Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

1. Нормативно  – правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:

• План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МФ РФ № 94н от 31 октября 2000г.);
• Налоговый кодекс российской Федерации (гл. 21,23,24.ю25).
• Порядок ведения кассовых операций № 40 от 4 .10.93
• Положение о порядке покупки  и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ РФ № 61н  от 25 июля 2006 г.) (ред. от 20 августа 2002 г.)
• Постановление правительства РФ от 8.02.02 г.№93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных  или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;
• Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран. (утв. пр.  Минф. РФ № 15 н от 4.03.01 г.)
• Постановление Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО -1 «Авансовый отчет»;

2. Учетные документы,  отражающие совершения хозяйственной  операции: авансовый отчет (форма  №АО -1), журнал регистрации авансовых  отчетов, приказ о направлении работника в командировку (форма  № Т – 9), командировочное удостоверение (форма Т – 10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т10 а), список лиц которым разрешено получение наличных  денег из кассы, приказы об утверждении смет представительских расходов, сметы представительских расходов, главная книга, журнал ордер №7;

3.  Бухгалтерская  отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов: ФОРМА №1 «Бухгалтерский баланс» (строка баланса 246 – прочая дебиторская задолженность),;

4. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

ГУП ЧИТОБЛДОРУПРАВЛЕНИЕ  ФИЛИАЛ ШИЛКИНСКОЕ

ДОРОЖНОЕ ЭКСПЛУТАЦИОННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

 

2.1. Экономическая  характеристика хозяйственно – финансовой деятельности предприятия

 

ФГУП «Забайкалавтодор»  филиал Шилкинское дорожное эксплуатационное управление образовано в 1999 году в г. Шилка, головная организация находится в г. Чита ул. Проезжая, 46. Филиалы ГУП «Читинское областное дорожное управление» образованы в  соответствии со статьей 120 ГК РФ. По форме собственности филиалы являются государственными. Основным задачами филиалов, как это следует из учредительных документов, являются хозяйственнее ведение находящихся у них на балансе автомобильных дорог и дорожных сооружений, а также их содержание, ремонт, строительство и реконструкция за счет средств, полученных от ГУП «Читоблдоруправления».

Филиалы в соответствии со своими учредительными документами имеют право заниматься коммерческой деятельностью, взимать различные сборы и платежи, а также размещать свободные средства на депозитных банковских счетах. Филиалы финансируются за выполненные работы для заказчиков ГУ «Автомобильные дороги Читинской области», ГУ УПРДОР «Забайкалье», ГУ ДСД «Дальний Восток» через аппарат управления ГУП «Читинское областное дорожное управление» после задачи выполненных работ.

Бухгалтерский учет Областное дорожное управление (далее предприятие) осуществляется бухгалтерией филиала, возглавляемой главным бухгалтером. Права и обязанности главного бухгалтера определены в «Положении о бухгалтерском учете».

Предприятие осуществляет оценку имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Предприятие ведет учет хозяйственных операций на производственном плане счетов согласно «Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации», утвержденной приказом Минфина РФ №94 Н от 31 октября 2000 года.(Приложение № 1)

Формы учетных  документов

В части документирования хозяйственных операций, первичные  документы принимаются к учету только в случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной документации, утвержденных совместным Постановлением Госкомстата России от  29 мая 1998 года № 57 Минфина России и от 18 июня 1998 года №27.

В случае, когда  операция для ее отражения в учебе  требует составления не предусмотренного альбомом документа, то такой документ должен содержать реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129 РФ «О бухгалтерском учете»:

1. наименование  документа;

2. дату составления  документа;

3. наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

4. содержание  хозяйственной операции;

5. измерители  хозяйственной операции в натуральном  выражении;

6. наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления, личные подписи указанных лиц.

При ведении  бухгалтерского учета с использованием компьютерной техники учетные регистры могут составляется на бумажных носителях информации.

 

 

 

 

 

 

2.2. Документальное оформление учета расчетов с подотчетными

       лицами

 

 Расчеты с работниками по суммам, выданным им подотчет на нужды служебных командировок, организуется с учетом положений Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировок в пределах СССР», которая

применяется в части, не противоречащей ТК РФ.

Направление работника в командировку производится исключительно руководителем организации с выдачей командировочного удостоверения. В настоящее время применяется форма командировочного удостоверения, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.(Приложение № 2)

Удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной  командировке, в том числе время  прибытия в каждый из пунктов назначения и время убытия из них. В целях  удостоверения мест пребывания на оборотной  стороне удостоверения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые должны быть заверены подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном  экземпляре работником кадровой службы на основании устного или письменного распоряжения руководителя организации.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который  был командирован.

 

Дополнительно к командировочному удостоверению по усмотрению руководителя организации может оформляться приказ (распоряжение) по организации. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 утверждены типовые формы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).(Приложение № 3)

Приказ заполняется  работником кадровой службы в одном  экземпляре и передается на подпись  руководителю организации или уполномоченному  лицу. В приказе указываются фамилия и инициалы командируемого работника, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, цель, время и место командировки. При необходимости в приказе указываются источник оплаты сумм командировочных расходов и другие условия направления в командировку.

До убытия в  командировку руководителями структурных  подразделений, от которых командирован работник, оформляется «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении» (форма  № Т-10 а), утверждаемое руководителем организации или уполномоченным лицом. задание передается в кадровую службу организации для его использования при оформлении приказа о направлении в командировку.

По прибытии из командировки работником должны быть оформлены и представлены по принадлежности авансовый отчет и отчет о выполнении служебного задания.

Отчет о выполнении задания оформляется на бланке формы  № Т-10а, согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию организации вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетам.

В соответствии с п.11 Порядка ведения кассовых операций организации вправе выдавать под отчет наличные денежные средства в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Для определения  суммы аванса производится примерный расчет исходя из срока командировки, предполагаемых норм расходов по суточным и найму жилого помещения (в том числе в пределах установленных норм), а также по проезду к месту командировки и обратно.

Лица, прибывшие  из командировки, в течении трех рабочих дней должны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

При этом следует  учитывать, что постановлением Госкомстата  России от 01.08.2001 № 55 утверждена унифицированная  форма авансового отчета (форма № АО-1). Именно по данной форме должен представляться отчет об израсходованных средствах на служебную командировку.

К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение  и документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные билеты, счета гостиниц, другие документы, подтверждающие факт найма жилого помещения и проезда к местам проведения командировки и обратно, а также документы, подтверждающие расходы за пользование постельными принадлежностями, и др.

Согласно пункту 12 п. 1 ст. 264 РФ налоговую базу по налогу на прибыль организации могут уменьшать только следующие расходы на оплату служебных командировок:

- оплата проезда  работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого  помещения, включая расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или  полевое довольствие в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»;

- расходы на  оформление и выдачу виз, паспортов,  ваучеров, приглашений и иных  аналогичных документов;

- консульские,  аэродромные сборы за право  въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Кроме того, следует  учитывать, что для целей налогообложения  на прибыль принимаются только обоснованные и документально подтвержденные расходы. Произведенные в рамках осуществления деятельности организации, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Под обоснованными  расходами при этом понимаются экономические  оправданные затраты, оценка которых  выражена в денежной форме, под документально подтвержденными – затраты, подтвержденные  документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

  Целевая  взаимосвязь расходов на командировки  с деятельностью, направленной на получение дохода, определяет их производственный характер. Расходы же в части непроизводственной деятельности организации в целях налогообложения не учитываются.

Производственный  характер командировки и ее  целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем организации, например приказами, а также оформленными в соответствии с установленными требованиями командировочными удостоверениями, заданиями и отчетами о результатах командировок и т.п.

В исключительных случаях допускается возмещение командировочных расходов и по копиям оправдательных документов, заверенным организациями, их выдавшим (письмо УМНС России по г. Москве от 28.11.2001. № 03-12/54745).

В уменьшение налоговой  базы по налогу на прибыль расходы  на служебные командировки принимаются по дате утверждения авансового отчета (п. 5 си.  272 НК РФ).

Расходы по оплате однодневных служебных командировок, учитываемые в целях налогообложения, могут включать только суммы компенсации  расходов по проезду работников к  месту командировки и обратно, а также возмещение расходов по найму жилого помещения. Выплата суточных за время однодневных служебных командировок производится только из средств, оставшихся после налогообложения.

На затраты  производства, учитываемые в целях  налогообложения, могут относиться расходы работников, направленных в служебную командировку, на парковку автотранспорта в аэропорту или прочих автостоянках, при условии подтверждения таких расходов квитанцией за парковку автомобилей, форма которой утверждена письмом Минфина России от 24.02.1994 № 16-38.

К обоснованным расходам относится также расходы  по оплате услуг нотариуса по нотариальному заверению переводов на русский язык первичных оправдательных документов, подтверждающих расходы, произведенные в зарубежных странах (письмо УМНС России по г. Москве от 26.11.2001 № 03-12/54390). А потому они принимаются для целей налогообложения.

Не уменьшают  налоговую базу по налогу на прибыль  расходы по служебной командировке в пользу работника, с которым у организации отсутствует заключенный договор и с которым заключены договоры подряда, поручения или авторский договор.