Учет и аудит кассовых операций в национальной валюте

 

   

На  конец месяца в регистрах бухгалтерского учета выводят остаток денежных средств на 1 число следующего месяца. Сумма остатка должна соответствовать остатку по отчету кассира.  

Ревизию хранящихся в кассе денежных средств  проводят не реже 1 раза в квартал. (Это  положение должно быть отражено в  учетной политике организации). Ее проводит комиссия, назначаемая руководителем организации. Результаты ревизии оформляются Актом инвентаризации наличия денежных средств (ф. № ИНВ-15). Излишки денежных средств, обнаруженных в кассе, приходуются, а недостачи взыскиваются с кассира. При любом не соответствии наличия денег в кассе с суммой по учетным документам с кассира берется объяснительная записка по этому поводу, где кассир обязан объяснить причины выявленного несоответствия. Объяснительная записка прилагается к акту инвентаризации денежных средств. 

Синтетический учет наличности в кассе в иностранной валюте.  

При ведении операций с иностранной валютой используют счета 1010 «Денежные средства в кассе», а в Рабочем плане счетов, который является приложением к учетной политике, на каждый вид валюты открывается отдельный счет (то есть последняя цифра в счете заменяется цифрами от 1 до 9).  

Счет  является Активным, поэтому имеет  сальдо по дебету. Увеличение на счете  происходит по дебету, а уменьшение – по кредиту.  

Учет  в валюте ведется аналогично операциям в кассе в национальной валюте. Разница состоит в том, что в приходных и расходных кассовых ордерах, а также в кассовой книге указываются суммы средств в иностранной валюте и в тенговом эквиваленте (по рыночному курсу обмена валют на текущую дату).  Рыночный курс обмена валют – это средневзвешенный биржевой курс тенге к иностранной валюте, сложившийся на основании сессии Казахстанской фондовой биржи и определенный в порядке, установленном Министерством Финансов Республики Казахстан совместно с Национальным Банком Республики Казахстан.  

Для каждой валютной кассы открывается  отдельная кассовая книга. (Валютная касса по учету американских долларов, валютная касса по учету евро, валютная касса по учету российских рублей и т.д.).   

Корреспонденция счетов типовых операций по учету наличности в валютной кассе приведена в нижеследующей таблице:

№ п/п	Содержание  операции	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1.	Поступление денег в кассу:
1.1	Приобретены валютные средства в обменном пункте: - выбытие  денег в тенге из кассы - приход  валюты в валютной кассе	1020 1010	1010 1020
1.2	Поступила валютная спонсорская помощь, прочие поступления  денежных средств в валютную кассу	1010	6280
1.3	Поступили неиспользованные подотчетные суммы от загранкомандировки	1010	1251
1.4	Излишки денежных средств, обнаруженные при инвентаризации кассы	1010	6160
2.	Выдача  денег из кассы:
2.1	В подотчет за загранкомандировку	1251	1010
2.2	Выявлена недостача  денег в кассе при инвентаризации	7470	1010
2.3	Для обмена на национальную валюту для пополнения кассы	1020	1010
3.	Отражение курсовой разницы  при обмене:
3.1	Прибыль от обмена валюты за счет изменения курса	1010	6250
3.2	Убыток от обмена	7432	1010

 

  Следует учесть, что в соответствии с правилами, утвержденными Национальным Банком Республики Казахстан, валюта, поступившая в кассу, не может быть использована на выдачу зарплаты, выдачу подотчетных сумм (кроме аванса на командировочные расходы при загранкомандировке). Поступившую валюту можно использовать, обменяв ее в обменных пунктах на тенге, а затем оприходовать в кассу организации в национальной валюте.   

Перед зачислением валюты на валютный счет или обменом валюты для пополнения кассы необходимо сделать переоценку начального сальдо валютного счета.  

Рассмотрим  эту ситуацию на конкретном примере.  

Условие. Начальное сальдо на счете 1020 «деньги в кассе в американских долларах» на 15 ноября  2008 г. равно 0. Курс валюты 133,89 тенге за 1 американский доллар.  

Поступила спонсорская помощь в сумме 200 американских долларов 15 ноября 2008 г. 23 ноября 2008 г. для пополнения кассы было обменено в обменном пункте 100 американских долларов по курсу 134,10 тенге за 1 американский доллар и 13410 тенге оприходовано в кассу в национальной валюте.  
  
 

Отразим произведенные операции в журнале  хозяйственных операций:

№ п/п	Дата  проведен. операции	Содержание  операции	Корреспонденция счетов		Сумма операции	Расчет  суммы операции
			Дт	Кт
1.	15.11.08 г.	Зачислена на валютную кассу спонсорская помощь	1012	6280	$ 200  Тг 26778	Курс НБ РК 133,89 (133,89*200)
		Сальдо по счету 1012 (валюта) на 16.11.2008 г. Дт			$ 200 Тг 26778
2.	23.11.08 г.	Переоценка  валюты на 23.11.088 г. (так как курс валюты изменился. Он увеличился и от переоценки получен доход)	1012	6250	Тг 22	Курс НБ РК134,00 200*134,0= 26800-26778= 22 тенге
3.		Валюта из валютной кассы направлена на обмен	1020	1012 валюта	$ 100 Тг 13400
4.		Зачислены денежные средства в кассу организации, полученные в обменном пункте	1011 тенге	1020	Тг 13400
		Сальдо по счету 1012 (валюта) на 24.11.2008г. Дт			$ 100  Тг13400	100*134 или 26778+22-13400

 

  Дальнейшие  операции производятся аналогично рассмотренным.  

На  каждую отчетную дату, то есть на 31 декабря  отчетного года, должна быть обязательная переоценка валютных остатков по текущему курсу валют, чтобы результаты отразить в финансовой отчетности, как требуется по НСФО №2.   

 

 

 Порядок ведения кассовой книги: отчеты кассира, проверка, обработка. 

Для осуществления расчетов наличными  деньгами индивидуальный предприниматель  или организация должны вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью индивидуального предпринимателя или организации, и которая открывается на один год. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями индивидуального предпринимателя или руководителя организации, главного бухгалтера.  

Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу шариковой ручкой и чернилами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.  

Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Исправление ошибки в книге должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты исправления.  

При автоматизированном способе ведения  кассовых операций должно быть обеспечено соблюдение установленных правил ведения  кассовой книги. Кассовая книга, распечатанная  на бумажных носителях, брошюруется в хронологическом порядке. 

Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи наличных денег по каждому  ордеру или заменяющему его документу.  До начала записи приходных и расходных  кассовых ордеров в кассовой книге указывается остаток денег на начало дня по приходу. Каждый приходный и расходный кассовый ордер записывается отдельной строкой с указанием него номера, операции и суммы. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток наличных денег в кассе и передает в бухгалтерскую службу отчет кассира (второй отрывной лист записей в кассовой книге задень) с приложением приходных и расходных кассовых документов под расписку в кассовой книге. В начале на всех первичных документах проставляются бухгалтерские проводки по дебету и кредиту с указанием суммы. Затем они переносятся в отчет кассира в специальную колонку, где указывается корреспондирующий счет. К каждому отчету кассира составляются две группировочные ведомости:  

1 –  По дебету счета 1010 и кредиту  разных счетов;  

2 –  По кредиту счета 1010 и дебету  разных счетов.  

Сданная выручка с НДС записывается в  отчет кассира двумя строками: 1 – сумма сданной выручки без  НДС; 2 – НДС от выручки. Одновременно кассир сверяет остаток наличных денег в кассе с фактическим наличием денег.  

Поступившие отчеты кассира проверяются тремя  способами:

1. Формальная проверка:
2. Проверяется, все ли документы приложены к отчету кассира;
3. Соответствуют ли они отчетному периоду;
4. Правильно ли они оформлены и подписаны;
5. Все ли ордера включены в отчет за отчетный период, согласно журналу - регистраций.
6. По существу: Проверяется законность совершенных операций, т.е. законно ли выдавались деньги из кассы;
7. Арифметическая проверка: Проверяется правильность итогов по приходу, расходу кассы и правильность выведения остатков на конец периода.

 

  При небольшом обороте денежных средств  допускается составление отчета кассира 1 раз в 3, 5, 10 дней.  

Контроль  за правильным и своевременным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.  
   

Аналитический учет операций кассы.  

При ведении кассовых операций используются следующие формы учетной документации: формы КО-1 «Приходный ордер», КО-2 «Расходный кассовый ордер», КО-3 и КО-3а «Журнал  регистрации приходных и расходных кассовых документов», документы без ордерного оформления приема и выдачи денег, форма КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры (журнал-ордер 1, ведомость 1), Главная книга, балансы на соответствующие даты и др.  

Аналитический учет по счету 1010 ведется в журнале  – ордере 1, т.к. денежные средства очень  уязвимы к журналу – ордеру 1 открывается ведомость 1. Записи в  этот регистр производятся из проверенных  и обработанных отчетов кассира, а именно из группировочных ведомостей. Для каждой группировочной ведомости отводится 1 строка. В ведомости указывается начальное сальдо в левой стороне.  

Журналы – ордера открываются на 1 месяц. После записей всех отчетов кассира  за месяц по корреспондирующим счетам считаются итоги по вертикали, и расчетным путем выводится остаток на конец месяца в правой части нижней части ведомости, которая должна сходиться с последним остатком по отчету кассира на конец месяца.

  Для регистрации приходных и расходных  кассовых документов применяют «Журнал регистрации приходных и расходных документов»  (ф. № КО-3). Журнал открывается отдельно на приходные и расходные  документы.  

Оформленные приходные и расходные кассовые документы заносятся в Кассовую Книгу (ф. № КО-4) Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Отрывная часть листа кассовой книги с приложением кассовых документов подшивается, и его итоги вносятся в журнал-ордер №1, открытый на этот счет.   

Инвентаризация кассы. Аудит кассовых операций.  

Инвентаризация  кассы проводится с полным полистным  пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков  строгой отчетности по видам с  указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.  

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе  принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).  

Денежная  наличность включается в акт по купюрам  и сумме.  

В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки находящихся  в кассе денежных средств сверяются  с данными учета на день инвентаризации, и выносится результат. При обнаружении комиссией недостачи или излишков в акте указывается сумма.   

Как уже было выше сказано деньги, хранящиеся в кассе, должны учитываться на счетах подгрупп 1010 «Денежные средства в  кассе в тенге» и 1020 «Денежные  средства в кассе в валюте». В дебет этих счетов записывают поступления денег в кассу, а в кредит – выбытие денег из кассы. Записи поэтим счетам производятся на основании приходных и расходных кассовых ордеров.  

Программа ревизии кассовых операций.

Процедуры ревизии	Источники информации
Инвентаризация  наличия и проверки состояния  хранения денег и других ценностей  в кассе.	Приказы руководителя предприятия о назначении комиссии по ревизии кассы, о назначении кассира; договор с кассиром о материальной ответственности, кассовые документы (КО-1, КО-5), авансовые отчеты, акты инвентаризации кассы, ведомость 1, журнал-ордер 1, Главная книга и др.
Поверка правильности документального оформления кассовых операций	Кассовые документы (КО-1, КО-5), авансовые отчеты, акты инвентаризации кассы, ведомость 1, журнал-ордер 1, Главная книга и др.
Проверка  правильности своевременности и  полноты оприходования наличных денег	Выписки банков, чековые книжки, договоры с юридическими и физическими лицами, первичные  документы, приложенные к выпискам, кассовые документы (КО-1, КО-5), ведомость 1 к журналу-ордеру 1, журнал-ордер 1.
Проверка  правильности списания денег на расход	КО-1, КО-2, КО-3, КО-4, КО-5, журнал-ордер 1, Главная книга  и др.
Проверка  правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета	Первичные документы, ведомость 1 к журналу-ордеру 1, журнал-ордер 1, Главная книга и др. Разработка аналитических таблиц и обоснование  выводов и предложений.
Разработка  выводов и предположений по результатам  ревизии кассовых операций.	Акт проверки кассы, замечания, недостатки и рекомендации по их устранению.