Учет денежных средств

Операции по поступлению денежных средств в кассу оформляются  унифицированным первичным документом - Приходным кассовым ордером (форма  КО-1). Бухгалтер выписывает (оформляет  на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) необходимо заверить печатью и выдать лицу, внесшему деньги в кассу.

Деньги, которые поступают в  кассу как выручка за товары, работы, услуги нужно оформлять с применением  кассового аппарата, т.е. помимо квитанции  к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупатель получает только чек, а в конце дня на сумму общей выручки оформляется один приходный ордер.[16; 17]

 

Хранение наличных денег в кассе

 

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности  наличных денежных средств возложено  на руководителя организации.

К рекомендованным правилам по обеспечению  сохранности наличных денег относятся  следующие:

1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты

2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен

3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты - у директора).

4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами

5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.

6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.

8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.[16; 17]

 

Выдача наличных денег  из кассы

 

Операции по выдаче денежных средств  из кассы оформляются унифицированным первичным документом - Расходным кассовым ордером (форма КО-2). Расходный кассовый ордер может быть составлен на одну операцию или на группу однотипных операций (например: на выплату зарплаты оформляется Платежная ведомость и на общую сумму по ведомости выписывается один расходный кассовый ордер).

 

Табл. 1 Заполнение расходного кассового ордера.

Строка	Содержание
Номер документа	Номер по порядку
Дата составления	Дата выдачи денег
Код структурного подразделения	Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий счет	Счет в дебет которого относится выдаваемая сумма
Код аналитического учета	Код по системе аналитического учета
Кредит	Счет 50
Сумма	Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	Заполняется, если выдаются деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций)
Выдать	ФИО физического или  наименование юридического лица, получающего  деньги
Основание	Содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и т.д.)
Сумма	Сумма выданных денег - прописью с большой буквы, пустое место  прочеркивается
Приложение	Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.)
Получил	Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место  прочеркивается
По	Реквизиты документа, удостоверяющего  личность получателя денег

 

Выписанный расходный ордер  регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Выдача наличных денег из кассы  происходит в следующих случаях:

1. выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)

2. выдача денег под отчет сотрудникам организации

3. сдача наличных денег в банк

4. выплаты поставщикам

5. выплаты учредителям

 

Табл. 2 Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Выплачена зарплата из кассы	70	50
2.	Выдано под отчет  на хозяйственный расходы	71	50
3.	Выданы дивиденды учредителям	75	50
4.	Переданы деньги инкассатору	57	50
5.	Оплачена задолженность  поставщикам	60	50

[9, c. 67]

Денежные документы

 

Денежные документы - документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам НЕ относятся:

• документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

• ценные бумаги (учитываются на счете 58)

• бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

• выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются  в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе  денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.[12, c. 94; 13, c. 183;]

 

 

 

Инвентаризация кассы

 

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом №49 Минфина  РФ от 13.06.1995 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" и Порядком ведения кассовых операций.

Цель инвентаризации - проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной  документации, соответствие остатка  в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

• при смене кассира

• при выявлении недостач и хищений

• перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях  сроки проведения инвентаризации устанавливает  руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).

Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в  отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира. [2, пункт 3.39-3.43]

По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии  делают проводки:

Дебет 50 Кредит 91-1 - на сумму излишка

Дебет 94 Кредит 50 - на сумму недостачи

Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на кассира

 

 

 

2.      Денежные средства на расчетном счете

 

 

Государство максимально  заинтересовано в увеличении платежных  оборотов, совершаемых посредством  банковских организаций, и сокращении расчетов наличными деньгами. В следствие  все свободные денежные средства необходимо хранить в банках, на открываемых организациями и индивидуальными предпринимателями расчетных счетах.

Расчётный счет – это  счет имеющего самостоятельный баланс юридического лица в учреждении банка, предназначенный для хранения денежных средств и проведения безналичных расчетов с другими юридическими и физическими лицами.[11, c. 408]

 Для открытия расчётного счета в банк представляются:

• устав предприятия,
• заявление об открытии счета,
• карточка с образцами подписей лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов.

 Расчётный счет  имеет уникальный номер, который указывается на всех расчетно-платежных  документах. Для списания средств со счета требуется согласие или распоряжение владельца счета, которое заключается в оформлении платежного поручения или чека. Порядок совершения и оформления операций по расчётному счету регулируется правилами банков. Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных документов. Порядок открытия и ведения расчетного счета регламентируется действующим законодательством и нормативными документами ЦБ РФ. Расчётный счет  относятся к депозитам "до востребования", по которым банки, как правило, начисляют проценты в соответствии с договором.

Формы расчетных документов и их документооборот предусматриваются  в централизованном порядке Центральным  банком России. В настоящее время  действует Положение Банка России от 03.10.2002 г. № 2-П с изменениями и дополнениями от 3 марта 2003 г. № 1256-У.  Этими документами предусмотрены четкие правила их заполнения и использования. Перечень документов:

• Платежное поручение(выписывает плательщик)
• Платежное требование(выписывает получатель)
• Инкассовое поручение(оформляют налоговые инспекции, правоохранительные органы)
• Платежный ордер(выписывает банк при частичной оплате)[3, глава 2]

 

Синтетический и аналитический учет денежных средств на расчетных счетах

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению для обобщения информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете организации используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Сальдо счета 51 «Расчетные счета» указывает на наличие суммы свободных денег на расчетном счете организации на начало и конец месяц; оборот по дебету характеризует суммы, поступившие на расчетный счет, а по кредиту — суммы, перечисленные со счета. [4, раздел 5]

В ходе совершения операций по расчетному счету банк выдает организации выписку из ее лицевого счета об остатках и движении денежных средств на расчетном счете на определенный момент с приложением к ней первичных расчетных документов. В выписке указывается: остаток средств на счете на дату, предшествующую выписке; суммы, зачисленные на счет; суммы, списанные со счета; остаток на дату выписки. В банковской выписке остатки и поступление (увеличение) денежных средств указываются с позиции банка по кредиту расчетного счета, а выбытие (уменьшение) средств — по дебету.

После получения выписки бухгалтер организации производит ряд операций:

• сопоставляет остаток средств на расчетном счете на конец дня последней выписки с остатком средств на начало дня следующей выписки;
• проверяет приложенные к выписке оправдательные документы, полноту отражения информации в выписке и арифметические ошибки. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по претензиям»). Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение банку. Приложенные к выписке документы должны быть обязательно погашены специальным штампом банка.
• контировка сумм в банковской выписке, которая заключается в отметке на полях выписки номера соответствующего корреспондирующего счета.

Порядок дальнейшей обработки банковской выписки зависит от количества операций по расчетному счету в течение месяца. При малом количестве операций суммы могут записываться непосредственно в учетный регистр. Если выписки поступают каждый день, то по счету 51 «Расчетные счета» открывается оборотно-сальдовая ведомость. По окончании месяца в ведомости подводятся итоги, которые переносятся в учетный регистр счета 51 и одновременно в регистры корреспондирующих счетов.[5, c. 310]

 

 

3.       Специальные счета в банках

 

 

Существует счет 55 предназначенный для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 "Специальные счета  в банках" могут быть открыты  субсчета:

1. "Аккредитивы";

55-2 "Чековые книжки";

2. "Депозитные счета" и др.

Аккредитив - поручение банка одному или нескольким банкам производить по распоряжению и за счет клиента платежи физическому или юридическому лицу в пределах обозначенной суммы на условиях, указанных в аккредитиве.

На субсчете 55-1 "Аккредитивы" учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах.

Зачисление денежных средств в  аккредитивы отражается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные  счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты  по краткосрочным кредитам и займам" и других аналогичных счетов.

Принятые на учет по счету 55 "Специальные  счета в банках" средства в  аккредитивах списываются по мере использования  их (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 "Расчеты  с поставщиками и подрядчиками". Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 "Специальные счета в банках" в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".

Аналитический учет по субсчету 55-1 "Аккредитивы" ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю.