Учет движения материалов

Партионный способ учета материалов в основном применяют на предприятиях пищевой промышленности по тем видам сырья и материалов, по которым необходим строгий контроль за сроками хранения и использования. Этот способ предусматривает составление по каждой партии поступивших материалов партионной карты. В ней, в отличие от складе кой партионной книги (карты), указывается стоимость мате риала. Записи в партионной карте ведутся линейно-позиционным способом. В конце месяца партионные карты сверяются с регистрами складского учета и обобщают в оборотной ведомости. Итоги последней сопоставляют с данными синтетического учета.

Оперативно-бухгалтерский способ учета материалов предусматривает  ведение натурального учета материалов на складе. Работник бухгалтерии, принимая отчеты от материально ответственных  лиц непосредственно на складах, проверяет по первичным документам правильность отражения их данных в  регистрах складского учета. В бухгалтерии  натурально-стоимостный учет не ведут, а применяют суммовой учет движения материалов.

В конце месяца на основании данных складского учета бухгалтер выписывает количественные остатки материалов по их отдельным видам в специальную  сальдовую ведомость учета остатка  материалов на складе (без оборотов прихода и остатка). Затем бухгалтер  осуществляет таксировку и подсчет  итогов остатков материалов по твердым  учетным ставкам каждой учетной  группы материалов и в целом по складу.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) способ учета материалов -- один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой механизации учета. Его применение позволяет избежать громоздкого натурально-стоимостного учета в бухгалтерии и дублирования с записями складского учета.

На мелких производственных предприятиях в качестве регистров натурально-стоимостного учета можно использовать материальные отчеты. В этом случае значительно  сокращается трудоемкость учетно-вычислительных работ, достигается тождественность  складского и бухгалтерского учета  и упрощается сверка данных синтетического и аналитического учета.

Суммовой аналитический учет материалов на предприятиях в зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета может вестись в книгах, карточках, ведомостях, журналах-ордерах  и машинограммах.

Наибольший эффект в организации  учета материалов достигается при  применении автоматизированной формы  бухгалтерского учета, использовании  персональных компьютеров и прогрессивных  программ.

 

 

3. Учет материалов на складе и в бухгалтерии

 

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными  ресурсами в производственных организациях создаются специализированные склады для хранения отдельных видов  материалов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается  на всех документах, относящихся к  операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами; измерительными приборами и мерной тарой .

На складах (в кладовых) материалы  размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типам и сортам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием  фактического наличия установленным  нормам запаса (лимиту) .

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом (далее МОЛ). Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером  организации. С кладовщиком заключается  по установленной форме типовой  договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер  материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык, который прикрепляется  к месту хранения материалов. В  материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица  измерения, цена и лимит наличия  материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета  материалов (форма № М-17). На каждый номенклатурный номер открывают  отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии  и записывают в них следующие  данные: номер склада, наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем  передают на склад, где кладовщик  заполняет колонки прихода, расхода  и остатка материалов. Запись в  карточках кладовщик делает на основании  первичных документов (приходных  ордеров, требований, накладных и  так далее) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее первого числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в  подотчете и представляют их в  бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и  остатке на конец месяца. В них  наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный  расход материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и  таксировку отчета. При использовании  материальных отчетов отпадает необходимость  в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем  упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров  аналитического учета используются отчеты материально ответственных  лиц.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений  организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны  осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.

Существует несколько вариантов  учета материалов в бухгалтерии.

При первом варианте в бухгалтерии  открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета  лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные  и расходные документы группируют по номенклатурным номерам, и в конце  месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе  каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении  по каждому складу отдельно в разрезе  соответствующих синтетических  счетов и субсчетов. Этот вариант  менее трудоемок, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в  этом случае остается громоздким, поскольку  в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия  не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках  аналитического учета, ни в оборотных  ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета  карточки учета материалов, ведущиеся  на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках  учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число  месяца по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек учета  материалов в ведомость учета  остатков материалов на складе (без  оборотов прихода и расхода). После  проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по учетным  ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные  документы по движению материалов после  их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе  складов и номенклатурных групп  материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета материалов является одним из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки  учетных данных и малой механизации  учета.

При использовании компьютеров  все необходимые регистры при  сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются автоматически.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии  с применением компьютеров можно  осуществлять и посредством составления  сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих  первичных документов. Сверка со складским  учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер  на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Изложенные варианты аналитического учета материалов с применением  компьютеров имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом  методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

В настоящее время разработано  несколько вариантов программ учета  производственных запасов с применением  компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены.

 

 

4. Контроль за сохранностью и использованием материалов в производстве и пути его улучшения

 

Контроль за использованием материалов на производстве и пути его улучшения  оказывает существенное влияние  на себестоимость продукции, потребность  в ресурсах, на рентабельность предприятия  и его финансовое состояние в  целом, так как сырье, материалы, покупные изделия, полуфабрикаты занимают большой удельный вес в себестоимости продукции .

Для учета расхода материалов по направлениям затрат применяют различные  методы выявления отклонений, которые  зависят от вида используемых материалов, технологии и организации производства в том или ином цехе. Ими являются:

-сигнальное документирование;

-учет партионного раскроя материала;

-инвентарный метод.

Метод сигнального документирования применяют во всех случаях вынужденной  замены материалов и при отпуске  сверх норм материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий. Сущность этого  метода заключается в том, что  замена и сверхнормативный отпуск оформляется  сигнальным требованием, приказом на замену. Достоинство метода – в простоте, универсальности, возможности применения в любых производствах. Начальники цехов, подписывая эти документы, получают соответствующую информацию и принимают  меры по пресечению перерасхода .

Методом учета партионного раскроя пользуются для выявления отклонений от норм по каждой партии раскраиваемого материала. Учет партионного раскроя осуществляется в первичном учетном документе типовой формы «Раскройный лист».

На предприятии применяют инвентарный  метод учета, который заключается  в том, что производится инвентаризация остатков неизрасходованных

материалов в цеховых кладовых и на рабочих местах на дату выявления  отклонений.

Инвентаризация является важнейшим  методом внутреннего аудита за сохранностью состояния и наличия запасов, с целью оперативного выявления  всех случаев бесхозяйственности в  организации хранения и использования материалов .

Основная цель инвентаризации - выявление  фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и  стоимостном выражении.

На предприятии в процессе инвентаризации проверяют: сохранность товарно-материальных ценностей; правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета  движения товарно-материальных ценностей.

На подготовительном этапе материально-ответственные лица передают в бухгалтерию приходные и расходные документы по отчетам о движении материальных ценностей, которые служат бухгалтерии основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации.

Второй этап – это натуральная  и документальная проверка фактического наличия материальных ценностей

. При отсутствие хотя бы одного  члена комиссии служит основанием  для признания результатов инвентаризации  недействительными. Как правило, комиссия собирается в полном составе.

Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной  инвентаризации является инвентаризационная опись.