Системы и функции управленческого учета

 Во всех случаях учет расходов на обслуживание производства и управление должен обеспечить определение их фактической величины и выявление в текущем порядке отклонений от утвержденных смет. Учет ведется по единым установленным номенклатурам статей. Ранее их состав строго регламентировался вышестоящей организацией. Сейчас предприятия имеют право самостоятельно определять номенклатура слагаемых затрат на управление.

Расходы на содержание оборудования и общепроизводственные расходы учитывают и обобщают по каждому цеху в отдельности, общезаводские (общехозяйственные) расходы — по предприятию и целом. Информация из первичных документов, расчетов амортизации и т.п, обобщается вручную или с помощью ПЭВМ и других технических средств сначала в накопительных, затем в группировочных ведомостях или в соответствующих машинограммах, Единовременные крупные затраты на ремонт, охрану труда и т.п. обычно относятся и расходы на содержание оборудования, цеховые и общезаводские расходы в заранее исчисленных суммах, т.е, в сметно-нормализованном порядке. Излишне зарезервированные в учете суммы затрат на эти цели в конце отчетного периода сторнируют, а недостающие суммы начисляются дополнительно.

В составе  расходов на обслуживание производства и управление большой удельный вес могут занимать услуги и работы других цехов и подразделений предприятия (по обеспечению теплом, водой, энергией и т.п.). Себестоимость работ и услуг, выполняемых одними цехами для других, исчисляется по фактическим цеховым затратам на производство этих услуг с включением части общецеховых расходов. Работы, выполняемые для собственного цеха, оцениваются по прямым затратам материалов и заработной платы.

Администрация предприятия должна иметь детально разработанные сметы расходов на обслуживание производства и управление, по возможности ориентированные по местам затрат (группам оборудования, цеховым службам, отделам заводоуправления). Это позволяет осуществлять оперативный контроль за величиной отклонений от смет. В первую очередь необходимо следить, не допускается ли превышение численности и окладов административно-управленческого персонала, лимита или нормативов командировочных, почтово-телеграфных, канцелярских и представительских расходов.

В учете затрат на управление важно не столько выявить  отклонения сметы (что можно сделать простым сопоставлением по итогу за месяц, квартал, год), сколько предотвратить их. Для этого целесообразно возложить ответственность за соблюдение смет управленческих расходов на руководителей отделов, служб и главную администрацию предприятия.

Автоматизированная  обработка экономической информации помогает дальнейшему совершенствованию методологии учета и контроля за расходами на обслуживание производства и управление. Появлняется возможность планировать, учитывать и анализировать эти расходы в зависимости от степени их переменности, т.е. связи с объемом производственной деятельности. Слагаемые расходов подразделяют на прогрессирующие, дегрессируюшие и постоянные затраты, что позволяет более точно выявлять величину отклонений от смет, создает лучшие возможности для прогнозирования издержек и прибыли.

В частности, если нормирование расходов на обслуживание производства и управление осуществляется с учетом степени переменности затрат , появляется возможность выявить отклонения, зависящие от уровня издержек и использования производственных мощностей цеха, участка, предприятия в делом.

          Рассмотрим некоторые особенности действующей практики учета и распределения отдельных видов расходов на обслуживание производства и управление.

Учет расходов на эксплуатацию машин. Эти расходы включают затраты на содержание, амортизацию и ремонт производственного и подъемно-транспортного оборудования, ценных инструментов, цехового транспорта, прочих рабочих мест. В них пключаются затраты на восстановление инструментов и приспособлений общего назначения и расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией станков, машин и другого оборудования.

Если эти  расходы выделены предприятием в  самостоятельную статью калькуляции, их учет целесообразно вести не только в разрезе цехов, но и по важнейшим группам машин и оборудования. Особенно это важно в поточных, автоматизированных и роботизированных производствах.

Группировка издержек осуществляется по статьям номенклатуры расходов, но может производиться и по элементам затрат. Обобщается  информация об издержках, связанных с оборудованием, на дополнительно вводимом счете «Расходы на содержание и эксплуатации машин и оборудования» в регистрах шахматной формы, где по горизонтали указаны статьи (элементы) затрат, а по вертикали — корреспондируюшие с ними счета бухгалтерского учета.

Учтенная  сумма расходов распределяется между продукцией, предназначенной для реализации, и услугами, оказываемыми на сторону и цехам своего предприятия. В стоимость услуг расходы на содержание оборудования относятся в пределах плановых или согласованных с потребителем ставок, умноженных на фактический объем произведенных работ. Между изделиями их распределяют пропорционально:

сметным ставкам, рассчитанным исходя из стоимости часа работы оборудования и нормативного времени изготовления той или иной 
продукции;

объему переработки  сырья и материалов, весу или другому  измерению готовой продукции;

заработной плате основных производственных рабочих.

В отдельных  отраслях промышленности могут использоваться другие, специфические для данной отрасли базы распределения.

Учет общепроизводственных расходов. Общецеховые (общепроизводственные) расходы включают заработную плату с отчислениями цехового управленческого и обслуживающего персонала, затраты на отопление, освещение и содержание производственных помещений, затраты на ремонт основных средств цехового назначения, расходы на страхование производственного имущества, арендную плату за него , другие аналогичные по назначению расходы. Если расходы на содержание и эксплуатацию машин и оборудования не выделены в самостоятельную статью калькуляции, они также учитываются в составе общепроизводственных расходов.

Аналитический учет общецеховых расходов ведется по отдельным изделениям предприятий (цехам, производствам, корпусам) и статьям затрат. Обобщение учетной информации осуществляется в регистрах аналогичных используемым в учете расходов на содержание оборудования.

В составе общепроизводственных расходов есть затраты, требующие особого внимания. К ним относятся потери от простоев по вине персонала цеха, недостачи материалов в цеховых кладовых и незавершенного производства в цехах при отсутствии виновных, потери от недоиспользования деталей, узлов и технологической оснастки и т.п. Работники учета вместе с администрацией цеха, мастерами и бригадирами должны принимать необходимые меры по недопущению таких потерь, а если они имели место — к выяснению причин и виновников, к возмещению понесенных предприятием убытков. Учтенная сумма общепроизводственных расходов распределяется между готовой продукцией и услугами, оказанными на сторону, а затем между видами изделий аналогично тому, как распределяют расходы по содержанию и эксплуатации машин и оборудования. Однако, если расходы на эксплуатацию оборудования относятся на работы, полуфабрикаты и продукцию в данном цехе или производстве, общецеховые расходы чаще всего обобщаются по предприятию в целом и затем подлежат распределению.

 Различна и методика  распределения этих расходов. На сторонние работы и услуги, в том числе оказанные цехам своего предприятия, они списываются в виде заранее определенной плановой ставки на единицу объема работ и услуг Между видами основной продукции в разных отраслях промышленности их распределяют пропорционально:

• величине прямых затрат;
• заработной плате производственных рабочих;
• стоимости обработки сырья и материалов.

 Учет общехозяйственных расходов. Общехозяйственные расходы включают затраты на управление предприятием, фирмой в целом. Это расходы на содержание и оплату труда высшей администрации и работников отделов заводоуправления с отчислениями на социальное и медицинское страхование, затраты на командировки и подъемные при перемещении сотрудников, на служебные разъезды, конторские, типографские, почтово-телеграфные и телефонные расходы, амортизация, арендная плата, затраты на содержание и ремонт зданий, сооружений, инвентаря общезаводского назначения, расходы на организованный набор рабочей силы и подготовку кадров, на охрану предприятия, налоги, сборы и отчисления, включаемые в себестоимость, представительские расходы, оплата консультаций, аудиторских, информациионных услуг и аналогичные им расходы.

Учитывают общехозяйственные расходы в целом по предприятию на одноименном собирательно-распределительном счете. Для обеим чения лучшего контроля за уровнем и рациональностью затрат на управление их целесообразно учитывать в разрезе функциональных отделов и служб. Особое внимание обращается на непроизводительные расходы: недостачи и потери от порчи материалов и продукции при хранении на заводских складах, потери от простоев по общезаводским и внешним причинам (в размере невзысканной части), потери по ошибочно засланным грузам, оплату судебных издержек и арбитражных сборов, другие непроизводительные расходы, относимые на затраты предприятия. Состав этих расходов может изменяться в зависимоети от налоговой и учетной политики предприятия.

Работники учета  должны выяснять причины непроизводительных затрат, требовать объяснения от виновных лиц, добиваться возмещенния причиненных потерь и удорожаний. В отличие от производственных затрат, в том числе связанных с работой оборудования и включаемых в общецеховые расходы целиком или частично, зависящих от объема продукции, технологии и организации производства, общехезяйственные расходы зависят от организации управления и времени (длительности) отчетного периода. Возможности управления ими со стороны администрации предприятия и его учетного персонала значительно шире. Они реализуются при составлении смет затрат на управление, контроле за их соблюдением, анализе отклонений от сметных ассигнований.

Варианты организации  управленческого учета и обобщения  информации о фактической величине общехозяйственных расходов за висят от принятой системы их нормирования и планирования. Если затраты на управление предприятием (фирмой) дифференцируются по отделам и службам, т.е. отдельным местам затрат в заводоуправлении аналитический учет к счету «Общехозяйственные расходы» ведется в разрезе этих подразделений. Общие для разных отделов расходы, на пример на уборку помещений, отопление, освещение, распределяют пропорционально площади помещений, количеству работников в oтделах и другим показателям. Учетная группировка затрат на управление по подразделениям позволяет для некоторых из них (например для вычислительного центра, патентного бюро) определять себестоимость услуг, оказанных на сторону.

Для затрат, которые  невозможно отнести на конкретный отдел  или службу управления предприятием, открывают в учете так называемы общие (абстрактные) места затрат. Обобщение общехозяйственных расходов в учете при данном варианте осуществляется путем суммирования однородных затрат различных подразделений и расходов обших мест заводоуправления.

Если затраты на управление планируют и нормируют в целом по предприятию, они группируются на едином счете «Общехозяйственные расходы» в регистрах, аналогичных тем, в которых учитывают расходы на содержание оборудования и общепроизводственные расходы. Распределяют общехозяйственные расходы вначале между работами, услугами и продукцией для своих хозяйств, выделенных на самоятельный баланс, услугами для сторонних организаций и продукцией, предназначенной для реализации. Затем в части, приходящейся на готовую продукцию, расходы на управление распределяют по видам изделий.

На услуги своим производствам общехозяйственные расходы обычно относят в заранее установленном проценте к базе распределения; на работы, выполненные на сторону, — исходя из их фактического уровня в данном отчетном периоде. Оставшаяся часть затрат на управление распределяется между видами реализованной продукции (услуг) пропорционально:

• цеховой себестоимости разновидностей изделий;

• объему или стоимости продаж;
• расходам на обработку;

• другим показателям, отражающим особенности формирования 
  общехозяйственных расходов на данном предприятии.

Распределение будет более точным, если из состава  затрат на управление будут выделены расходы отделов и служб, связанные с конструированием, технологическим сопровождением, освоением конретных изделий, и прямо отнесены на их себестоимость. К распределению в этом случае останутся лишь общие для всех изделий затраты.

В распределении  общехозяйственных расходов по изделиям и видам работ нет необходимости, если предприятие использует систему поизводственного учета сокращенной себестоимости, при которой указанные расходы относятся на реализацию продукции, минуя счет основного производства.

 Списание общехозяйственных  расходов производится с кредита одноимеиного счета в дебет счетов капитальных вложений, материальных запасов, основного и вспомогательных производств, обслуживающих хозяйств, расходов будущих периодов реализации продукции и д. р.