Учет денежной наличности

Во всех платежных  банковских документах кроме обязательных реквизитов указывается назначение платежа. Помарки и подчистки в платежных документах не допускаются.

Организация должна контролировать обоснованность операций по своему расчетному счету. Учреждение банка выдает владельцу счета  выписки об остатках и движении средств  на расчетном счете с приложением к ним всех первичных расчетных документов. Записи в выписке банка по дебету означают выдачу наличных денег по чекам или списание (уменьшение) по счету по безналичным расчетам, а по кредиту - взносы наличных денег по объявлениям или зачисление (увеличение) счета по безналичным расчетам.

В бухгалтерском  учете организации для учета  этих операций открывают самостоятельный  активный синтетический счет 51 «Расчетные счета», в котором указанные в  выписке банка операции записывают наоборот: поступления (увеличение количества денежных средств) - в дебет счета, а выбытие (уменьшение) - в кредит счета. Это вытекает из того, что для банка «Расчетные счета» имеют не денежный, а расчетный характер (банк по этому счету учитывает свои обязательства перед клиентами).

При получении  банковской выписки в первую очередь  проверяют тождество остатка  средств, указанного в выписке, остатку  по счету 51 «Расчетные счета». Затем  проверяют приложенные к выписке  платежные документы (основание  их предъявления и суммы), полноту их отражения в выписке и отсутствие арифметических ошибок. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счет 76-2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка.

Наряду с  расчетными счетами организации  могут иметь счета для учета  денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных  чековых книжках и иных платежных  документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном  порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом  счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

Зачисление  денежных средств на специальные  счета отражается следующей бухгалтерской  записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках»

К-т 51    «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочные кредитам и займам».

По  мере использования этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60   «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

К-т 55    «Специальные счета в банках».

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 51    «Расчетные счета»

К-т 5 5    « Специальные счета в банках ».

На отдельных  субсчетах, открываемых к этому  счету, отражают движение обособленно хранящихся в банках средств целевого финансирования. К ним можно отнести: субсидии государственных органов, средства на финансирование учреждений социально-культурного назначения, средства на финансирование отдельных объектов капитальных вложений и пр.

Получение средств финансирования отражается записью:

Д-т 55    «Специальные счета в банках»

К-т 86    « Целевое финансирование ».

При использовании средств делается проводка:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

К-т 55    «Специальные счета в банках».

По  окончании строительства или  финансирования других расходов (на сумму  использованных средств) составляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т 86    «Целевое финансирование»

К-т 83    «Добавочный капитал».

В настоящее  время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов - расчеты с  использованием банковских корпоративных  карт, или, как их еще называют, пластиковых  карт. Банковская пластиковая карта - персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах.

Корпоративные банковские карты бывают двух видов - расчетные и кредитные.

Расчетная карта - это банковская карта, использование которой позволяет держателю (уполномоченному организацией) распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать  держателем корпоративной банковской карты, организация должна представить  в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования картой оговариваются затем в договоре между банком и держателем карты.

Для перечисления средств с расчетного счета на специальный карточный счет организация  подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод  средств. Тогда для учета средств, перечисленных на специальный карточный счет, необходимо открыть к счету «Специальные счета в банках» самостоятельный субсчет. Все записи на субсчете могут производиться только на основании выписок банка со специального карточного счета. По дебету этого субсчета будут показываться суммы, поступившие на карточный счет с расчетного счета держателя карты, а по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведенных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку за обслуживание. Сальдо по субсчету будет отражать остатки средств, не использованных по карте на конец месяца.

Сотрудник, которому выдали карту, получает возможность  приобретать материальные ценности или услуги с оплатой через  карту. При проведении операций с  банковскими картами необходимо составлять документы на бумажном носителе - слип, квитанцию электронного терминала или банкомата (или иные документы, предусмотренные банковскими правилами и договорами между участниками расчетов). Слип или квитанции должны содержать следующие обязательные основные реквизиты: наименование (идентификатор банкомата, организации, обменного пункта и пр.), дату совершения операции, сумму операции, валюту операции, реквизиты банковской карты, допустимые правилами безопасности, подпись держателя карты.

При отражении выдачи под отчет работнику пластиковой карты на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

Д-т 71  «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 55  «Специальные счета в банках», субсчет «Корпоративные банковские карты».

После представления и утверждения авансового отчета подотчетного лица о произведенных расходах на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Д-т 10   «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71    «Расчеты с подотчетными лицами».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5 Учет денежных  переводов в пути

 

Если торговая организация имеет небольшую  выручку от торговых операций и наличные денежные средства в кассе не превышают установленного для данной организации лимита, а также если организация имеет право использовать выручку в наличной форме для расчетов с поставщиками, выдачи заработной платы и прочих платежей, связанных с ее деятельностью, а также если торговля осуществляется только по безналичному расчету (предприятие занимается только оптовой торговлей), т. е. в любой ситуации, когда наличные денежные средства никогда не сдаются в банк (ни из кассы предприятия, ни в виде торговой выручки), бухгалтерские проводки осуществляются непосредственно со счета 50 «Касса» на затратные счета (скажем, на счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» или счет 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда»). Однако распространенной ситуацией является сдача наличных в банк из кассы предприятия для пополнения средств на расчетном счете, для избежания превышения лимита наличных денежных средств в кассе, а также инкассирование выручки. Какие проводки будут применимы в этих случаях? Некоторые бухгалтеры (особенно на небольших торговых предприятиях) оформляют эти операции проводкой Дебет 51 «Расчетные счета», Кредит 50 «Касса» (т. е., судя по этой записи, денежные средства поступают из кассы непосредственно на расчетный счет предприятия). В принципе, это возможно, но все-таки представляется не совсем правильным. Важно четко представлять себе, что бухгалтерская проводка отражает движение денежных средств в режиме реального времени. Допустим, при сдаче наличных в банк, тем более если эта операция осуществляется непосредственно бухгалтером, который является материально ответственным лицом, такая проводка возможна. Хотя и в этом случае наличные денежные средства фактически уже не находятся в кассе и еще не зачислены на расчетный счет предприятия, отрезок времени, необходимый для проведения этой операции составляет менее 1 рабочего дня. Исключение составляют случаи, когда деньги сдаются в вечернюю кассу банка и будут зачислены на расчетный счет только на следующий день.

Такая же ситуация возникает и при сдаче выручки  в банк через инкассирование. Денежные средства фактически отсутствуют в  кассе предприятия и также  отсутствуют на его расчетном  счете. Как правило, инкассация, сданная  вечером, самое позднее к обеду следующего дня уже зачислена на расчетный счет. Примером может служить и следующая ситуация. Многие крупные магазины по соглашению с банками поставили терминалы, с помощью которых покупатель может рассчитаться за покупку кредитной картой. Покупателю удобно, банку выгодно. Магазин, правда, платит банку определенный процент с этих операций, но покупатель, имеющий кредитную карту, которую принимают к оплате в этом магазине, может делать покупки, не ограничиваясь суммой наличных, так что торговой организации это тоже выгодно. К тому же принимать к оплате кредитные карты становится просто престижно. Вот только оплата по «кредитке» по кассе пройдет как выручка, а деньги по этой операции могут быть перечислены банком на расчетный счет организации, как показывает практика, через несколько дней.

Таком образом, наиболее правильным в вышеперечисленных  ситуациях представляется использование  счета 57 «Переводы в пути». Счет 57 «Переводы в пути» является, по сути, транзитным. Он служит для «…обобщения  информации о движении денежных средств (переводов) в валюте РФ и иностранных валютах в пути, т. е. денежных сумм (преимущественно выручка от продажи товаров организаций, осуществляющих торговую деятельность), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н).

Для зачисления денежных средств на счет 57 подтверждением могут служить квитанции банков и других кредитных организаций, почтовых отделений, сберегательных касс, а также копии сопроводительных ведомостей на сдачу наличных денежных средств инкассаторам и другие аналогичные документы.

Счет 57 «Переводы  в пути» корреспондирует со следующими счетами (табл. 3.1).

Итак, счет 57 «Переводы  в пути» предназначен для учета  движения денежных средств по операциям, занимающим более 1 банковского дня. Такими операциями могут являться:

денежные средства, которые организация внесла в  кассу почтового отделения или  сберегательную кассу для зачисления на расчетный счет поставщика;

денежные средства, которые организация сдала в  вечернюю кассу банка или передала инкассаторам для зачисления на расчетный счет;

денежные средства, которые организация перечисляет  с одного своего расчетного или валютного  на другой;

денежные средства, которые организация направила  на корпоративную пластиковую карту, если расчетный счет организации находится в одном банке, а счет корпоративной карты – в другом.

По дебету счета 57 «Переводы в пути» учитываются  операции, по которым организация  осуществляет перевод денежных средств, а по кредиту – зачисление этих средств.

Аналитический учет по счету 57 «Переводы в пути» ведется в зависимости от способов переводов денежных средств на счет организации, а также от видов валют, с которыми работает данная организация. Так, например, если торговая организация сдает инкассацию только в один банк, работает только с рублевой наличностью и никаких иных движений денежных средств, связанных со счетом «Переводы в пути» не ведет, то субсчета по счету 57 «Переводы в пути» открывать совсем не обязательно

Другое дело, если организация, допустим, инкассирует выручку и принимает к оплате кредитные карты. В этом случае для удобства ведения бухгалтерского учета можно завести для счета 57 «Переводы в пути» субсчета 1 «Инкассация» и счета для 57 «Переводы в пути» субсчет 2 «Оплата по кредитным картам». В таком случае выручка от продажи товаров будет распределяться следующим образом: наличные денежные средства, сданные в инкассацию, будут отражаться на счете 57 «Переводы в пути» субсчет 1 «Инкассация», а безналичные (т. е. те, которые банк перечислит на расчетный счет предприятия в качестве оплаты по операциям с кредитными картами) – на счете 57 «Переводы в пути» субсчете 2 «Оплата по кредитным картам».

Если перевод  денежных средств (сдача наличности) осуществляется разными подразделениями (например, если торговая организация имеет сеть магазинов), целесообразно на соответствующем субсчете делать «разбивку» по субконто «Подразделение». Это несколько увеличивает объем работ по проведению операций в бухгалтерии, но зато помогает отслеживать и контролировать движение денежных средств.

Таким образом, например, легче отследить недостачу  или перевложение в инкассационную сумку по конкретному магазину (при  наличии их сети) еще до поступления  из банка сопроводительных инкассационных ведомостей.

Что касается учета  валютных средств, то учет по ним на счете 57 «Переводы в пути» ведется обособленно. При операциях с валютой, будь то перечисление валютных средств с одного валютного счета на другой, принадлежащий торговой организации и открытый в другом банке, или перечисление денежных сумм с рублевого расчетного счета на валютный, на счете 57 «Переводы в пути» из-за разницы внутренних курсов банков образуются курсовые (суммовые) разницы.