Теоретические основы исследования коммуникационных процессов в организации

1. Четко сформулировать  цели и задачи, которые должна  решить информационная система  управления на базе расчетно-вычислительного  центра предприятия.

2. Определить круг лиц, которые будут вовлечены в  процесс управления, разработки  и контроля за разработкой информационной системы.

3. Формирование каждым  подразделением перечня контактов  между всеми службами предприятия  с предоставлением документов, отражающих  содержание данных контактов.

4. Систематизация и анализ полученных данных. Выделение наиболее значимых и «перегруженных» информационных потоков.

5. Автоматизация собственными силами выбранных информационных потоков.

6. Составление графика  выполнения для всех полученных  заданий и распределение ответственности между работниками отдела с закреплением каждого за конкретным участком.

Проведенный анализ позволил сделать следующие выводы:

1. Требуется реорганизация расчетно-вычислительного центра.

Роль РВЦ на ООО «Лидер-Строй» резко упала, что отчасти связано с недостатком знаний, отсутствием должного понимания специфики информационной системы, ее эксплуатации, технологии обработки информации в условиях рынка в целом, отчасти – с большей доступностью персональных компьютеров.

Основные функции РВЦ должны заключаться в накоплении, систематизации и распространении информации по соответствующим подразделениям и уровням управления предприятием. В то время, как в настоящее время эти функции не выполняются.

Кроме того, РВЦ следует переименовать в информационно-аналитический центр или службу. Однако, не следует представлять деятельность вновь созданного отдела как усовершенствованную работу РВЦ. Во-первых, информация – часто не просто перечень определенных показателей, а отфильтрованная и проанализированная с помощью современных методов обработки. Передача любой информации, не готовой для принятия решений, не может считаться эффективной. Во-вторых, некоторые виды информации вообще не поддаются количественной оценке. И, в-третьих, автоматизированная система располагает только формальными методами оценки, вместе с тем, в некоторых случаях значение имеют многие неформальные (экспертные) оценки.

Все это обусловливает необходимость функционирования на предприятии особой службы, в задачи которой входит также проведение первичного анализа информации.

2. При составлении РВЦ  графика контактов с подразделениями  предприятия особое внимание  следует уделить наиболее «загруженным»  месяцам: во время подготовки  годового собрания акционеров, при  подготовке расчетов на участие  в ежегодных тендерах, при составлении  годовой отчетности.

3. Требуется реорганизация отдела материально-технического обеспечения и комплектации в связи с достаточно высокой загрузкой документооборота и отсутствием специалистов, владеющих ЭВМ.

 

3 Совершенствование коммуникационного процесса в ООО «Лидер-Строй»

3.1 Программа совершенствования  коммуникационного процесса в ООО «Лидер-Строй»

 

Совершенствование коммуникационного процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение людей к этим нововведениях. Отрицательные моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и  от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персоналне образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

В любом случае внедрение информационных технологий приводит к изменению организационной структуры предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию.

Совершенствование коммуникационного процесса приводит к ликвидации  промежуточных, звеньев внутри организации и между ними. Это происходит потому, что информация является основным продуктом обмена при взаимоотношениях внутри предприятия, а также между предприятием и поставщиком или потребителем. Она является основным продуктом договора, сделки или усилий по координации действий отдельных звеньев. В этом случае ликвидация промежуточных звеньев является следствием внедрения информационных технологий, поскольку становятся ненужными посредники между источником и получателем информации. Это в свою очередь приводит к изменению «организационной структуры предприятия, организации, ликвидируются целые звенья, связанные с дополнительными затратами. Появляются более простые иерархические связи и более широкие системы контроля. При совершенствовании коммуникационного процесса в организации необходимо выбрать одну из двух основных концепций, отражающих сложившиеся точки зрения на существующую структуру организации и роль в ней компьютерной обработки информации. Первая концепция ориентируется на существующую структуру организации. Информационная технология приспосабливается к организационной структуре и происходит лишь модернизация методов, работы, коммуникации развиты слабо, рационализируются только рабочие места. Функции распределяются между техническими работниками испециалистами. Степень риска от внедрения новой информационной технологии минимальна, так как затраты незначительны, и организационная структура фирмыне меняется.

Основной недостаток: такой стратегии -необходимость непрерывных изменений формы; представления информации, приспособленной, к конкретным технологическим методам и техническим средствам. Любое оперативное решение «вязнет» на различных этапах информационной технологии. К достоинствам стратегии можно отнести минимальные степень риска и затраты.  Вторая концепция - ориентируется на будущую структуру фирмы. Существующая структура будет модернизироваться.

Такая стратегия, предполагает максимальное развитие коммуникаций и разработку новых организационных взаимосвязей. Продуктивность организационной структуры фирмы возрастает, так как рационально распределяются архивы данных, снижается объем циркулирующей по системным каналам информации и достигается сбалансированность между- решаемыми задачами.

К основным её недостаткам  относятся:

• существенные, затраты на первом этапе, связанные с разработкой общей концепций и обследованием всех подразделений фирмы;
• наличие психологической напряжённости, вызванной предполагаемыми изменением, структуры фирмы и, как следствие, изменения штатного расписания и должностных обязанностей.

Достоинствамитакой стратегии являются:

• рационализация организационной структурыфирмы;
• максимальная занятость всех работников;
• высокий профессиональный уровень;
• интеграция профессиональных функций за счет использования компьютерныхсетей. Новая информационная технология вфирме должна быть такой, чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связывались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления. Успех или провал являются результатом способности или неспособности организации кприменению технологии для поддержки обработки информации или информационных систем управления без потребности квнесению, изменений вбизнес или организацию.

Некоторые из этих процессов потребуют развития или улучшения информационных систем. Установление потребностей что должно быть сделано должно быть затем переведено врешения, основанные на технологии как потребности  могут быть удовлетворены.

Важнейшим условием совершенствованиятехнологий принятия и реализации решений является автоматизация этого процесса на основе компьютерной техники и автоматизированных систем.

Огромное значение для совершенствования коммуникаций в организации  имеет современная информационная технология. Уже давно широко распространён персональный компьютер как средство аккумуляции и последующего распространения информации. В современном деловом мире применяется  электронная  почта- эффективное средство связи между людьми. Новые телефонные приспособления дают возможность одновременно контактировать со многими корреспондентами. Видеоконференции позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах и даже на разных континентах.

Автоматизация системы управления предприятием - процесс продолжительный и требует от компании, решившейся на этот шаг, значительных ресурсов, как внешних, так и внутренних. В зависимости от поставленных задач и масштабов производимых работ автоматизация может продолжаться от нескольких недель до нескольких лет. Именно поэтому очень важно четко понимать с самого начала, какие работы и в какой срок будут выполнены. И, исходя из этого, иметь четкое представление о том, какие потребуются ресурсы.

Самое главное - изначально получить полное понимание результата проекта в целом и каждого этапа работ в отдельности, и спланировать поток ресурсов, необходимых для своевременного выполнения этих работ. Такое представление руководителю дает проектная технология проведения работ по автоматизации.

Автоматизация системы управления предприятием - это проект, состоящий из ряда этапов. И успешность выполнения проекта в целом во многом зависит от четкой последовательности их выполнения.

Сталкиваясь с потребностями во внедрении на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед проблемой выбора. Разрабатывать самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно оценивая вероятность самостоятельной разработки современной системы управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То что разработано или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних взглядов управленческого персонала предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов АСУ, это объективный процесс.

Если предприятие решило ориентироваться на готовые системы - то ему нужно решить, с кем ему работать, какую систему выбрать - с российскими разработчиками или с поставщиков готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих мест советских бухгалтеров, они несут в себе эти следы. Решив функции автоматизации бухгалтерии они только пытаются двинуться в направлении производства, а это задача по объемам несравнимая с бухгалтерским учетом.

По моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. Для российского пользователя выбор таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, ComputerAssociates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и ComputerAssociates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

Система управления БОСС компании АйТи.

Функциональные возможности комплексной интегрированной системы управления БОСС охватывают все основные бизнес процессы организации:

- управление и бухгалтерский  учет

- финансовый менеджмент

- управление персоналом

- логистика

- маркетинг и продажи

- управление производством

- делопроизводство и документооборот.

Система состоит из отдельных, полностью самостоятельных и в то же время интегрированных продуктов. Это позволяет создавать систему предприятия поэтапно, начиная с того функционального подразделения, автоматизация которого наиболее актуальна в настоящий момент.

БОСС-КОРПОРАЦИЯ – полномасштабная система управления финансово-хозяйственной деятельностью, разработанная для крупных корпораций и торговых объединений. Состоит из четырех взаимодействующих подсистем (финансы, логистика, маркетинг и персонал).

Эту систему отличает легкость настройки и адаптации, открытость исходных материалов, масштабируемость, надежность, ориентация на российскую специфику ведения учета.

 

 

Заключение

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.