Учет денежных средств и денежных документов

Все поступления и выдачи наличных денежных средств учитывают  в кассовой книге (форма №КО-4). В организации ведется только одна кассовая книга. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денежных средств в кассе на следующее  число и передает в бухгалтерию  отчет кассира под расписку в  кассовой книге. К отчету должны быть приложены приходные и расходные  кассовые документы.

Кассовая книга может  вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются  в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней  формируется машинограмма «Отчет кассира».

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Если наличные денежные средства должны быть выданы одновременно нескольким кассирам для расходных операций, то необходимо сделать соответствующие  записи в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма  №КО-5).

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед  главным (старшим) кассиром в полученном авансе и денежных средствах, принятых по приходным документам, и сдать  остаток наличных и кассовые документы  по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в  книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Для того чтобы организация  могла снимать наличные деньги с  расчетного счета того банка, в котором  она обслуживается, ей следует приобрести в банке книжку с денежными  чеками (чековую книжку). В чековой  книжке обычно имеется 50 денежных чеков, которые состоят из двух частей: отрывного листа и корешка  чека. На отрывном листе указываются  цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Отрывной лист денежного  чека передается сотруднику банка, который  выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться  в организации пять лет. Чек действителен в течении 10 дней с даты его составления. Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в кассе организации  по приходному кассовому ордеру.

И наоборот, для сдачи сверхлимитной  наличности на свой расчетный счет организация должна заполнить документ специальной формы – Объявление на взнос наличными, который выписывается в одном экземпляре и состоит  из трех частей: объявления, ордера и  квитанции.

После зачисления денег на расчетный счет на основании полученной квитанции (части объявления на взнос  наличными) в бухгалтерии организации  должен быть оформлен расходный кассовый ордер, по которому отражается списание денег из кассы. Заполненный ордер  со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской.

Денежные средства поступают  в кассу:

• Со счетов в банке;
• От покупателей и заказчиков за отгруженную им готовую продукцию, выполненные работы, оказанные услуги;
• От подотчетных лиц в погашение причиненного материального ущерба, полученных ранее займов и др.

Денежные средства выдаются из кассы:

• На выплату заработной платы, премий, различных вознаграждений;
• На выплату пособий по социальному страхованию, стипендий;
• Под отчет на хозяйственные расходы, на командировочные расходы;
• По договору займа;
• По решению руководителя в возмещение расходов, понесенных работником организации;
• На оплату закупаемых товаров (работ, услуг) и др.

Расчеты наличными между  организациями ограничены. В настоящее  время в соответствии с Указанием  Банка России от 14.11.01 г. №1050-У предельный размер расчетов по одной сделке составляет 60000 руб. При этом расчеты наличными с физическими лицами, в том числе с индивидуальными предпринимателями, ограничений не имеет.

За нарушение предельного  размера расчетов наличными в  КоАП РФ предусмотрены штрафные санкции. Так, согласно ст. 15.1 (от 22.06.07 г. №116-ФЗ) на должностных лиц налагается штраф в размере от 4 до 5 тыс. руб., а юридических лиц – от 40 до 50 тыс. руб.

Для учета денежных средств  в Плане бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организации, утвержденным приказом МФ РФ от 31.10.2000 №94 (от 07.05.03 №38н), предусмотрены  следующие главные (синтетические) счета:

50 «Касса»;

51 «Расчетные счета»;

52 «Валютные счета»;

55 «Специальные счета в  банках»;

57 «Переводы в пути».

Все эти счета по отношению  к балансу являются активными, размещены  во II разделе актива баланса на соответствующих статьях.

При мемориально-ордерной форме  синтетического учета осуществляется в Главной книге в обобщенном виде, т.е. без подразделения по субсчетам, а аналитический учет – в контокоррентной  книге, записи в которой ведутся  в течение года.

При журнально-ордерной форме  синтетический и аналитический  учет совмещены в соответствующих  журналах-ордерах и ведомостях, записи в которых осуществляются в течении  месяца. После окончания месяца дебетовые  и кредитовые обороты переносятся  в Главную книгу.

При механизированной обработке  экономической информации применяют  таблично – автоматизированную форму  учета или автоматизируют учет на базе персональных ЭВМ с использованием АРМ (автоматизированное рабочее место) бухгалтера. При этой форме учета  первичные документы перед сдачей на машинную обработку комплектуют  в пачки, указывая на сопроводительном ярлыке необходимые сведения. От машиносчетной  станции или от ПЭВМ получают в  качестве регистра бухгалтерского учета  машинограмму «Ведомость учета денежных средств и расчетов».

При автоматизации учета  на базе ПЭВМ с использованием АРМ  бухгалтера данные из первичных документов непосредственно вводятся в ЭВМ  с формированием рабочей информационной базы по каждому счету.

Схема автоматизации учета  кассовых операций представлена на рисунке 2.

 

Массивы справочной информации

Печать приходных и  расходных кассовых ордеров и  других документов

Сохранение документов и  формирование записей о совершенных  хозяйственных операций в базе данных

Ввод данных в поля экранных форм первичных кассовых документов

Печать отчетов кассира  и вкладных листов кассовой книги

Формирование кассовой книги

Формирование и печать учетных регистров по регламенту и запросам пользователей

Формирование статей бухгалтерской  отчетности

 

Рис. 2. Схема автоматизации учета кассовых операций

 

Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации  предназначен счет 50 «Касса». К счету 50 могут быть открыты субсчета:

50–1 «Касса организации»: учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающими банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует также целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе на должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки;

50–2 «Операционная касса»: учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ). На каждую кассовую машину заводится «Книга кассира – операциониста».

Правительство России утвержден  перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей  деятельности либо местонахождения  могут не использовать контрольно-кассовые машины. Приход денежных средств оформляется  одним приходным кассовым ордером  в конце дня с приложением  к корешку квитанций. Суммы приходных  документов должны соответствовать  вывешиваемым ценникам, прейскурантам  на продаваемые товары и оказываемые  услуги;

50–3 «Денежные документы»: учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов – отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.

Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании  требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный  кассовый отчет и передается бухгалтеру.

По дебету счета 50 отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 фиксируется выплата  денежных документов из кассы организации. Основные корреспондентские связи  счета 50 представлен в таблице 1.

 

Таблица 1. Основные корреспондирующие  связи счета 50

№ п/п	Содержание операций	Корреспондирующие счета
		по дебету	по кредиту
1	2	3	4
1	Оприходование выручки за наличные	50	90–1 «Выручка»
2	Получение с расчетного счета по чеку денежных средств	50	51 «Расчетные счета»
3	Возвращение остатков неиспользованного  аванса подотчетными лицами: наличными, чековой книжкой	50	71 «Расчеты с подотчетными лицами», 55–2 «Чековые книжки»
4	Оприходование выручки оптовых организаций  за наличный расчет в пределах лимита	50	62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками»
5	Возмещение наличными материального  ущерба	50	73–2 «Расчеты по возмещению материального  ущерба»
6	Погашение займа	50	73–1 «Расчеты по предоставленным  займам»
7	Погашение платежей за товары, проданные  в кредит	50	73–3 «Расчеты за товары, проданные  в кредит»
8	Поступление наличных от акционеров в  счет их вклада в уставный капитал	50	75–1 «Расчеты по вкладам в  уставный (складочный) капитал»
9	Поступление платежей от прочих дебиторов	50	76 «Расчеты с разными дебиторами  и кредиторами»
10	Погашение ранее выданных поставщикам  и подрядчикам авансов	50	76
11	Погашение поставщиками ранее предъявленных  им претензий	50	76–2 «Расчеты по претензиям»
12	Поступление авансов от покупателей  заказчиков	50	62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками»
13	Поступления, обусловленные продажей и прочим списанием основных средств  и иных активов	50	91 «Прочие доходы и расходы»
14	Возмещение поставщиками сумм недостач материалов, товаров	50	60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»
15	Поступление денежных средств филиалов	50	79–2 «Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам»
16	Поступление валютных средств по чеку	50	52 «Валютные счета»
17	Поступление средств целевого назначения	50	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам  и займам»
18	Получение средств целевого назначения	50	86 «Целевое финансирование»
19	Отражение положительных курсовых разниц по валюте и излишков денежных средств  в кассе	50	91
20	Установление излишек в инкассаторской сумке при подсчете в банке  и недостача на эту же сумму  в кассе	50	57 «Переводы в пути»
21	Передача денежных средств в кассу  организации операционными кассами	50–1	50–2 «Операционная касса»
22	Отражение внесения денег в простое  товарищество в счет вклада в это  товарищество	50	58–4 «Вклады по договору простого  товарищества»
23	Поступление арендной платы наличными  в счет будущих платежей	50	98–1 «Доходы, полученные в счет  будущих периодов»

 

Выдача денежных средств  и денежных документов из кассы отражают по кредиту счета 50 в корреспонденции  с дебетом счетов 51, 52, 55 «Специальные счета в банках», 57, 58 «Финансовые  вложения», 60, 62, 66, 68 «Расчеты по налогам  и сборам», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71, 76, 80 «Уставный капитал», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», 99 «Прибыль и убытки» и др.

Расходование денежных средств  и денежных документов из кассы оформляются  следующими бухгалтерскими записями: при сдаче на расчетные и другие счета выручки от продажи продукции  и товаров; взносе своевременно не полученной заработной платы, а также сверхлимитной  денежной наличности – дебет счетов 51, 52, 55, 57; кредит субсчетов 50–1 и 50–2.

При осуществлении расчетных  операций, следствием которых является прекращение обязательств предприятия, дебетуют счета: 60, 66, 68, 69 «Расчеты по социальному  страхованию и обеспечению», 70, 76, 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

 

3. Учет операций по счетам в банках

 

Большую часть расчетов с  юридическими и физическими лицами организации осуществляются безналичным  путем. Для этого в обслуживающем  банке открывается расчетный  счет. Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации (т.е. остаток денежных средств на конец года переходит на следующий  год). Он открывается организациями, имеющим самостоятельный баланс и собственные оборотные средства. При этом организация вправе иметь  неограниченное количество расчетных, текущих и иных счетов. Порядок  открытия (закрытия) расчетного счета  регулируется Инструкцией Банка  России от 14.09.06 г. №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».

Для открытия расчетного счета  организация должна представить  в учреждение выбранного ею банка  следующие документы:

• заявление на открытие счета установленного образца;
• нотариально заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного свидетельства;
• справку налогового органа о регистрации организации в качестве налогоплательщика;
• копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд Российской Федерации и Фонд обязательного медицинского страхования;
• карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера, заверенную нотариально.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения  организации, проводимые в порядке  безналичных расчетов, а также  выдает средства на оплату труда и  текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег  наличными, платежных требований) или  с их согласия (оплата платежных  требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению  Государственного арбитража, суда или  финансовых органов.