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Список лиц, имеющих право на получение денег на приобретение ГСМ, максимальная сумма, которая может быть выдана под отчет, и сроки составления авансовых отчетов должны быть установлены приказом по предприятию.

Размеры этой суммы  определяются предприятием самостоятельно на основании практического опыта и плана  использования автомобиля.

 «Организация  учета ГСМ на предприятиях  предложен такой вариант приказа (приложение 1).

При приобретении ГСМ за наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы  водитель должен представить отчет  о ранее приобретенном топливе. Данные о приобретенном за наличный расчет бензине заносятся в лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По окончании месяца она сдается в бухгалтерию вместе с путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз, заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива; стоимость одного литра топлива.

Очень часто  на практике на небольших предприятиях сотрудники, эксплуатирующие автотранспортные средства, не требуют или забывают потребовать на заправке чеки АЗС, а на предприятии впоследствии произведенные расходы им возмещают. Как правило, подобная хозяйственная операция сопровождается составлением внутреннего акта.

Составление внутренних актов для списания в том случае, когда водитель не получил при  заправке автомобиля документ, подтверждающий расходы, для включения этих расходов в себестоимость продукции (работ, услуг), не допускается.

Если такие  расходы все-таки произведены, необходимо:

- произвести  их за счет чистой прибыли  предприятия;

- удержать с  получивших деньги сотрудников  налог на доходы физических  лиц;

- начислить 26% взносов в ЕСН.

Выделение расчетным  путем НДС со стоимости  ГСМ, приобретенных  за наличный расчет, производится и  в том случае, когда сумма НДС  в чеке АЗС не выделена.

В случае изменения  размера снабженческо-сбытовой надбавки для организаций нефтепродуктообеспечения указанный выше размер уточняется при необходимости Федеральной налоговой службой РФ по согласованию с Министерством финансов РФ.

Пример 2. В авансовом  отчете водителя на предприятии, заправка автомобилей которого производится за наличный расчет, указана и подтверждена чеками АЗС оплата 700 литров бензина АИ-92 по цене 19,70 рублей за один литр на сумму 13790 рублей.

Данная сумма  должна быть отражена в учете следующим  образом:

1. расчетным путем выделяется сумма налога на добавленную стоимость 13790*13,79%=2729,04 рублей.
2. расчетным путем исчисляется стоимость топлива 13790-2729,04=11060,96 рублей.

Таблица 2.1

Основная  корреспонденция счетов по учету  расчетов

  с подотчетными лицами 

 

№ п/п	Содержание  операции	Корреспондирующий счет (субсчёт)
1	2	3		4
1	Выдано под  отчет водителю на приобретение  топлива за наличный расчет	71		50
2	Оприходовано  топливо в бак автомобиля	10/3		71
3	Налог на добавленную  стоимость, выделенный расчетным путем  от стоимости топлива	19		71
4	Отражена сумма  наличных денежных средств, выданная подотчет		71	50
5	Сумма командировочных  расходов, подлежащая возмещению командированным лицом		20,23,25,26,29	71
4	Отражены суммы  «входного» НДС, начисленные со стоимости  услуг по проживанию и проезду  к месту командировки и обратно		19	71
5	Отражен зачет  сумм «входного» НДС, начисленных со стоимости услуг по проживанию и  проезду к месту командировки и обратно		68	19
6	Отражена сдача  неиспользованного остатка подотчетных  сумм		50	71
7	Отражено возмещение  работнику суммы перерасхода по служебной командировке		71	50

 

8	Отражены не возвращенные в установленные сроки неиспользованные подотчетные суммы	94	71
9	Отражено удержание  невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы работников	70	94
10	Отражены невозвращенные подотчетные суммы, которые по тем или иным причинам не могут быть удержаны из заработной платы работников	73	94
11	Возвращены  неиспользованные подотчетные суммы, ранее  отраженные на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	50	94
12	Отражена в составе представительских расходов стоимость билета, приобретенных подотчетным лицом самостоятельно или выданных ему подотчет	44	71

 

Так как сумма  налога на добавленную стоимость, подлежащая внесению в бюджет, определяется как  разница между суммами налога, полученными от  покупателей за реализованные им товары (работы, услуги), и суммами налога, фактически уплаченными поставщикам за оприходованные материальные ресурсы (выполненные работы, оказанные услуги), то одновременно сумма НДС может быть принята к зачету.

Единственным  документом, в соответствии с которым  сумма уплаченного НДС может  быть принята к зачету, является счет-фактура, а АЗС такого документа водителям не выдает, у предприятий нет основания для зачета сумм НДС, уплаченных при приобретении топлива за наличный расчет на АЗС. Одновременно, до внесения соответствующих изменений в инструкцию о порядке исчисления и уплаты НДС, предприятия не могут списывать суммы этого налога и на издержки производства и обращения.

Расчеты с подотчетными лицами осуществляются в случаях, когда необходимо произвести закупки за наличный расчет в других организациях, в розничной торговле, у физических лиц или произвести расчеты с командированными работниками.

В таких случаях  уполномоченным или командированным  работникам по распоряжению руководителя организации выдаются под отчет наличные денежные средства.

Выдача наличных денежных средств работникам организации  под отчет регулируется Порядком ведения кассовых операций, а также  приказом руководителя, которым предусматриваются круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных сумм, а также сроки их возврата и (или) предоставления авансового отчета об их израсходовании.

Размеры выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, в каждом конкретном случае определяются руководителем организации. На хозяйственно-операционные расходы подотчетные суммы выдаются без каких-либо ограничений. При этом для избежание возможных проблем организации должны учитывать указание Банка России от 14.11.2001 № 1050-У, согласно которому в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб. Исходя из этого выдаваемую под отчет сумму средств на хозяйственно – операционные расходы рекомендуется  ограничивать указанными суммами. Суммы, причитающиеся командированным работникам, исчисляются исходя из расчетных показателей продолжительности командировки  и установленных норм расходов. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

Выдача новых  подотчетных сумм производится при  условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Передача наличных денег, выданных под отчет, одним лицом другому запрещается.

При производстве закупок следует помнить, что  каждый отдельны платеж, произведенный подотчетным лицом сторонней организации, не должен превышать установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами – 60 тыс. руб. Это требование относится как к физическим лицам, имеющим на руках доверенность, выданную организацией на право осуществления отдельных операций, так и к физическим лицам, не имеющим указанной доверенности: подотчетное лицо действует от лица работодателя, который впоследствии должен утвердить его авансовый отчет.

 

 

2.3. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами        

 

Подотчетными  лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и  командировочные расходы.

При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных суммы   и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере №7. Это комбинированный реестр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 (таблица 2.2).