Учет денежных средств

Кодекс РФ об административных правонарушениях устанавливает наложение административного штрафа на должностных и юридических лиц при нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций.

Основными нормативными документами, регулирующими бухгалтерский учет денежных средств являются:

Федеральный закон о бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, который устанавливает единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета.

Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" устанавливает правовые основы и принципы валютного регулирования и валютного контроля в Российской Федерации.

Федеральный закон от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" 
устанавливает порядок применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н) определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности юридическими лицами, а также взаимоотношения организации с внешними пользователями бухгалтерской информации. В нем изложены требования ведения бухгалтерского учета. Рассмотрен порядок документирования хозяйственных операций, ведения регистров бухгалтерского учета (содержание которых объявляется коммерческой тайной), оценки имущества и обязательств, порядок инвентаризации имущества и обязательств.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н) представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете. На основании Плана счетов и Инструкции по его применению организации утверждают рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических счетов.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49) устанавливают порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов.

Положение по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006) 
устанавливает для организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, особенности бухгалтерского учета и отражения в бухгалтерской отчетности активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, связанные с пересчетом стоимости этих активов и обязательств в валюту РФ.

"Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации" (утв. ЦБ РФ 03.10.2002 N 2-П) регулирует осуществление безналичных расчетов между юридическими лицами в валюте РФ и на ее территории в формах, предусмотренных законодательством, определяет форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов.

Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 (утв. Приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. N 43н) устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций.

Указания от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» устанавливает порядок приема, выдачи наличных денег и оформление кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денег, а также порядок ревизии кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Федеральный закон от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" устанавливает порядок организации обращения наличных денег для территориальных учреждений Банка России, расчетно-кассовых центров, кредитных организаций и их филиалов, включая учреждения Сберегательного банка РФ, а также организациям, предприятиям и учреждениям на территории РФ.

Указание от 7 октября 2013 года N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» устанавливает правила осуществления наличных расчетов в Российской Федерации в валюте Российской Федерации, а также в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

• документ по учетной политике предприятия;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• графики документооборота;
• утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

 

3. Учет денежных средств.
1. Учет кассовых операций.

 

С 1 июня 2014 года бухгалтеры должны руководствоваться новыми правилами ведения кассовых операций, которые утверждены указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». 

Юридические лица самостоятельно определять лимит остатка кассы по формуле расчета лимита остатка  наличных денег. Деньги сверх установленного лимита юридические лица должны сдавать в банк.

Превышение лимита кассы  допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат социального характера, включая день получения наличных средств, выходные и нерабочие праздничные дни, но не более чем на пять дней.

Сдавать сверхлимитные деньги можно либо в банк, либо в организацию, входящую в систему Банка России.

Все наличные средства должны храниться в специально оборудованной кассе, которая должна запираться, а ключ от нее должен храниться у кассира (дубликат у руководителя). В кассе могут храниться только имеющие отношение к предприятию средства и ценности, личные деньги и ценности хранить в кассе запрещено.

Ответственность за сохранность несет руководитель предприятия, при этом он должен заключить с кассиром или лицом, его заменяющим, договор о полной материальной ответственности.

За выдачу и прием средств из кассы и в кассу, а также ведение соответствующей документации отвечает кассир, в случае его отсутствия по какой-либо причине – лицо, его заменяющее, главный бухгалтер предприятия или руководитель. Если на предприятии есть несколько обособленных структурных подразделений со своими кассами, то за каждую кассу должен отвечать отдельный кассир, все они должны отчитываться старшему кассиру предприятия.

Для учета кассовых операций применяются следующие документы:

• Кассовая книга;
• Приходный ордер (ПКО);
• Расходный ордер (РКО);
• Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций);
• Расчетно-платежные ведомости.

При поступлении средств в кассу кассир проверяет данные, указанные в ПКО, проверяет наличие подписи бухгалтера или руководителя  на ордере, пересчитывает наличные средства (обязательно в присутствии лица, сдающего средства в кассу), делает соответствующие записи в кассовой книге и проставляет штамп на ПКО.

При выдаче из кассы выписывается РКО и составляется расчетно-платежная или просто платежная (например, для выдачи заработной платы) ведомости. Средства выдаются кассиром строго в соответствии с РКО, только лицу, которому они предназначены (для чего кассир должен проверить документы, удостоверяющие личность), кассир обязан пересчитать наличные в присутствии того лица, которому их выдает.

Также кассир обязан вести кассовую книгу – документ, в котором учитывается любое перемещение средств в кассе. Бумажный экземпляр документа прошнуровывается, нумеруется и скрепляется печатью предприятия. Книга, которая ведется в электронном варианте, распечатывается ежедневно, а к концу года нумеруется и прошнуровывается.

Кассир заполняет книгу ежедневно в двух экземплярах (записи можно делать под копировальную бумагу), второй экземпляр является отчетом кассира – его извлекают из книги и передают в бухгалтерию. В книге кассир указывает выданные и поступившие средства и выводит остаток на каждый рабочий день.

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.

В бухгалтерском учете для кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». При этом дебет счета отражает поступление средств и документов в кассу, а кредит – выплату средств и документов из кассы.

К 50 счету могут быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты.

• 50.1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте);
• 50.2 «Операционная касса» (учитывает перемещение средств в различных кассах);
• 50.3 «Денежные документы» (учитывает перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее);
• 50.4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте).

Отдельные хозяйственные операции и использованием счета 50 «Касса» могут быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Содержание операции	Отражение на счетах бухгалтерского учета
	Дебет	Кредит
Получены деньги из банка	50 «Касса»	51 «Расчетные счета»
Поступило в кассу от покупателей	50 «Касса»	62 «расчеты с покупателями и заказчиками»
Поступило в кассу в счет недостач от виновных лиц	50 «Касса»	73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям»
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм	50 «Касса»	71 «Расчеты  с подотчетными лицами»
Излишек денежных средств, обнаруженный при инвентаризации	50 «Касса»	91 «Прочие доходы  и расходы»
Сдано на расчетный счет	51 «Расчетные счета»	50 «Касса»
Выдана заработная плата	70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»
Выдано в под отчет	71 «Расчеты  с подотчетными лицами»	50 «Касса»
Оплата поставщику	60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками»	50 «Касса»
Поступила валюта с валютного счета	50 «Касса»	«Валютные счета»

 

2. Учет операций на расчетных счетах.

 

На территории Российской Федерации безналичные расчеты осуществляются через кредитные организации - банки по расчетным счетам, открытым на основании договора банковского обслуживания. Операции по расчетному счету проводятся с помощью расчетных документов. Наиболее распространенными являются операции расчетов платежными поручениями.

Расчетные документы принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. В случае недостаточности денежных средств на расчетном счете организации банк поступает следующим образом: по расчетному счету организации заводится картотека – учет расчетных документов на списание средств со счета. Для оплаты расчетных документов, оказавшихся в картотеке, законодательством (ст. 855 ГК РФ) установлена следующая очередность исполнения:

1 очередь: исполнительные документы  на удовлетворение требований  о взыскании алиментов, о возмещении  вреда, которое причинено здоровью  и жизни.

2 очередь: исполнительные документы  на выплату выходных пособий  и оплату труда лицам, работавшим  по трудовому договору, выплату  вознаграждений авторам результатов  интеллектуальной деятельности.

3 очередь: платежные документы  по оплате труда лиц, работающих  по трудовому договору, поручения  налоговых органов и органов  контроля за уплатой страховых  взносов на списание и перечисление  задолженности по налогам, сборам, страховым взносам во внебюджетные  фонды.

4 очередь: исполнительные документы  на удовлетворение других денежных  требований.

5 очередь: другие платежные документы  в календарной очередности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов. При частичной оплате платежного документа банком оформляется платежный ордер и один из его экземпляров прилагается к банковской выписке по счету.

Учет операций по расчетному счету в валюте Российской Федерации ведется на счете 51 "Расчетные счета" бухгалтерского плана счетов. В дебет этого счета отражают поступление денежных средств, а по кредиту – списание денежных с расчетного счета. Если организация имеет несколько расчетных счетов, необходимо организовать ведение аналитического учета в разрезе расчетных счетов.

Операции по расчетным счетам отражаются на основании выписок кредитных организаций (банков) и приложенных к ним расчетных документов. После получения выписки бухгалтер должен сопоставить остаток средств на расчетном счете на конец дня предыдущей (последней) выписки с остатком средств на начало дня текущей выписки, а также проверить полноту отражения информации в выписке в соответствии с первичными расчетными документами. Все обнаруженные при проверке расхождения отражаются на субсчете «Расчеты по претензиям» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.