Учет денежных средств и денежных документов

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный  бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального  назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

Порядок совершения и оформления операций по расчетным счетам регулируется действующим законодательством, а  также правилами, инструкциями и  положениями Центрального банка  РФ.

К основным документам, используемым в безналичных расчетах, относятся:

• договор (поставки, купли-продажи и др.);
• заявление на открытие счета (форма №041025);
• карточка с образцами подписей и оттиска печати (форма №0401026);
• платежное поручение (форма №0401060);
• сводное платежное поручение;
• платежное требование-поручение (форма 0401061);
• платежное требование (форма №0401063);
• заявление на выдачу чековой книжки;
• чековая книжка;
• реестр чеков (форма №0401007);
• выписка их расчетного счета.

Документы по безналичным  расчетам плательщика, получателя и  обслуживающих их банков должны быть тщательно заполнены с указанием  обязательных реквизитов:

• идентификационные номера организаций;
• название и местонахождения;
• коды расчетных и корреспондентских счетов.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и Инструкцией  по его применению для обобщения  информации о наличии и движении денежных средств на расчетном счете  организации используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Сальдо счета 51 указывает на наличие свободных  денег на расчетных счетах организации на начало и конец месяца; оборот по дебету характеризует суммы, поступившие на расчетные счета, а по кредиту – суммы, перечисленные со счетов. Учет движения денежных средств на счете 51 может быть организован с использованием субсчетов.

Операции, записываемые по кредиту  счета 51, отражаются в журнале-ордере №2. Обороты по дебету записываются в разных журналах-ордерах и в  ведомости №2. Основанием для заполнения журнала-ордера №2 и ведомости №2 служат банковские выписки, в которых  указываются: остаток средств на счете на дату, предшествующую выписке; суммы, зачисленные на счет; суммы, списанные  со счета; остаток на дату выписки (в  выписке остатки и поступления  денежных средств указываются по правилам учета банка по кредиту  расчетного счета, а выбытие их –  по дебету).

После получения выписки  бухгалтер должен сделать следующее:

1. Составить остаток средств на расчетном счете на конец дня последней выписки с остатком средств на начало дня следующей выписки;
2. Проверить приложенные к выписке оправдательные документы, полноту отражения информации в выписке и арифметические ошибки. Суммы, ошибочно отнесенные в дебет или кредит расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок из банка, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям». О всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение банку. Приложенные к выписке документы обязательно погашаются специальным штампом банка.
3. Проставить суммы в банковской выписке – отметка на полях выписки номера соответствующего корреспондирующего счета.

Порядок дальнейшей обработки  банковской выписки зависит от частоты  операций по расчетному счету в течении  месяца. При малом количестве операций суммы записываются непосредственно  в учетный регистр. Если выписки  поступают ежедневно, то по счету 51 открывается оборотно-сальдовая  ведомость. По окончании месяца в  ней подводятся итоги и переносятся  в учетный регистр счета 51 и  одновременно в регистры корреспондирующих  счетов.

Ниже приведены примеры  корреспонденций счетов по движению денежных средств на расчетных счетах.

Поступления денежных средств  в оплату проданной продукции, выполненных  работ, предоставленных услуг:

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»; Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Перечисление денежных средств  в оплату проданной продукции, выполненных  работ, предоставленных услуг:

Дебет сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»; Кредит сч. 51 «Расчетные счета».

Поступления денежных средств  от подразделений организации:

Дебет сч. 51 «Расчетные счета»; Кредит сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

На рисунке 3 приведена  общая схема организации учета  денежных средств на расчетных счетах организации, в которой названы  основные хозяйственные операции, первичные  документы и регистры бухгалтерского учета.

Информация о наличии  и движении денежных средств в  валюте Российской Федерации и иностранных  валютах, находящихся на территории России и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных  документов (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств  целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному  хранению, отражается с использованием счета 55 «Специальные счета в банках». К счету 55 «Специальные счета в  банках» могут быть открыты субсчета:

55–1 «Аккредитивы»;

55–2 «Чековые книжки»;

55–3 «Депозитные счета»  и др.

Порядок осуществления расчетов при аккредитивной форме расчетов регулируется ЦБ РФ.

Зачисление денежных средств  в аккредитивы отражается по дебету счета 55, субсчет 1, и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других счетов.

По мере использования  аккредитивов их списывают с кредита  счета 55, субсчет 1, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  или других подобных счетов.

Неиспользованные средства в аккредитивах возвращают в организацию  на восстановление того счета, с которого они были ранее перечислены, и  списывают с кредита счета 55 в  дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 1 счета 55 ведут по каждому выставленному  аккредитиву.

На субсчете 2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Порядок осуществления расчетов чеками регулируется банком.

Выданные чековые книжки отражают по дебету счета 55, субсчет 2, и кредиту счетов 51, 52, 66 и других подобных счетов. При использовании  чековых книжек соответствующие  суммы списывают со счета 55 в дебет  счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или других подобных счетов (согласно выпискам банка). Суммы  по чекам выданным, но не оплаченным банком (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55–2.

Суммы оставшихся неиспользованных чеков и возвращенных в банк списывают  с кредита счета 55, субсчет 2, в  дебет счетов 51, 52, 66 или других счетов.

Аналитический учет по субсчету 2 ведут по каждой полученной чековой  книжке.

На субсчет 2 «Депозитные счета» до 01.01.2003 г. учитывали движение средств, вложенных организацией в банковские и другие вклады.

Перечисление денежных средств  во вклады отражали по дебету счета 55 и  кредиту счетов 51 «Расчетные счета» или 52 «Валютные счета». При возвращении  кредитной организацией сумм вкладов  производили обратные бухгалтерские  записи.

Аналитический учет по субсчету 3 вели по каждому вкладу.

С 01.01.2003 г. депозитные вклады в соответствии с ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» должны учитываться в качестве финансовых вложений.

На отдельных субсчетах  счета 55 учитывают движение обособленно  хранящихся в банке средств целевого финансирования (поступлений): средств, поступивших на содержание специальных  учреждений от родителей и других источников; средств на финансирование капитальных вложений (аккумулируемых и расходуемых организацией с  отдельного счета); субсидии правительственных  органов и т.д.

Филиалы, представительства  и иные структурные единицы, входящие в состав организации и выделенные на самостоятельный баланс, которым  открыты текущие счета в местных  учреждениях банков для осуществления  текущих расходов, отражают на отдельном  субсчете к счету 55 движение указанных  средств.

Наличие и движение средств  в иностранных валютах учитывается  отдельно на счете 55 обособленно.

Аналитический учет по данному  счету должен обеспечить получение  данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых  книжках и т.п. на территории страны и за рубежом.

Некоторые организации не могут сдавать денежную наличность в течении рабочего дня в обслуживающий  их банк. В этом случае организации  в соответствии с заключенными договорами вносят подготовленную денежную наличность в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы  почтовых отделений, как правило, через  инкассаторов банка и отделение  связи.

В период с момента передачи денежных средств инкассаторам или  непосредственно кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям сданные денежные средства учитываются на активном синтетическом  счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия денежных средств на учет по счету 57 являются квитанции  кредитной организации, сберегательной кассы или почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам или  другие подобные документы.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.

Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет  счета 57 с кредита счета 50 «Касса».

С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счета 51 «Расчетные счета» (согласно выписке  банка) или других счетов в зависимости  от их использования (50, 52, 62, 73).

Специфика учета активов  и обязательств в иностранной  валюте заключается в пересчете  иностранной валюты в рубли, установлении периодичности пересчета и исчислении и учете курсовых разниц.

Порядок оценки активов и  обязательств организаций в иностранной  валюте установлен Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организаций, стоимость которых  выражена в иностранной валюте», в котором обобщены действовавшие  до этого правила и нормы оценки и учета по данному объекту  учета.

В соответствии с указанным  Положением стоимость активов и  обязательств организаций, выраженная в иностранной валюте, для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности подлежит пересчету в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте или  дату составления отчетности.

Курсовая разница –  это разница между рублевой оценкой  соответствующего актива или обязательств, стоимость которых выражена в  иностранной валюте, исчисленной  по курсу ЦБ РФ на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату составления  бухгалтерской отчетности за отчетный период, и рублевой оценкой этих активов и обязательств, исчисленной  по курсу ЦБ РФ на дату принятия их к  бухгалтерскому учету в отчетном периоде или дату составления  бухгалтерской отчетности за предыдущий отчетный период.

Курсовые разницы подлежат зачислению на финансовые результаты организации (кроме операции по формированию уставного капитала) как внереализационные  расходы и доходы.

Курсовые разницы должны учитываться на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета  отражают отрицательные курсовые разницы  в корреспонденции со счетами  учета денежных средств, финансовых вложений, расчетов и др., а по кредиту  – положительные курсовые разницы.

Курсовые разницы, связанные  с формированием уставного капитала организации, подлежат отнесению на ее добавочный капитал. Положительные  курсовые разницы относят на увеличение счетов по учету расчетов с учредителями с кредита счета 83 «Добавочный  капитал», а отрицательные отражаются по дебету счета 83 и кредиту счетов учета расчетов.

Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете и отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата расчета или за который составлена бухгалтерская  отчетность.

Автоматический учет операций движения средств на расчетных и  иных счетах в банках позволяет формировать  и изменять совокупности синтетических  и аналитических счетов бухгалтерского учета; создавать и распечатывать  платежные документы для осуществления  безналичных расчетов; осуществлять записи на счетах и в регистрах  бухгалтерского учета на основании  полученных выписок из банка; составлять учетные регистры по регламенту и  запросам пользователей; осуществлять контроль за предстоящими поступлениями  средств от дебиторов и платежами  кредиторам. Схема автоматизации  учета операций движения денежных средств  на расчетных и иных счетах в банках представлена на рисунке 4.

 

Массивы справочной информации

Печать платежных документов

 

Сохранение платежных  документов в базе данных

 

Ввод данных в поля экранных форм платежных документов

 

Формирование записей  о совершенных хозяйственных  операциях на основании выписок  банка

 

Формирование и печать учетных регистров по регламенту и запросам пользователей

 

Формирование статей бухгалтерской  отчетности

 

 

Рис. 4. Схема автоматизации учета операций движения денежных средств на счетах в банках

 

2. Практика ведения бухгалтерского  учета денежных средств на  примере предприятия ООО «Региональная Сырьевая Компания»