Тема 8. Ревизия товарно- материальных
ценностей
План
лекции
Ревизия поступления материалов
Хранение материалов на складе
(центральном складе). Ревизия хранения
материалов на складе (центральном складе)
Оформление результатов инвентаризации
материалов.
Ревизия списания материалов
в производство
Ревизия выбытия материалов
на сторону
Ревизия поступления
материалов.
Такая ревизия проводится
по нескольким направлениям. Остановимся
на двух важнейших из них.
Выборочная
документальная проверка отнесения товарно-материальных
ценностей (поступивших за последний отчетный
год) к материалам. Ревизор выборочным методом
проверяет обоснованность отнесения объектов
к материалам. В сводной табличной форме
представляются результаты проверки,
которые позволяют оценить правильность
(обоснованность):
• применения критерия для
отнесения объектов к материалам;
•установление производственного
и непроизводственного характера приобретенных
материалов;
• документального оформления учета
материалов (наличие документов, подтверждающих
право собственности, инвентарных карточек
учета материалов, накладных на получение
материалов).
Документальная
проверка учета поступающих материалов. При ревизии поступления материалов
следует иметь в виду, что первичные документы
по поступлении материалов играют важную
роль в организации учета материалов,
так как являются его основой. Непосредственно
по первичным документам осуществляется
контроль за поступлением товарно-материальных
ценностей. Материалы поступают от поставщиков,
подотчетных лиц, закупивших эти материалы
за наличный расчет, от списания пришедших
в негодность основных средств, из собственного
производства.
Ревизор проверяет порядок
учета поступающих материалов, в частности,
наличие утвержденного плана материального
обеспечения, наличие в отделе снабжения
ведомостей оперативного учета выполнения
договоров поставки или журнала учета
поступающих материалов, в которых указываются:
регистрационный номер и дата договора;
дата записи; наименование поставщика,
дата и номер транспортного документа;
дата и номер счета; род груза; дата приходного
ордера или акта о приемке, запроса о розыске
груза. Ревизор должен также выявить факты
недопоставки и излишней поставки товаров
путем сверки фактически поступивших
материалов в части ассортимента, количества,
цены с данными договоров поставки.
Кроме того, нужно установить
соответствие порядка выдачи, составления
и использования доверенностей на получение
ТМЦ требованиям нормативных документов.
По данным журнала учета доверенностей
на получение ТМЦ выявляются случаи выдачи
доверенностей лицам, не работающим в
ревизуемой организации, контролируется
порядок оформления доверенностей (заполненных
полностью или частично, без
образцов подписей лиц, на имя которых они выписаны),
правила их выдачи (новая
доверенность выписывается одному и тому
же лицу после представления отчета об
использовании ранее полученной доверенности),
определяется, нет ли нарушения инструкции
о порядке выдачи доверенностей на получение
ТМЦ.
При ревизии поступлений материалов
на склады организации автотранспортом
проводится сверка журнала учета поступающих
материалов с данными автотранспортных
накладных, приходных ордеров и карточек
учета материалов. Журнал учета поступающих
материалов должен находиться в отделе
снабжения, автотранспортные накладные
и приходные ордера - в материальном отделе
бухгалтерии, карточки учета материалов
- у кладовщика. На всех первичных документах
проверяются подписи, дата, сумма, цена.
Обороты материалов по журналу учета поступающих
материалов и первичным документам сверяются
с оборотами ведомости № 10 «Учет материалов
на складе». Если в организации действует
пропускная система, то для сверки могут
быть взяты данные пропусков, которые,
как правило хранятся в материальном отделе
бухгалтерии.
Если материалы вывозятся со
склада продавца своим автотранспортом,
то ревизор обязан провести дополнительно
сверку с корешками доверенностей, выданных
работникам организации для получения
ТМЦ на складе продавца, или с журналом
регистрации доверенностей.
При наличии актов приемки материалов
формы № М-7 вместо приходных ордеров ревизор
проводит их экспертизу. Он проверяет
полномочия членов приемочной комиссии,
поставивших свои подписи в акте. Для этого
изучается приказ по основной деятельности
о создание приемочной комиссии, в котором
зафиксированы фамилии и должности ответственных
лиц. Далее проверяется работа юридической
службы организации по работе с претензиями
поставщику, зафиксированными в акте.
При доставке ТМЦ железнодорожным
транспортом также осуществляется сверка
данных журнала учета поступающих материалов
(журнала регистрации доверенностей) с
данными железнодорожных накладных, приходных
ордеров, карточек учета материалов, корешков
доверенностей, выданных материально
ответственным лицам на получение груза
на товарной станции.
Если ревизор при проверке информации
о поставках материальных ценностей железной
дорогой обнаруживает коммерческие акты,
по которым принимаются ТМЦ, то необходимо
провести экспертизу юридической силы
таких актов. Для этого проверяются подписи,
даты, соответствие названий материальных
ценностей данным железнодорожной накладной
и договора поставки. Далее исследуется
порядок работы с коммерческими актами
претензионной службы организации.
При ревизии поступлений материалов
на склады организации от подотчетных
лиц проверяется сверка журнала учета
поступающих материалов с товарными чеками,
приходными ордерами и карточками
учета материалов.
Товарный чек - документ, подтверждающий
факт приобретения и стоимость товара,
приобретенного подотчетным лицом за
наличный расчет. Товарные чеки прилагаются
к авансовому
отчету подотчетного лица и хранятся
в материальном отделе бухгалтерии организации.
При ревизии поступления на склад материалов
собственного изготовления, отходов производства,
материалов, оставшихся от ликвидации
основных средств, и пр. проводится сверка
данных журнала учета поступающих материалов
с данными накладных на внутреннее перемещение
и карточек учета материалов. Все подобные
поступления на склады оформляются однострочными
или многострочными накладными на внутреннее
перемещение материалов, которые выписываются
подразделением-сдатчиком в двух экземплярах,
один является основанием для списания
материалов с подразделения-сдатчика,
другой направляется на склад и используется
в качестве приходного документа. При
выявлении в ходе ревизии акта формы №
М-35 ревизор проверяет правомочие подписей,
количество, сумму, наименование ТМЦ. Все
данные акта сверяются с данными акта
форм № ОС-4, инвентарной карточки формы
№ ОС-6. Акт по форме № М-35 составляется
в том случае, если разборку здания или
сооружения проводит подрядчик. Ревизор
может сделать запрос подрядчику о подтверждении
данных акта по форме № М-35. Далее данные
акта сверяются с оборотами в журналах-ордерах
№ 11 и № 13.
При обнаружении оформления
оприходования на склад материальных
ценностей требованием-накладной формы
№ М-11 необходимо изучить причины и определить
ответственность должностных лиц, допустивших
отпуск со склада излишних материалов,
сдаваемых теперь на склад. Перемещение
материальных ценностей с одного склада
на другой также оформляется требованием-накладной
формы № М-11. Таким случаям ревизор должен
дать экономическую оценку, установить
экономическую целесообразность действий
должностных лиц, допустивших
перемещение грузов с одного склада на
другой.
Ревизор проверяет полноту
оприходования на складах организации
ТМЦ путем исследования актов, составленных
на расхождения в количестве и качестве,
выявленные при приемке ТМЦ, поступивших
без счета поставщика, карточки учета
претензий. Каждый случай недопоставки
товаров против количества, указанного
в сопроводительных документах, исследуется
с даты возникновения недостачи до времени
ее погашения.
2. Хранение материалов
на складе (центральном складе). Ревизия
хранения материалов на складе
(центральном складе)
Для хранения материальных
ценностей в организациях существует
склад (центральный склад). Порядок учета
на складах регламентирован Основными
положениями по учету материалов на предприятиях
и стройках, утвержденными письмом Минфина
СССР от 30 апреля 1974 г. № 103.
В качестве единицы бухгалтерского
учета материалов принят номенклатурный
номер. Номенклатурный
номер присваивается каждому сорту, виду,
размеру материала. Возможно присвоение
одного номенклатурного номера однородной
группе материалов. Для учета движения
материалов на складе по каждому сорту,
виду и размеру, ведется карточка учета
материалов формы № М-17.
Она заполняется на каждый номенклатурный
номер материала и ведется материально
ответственным лицом (кладовщиком, заведующим
складом). Записи в карточке осуществляются
на основании первичных приходно-расходных
документов в день совершения операции.
Карточки учета материалов
бухгалтерия выдает кладовщику под расписку
в регистрационном
журнале-реестре. Получив их, кладовщик
заполняет реквизиты, характеризующие
место хранения материалов (стеллаж, ящик
и т.д.) в соответствии с материальными
ярлыками, прикрепленными к месту
храпения. Карточки располагаются в картотеке
в порядке возрастания номенклатурных
номеров с разделителями по каждому синтетическому
счету, субсчету, группе и подгруппе материальных
ценностей.
Иногда разные поставщики оформляют
документы в разных единицах либо специфика
производства требует списания материала
в разных единицах, например при производстве
стандартных систем вентиляции крепежные
уголки списываются в килограммах, а при
производстве и монтаже индивидуальных
систем - в штуках. Тогда возникает необходимость
учета одного материала в нескольких единицах
измерения. Для того чтобы не усложнять
учет, ведут карточку в одних единицах,
например килограммах, составляют таблицу
соответствия: при отпуске материалов
в штуках единицы количества будут переводиться
в единицы массы и отражаться в карточке
в килограммах.
В некоторых ситуациях (когда
отдельные партии материалов находятся
в процессе технической приемки, лабораторного
испытания или в случае отказа от акцепта
счета) материалы принимаются на временное
ответственное хранение. Такие материалы
должны быть своевременно записаны заведующим
складом (кладовщиком) в специальную
книгу. Записи в этой книге ведутся
с подразделением на «Материалы, ожидающие
приемки», «Материалы, находящиеся на
временном ответственном хранении», в
рамках этих групп — но отдельным партиям
материалов. Эти материалы хранятся на
складах обособленно и до выяснения результатов
приемки не могут расходоваться.
Сырье и материалы учитываются
на счете 10 «Материалы». В материальном
отделе бухгалтерии ведется ведомость
№ 10 «Ведомость теща материалов на складах». Ведомость №
10 применяется в тех организациях, где
количество складов больше пяти. Если
складов меньше пяти, то применяется ведомость
№ 10-а. В этих ведомостях выводят остатки
материальных ценностей по местам их нахождения.
Одновременно в ведомости показывают
фактическую себестоимость поступивших
и выбывших ТМЦ.
Фактическое количество ТМЦ,
хранящихся на складе, может уменьшиться
в связи с естественной убылью. В соответствии
с Законом о бухгалтерском учете естественную
убыль можно списывать только по факту
недостачи материальных ценностей, выявленному
в результате инвентаризации. Поэтому
основанием для расчета и списания естественной
убыли материальных ценностей являются:
инвентаризационные описи; сличительные
ведомости; расчеты естественной убыли,
оформленные бухгалтерской справкой;
распоряжения руководителя организации.
Обосновывая списание естественной
убыли при хранении и продаже товаров,
нужно помнить, что нормы зависят от климатической
зоны, условий хранения и др. Их не применяют
к товарам, которые принимают и отпускают
без взвешивания, списывают по актам как
испорченные, бою, лому, а также к штучным
товарам.
Ревизия хранения
материалов на складе (центральном складе).
Работы по ревизии на данном
направлении зависят от того, какого вида
проверка проводится.
Выборочная
документальная проверка оформления учета
материала складе. Ревизор выборочно проверяет
порядок оформления учета материалов
на складе. Источниками информации являются
журнал учета поступающих грузов, специальная
книга кладовщика, в которой отражаются
материалы, находящиеся на ответственном
хранении, карточки складского учета.
Приступая к проверке сохранности материалов,
ревизор должен оценить порядок ведения
журнала учета поступающих грузов. Если
ведется специальная книга кладовщика
на материалы, находящиеся на временном
ответственном хранении, следует изучить
порядок работы с этой книгой.
Отдельно анализируется порядок
работы с карточками складского учета.
Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика
образцы подписей лиц, которые уполномочены
распоряжаться материальными ценностями
на складе, выводит ли кладовщик остаток
в карточке после каждой записи
о поступлении или расходовании материалов.
Ревизор должен установить, есть ли в карточках
еженедельные подписи работника материального
отдела бухгалтерии о проверке карточки.
Проверка
соблюдения порядка и сроков проведения
инвентаризаций материалов инвентаризационной
комиссией организации. Ревизор определяет наличие
(отсутствие) ситуаций, при которых проведение
инвентаризаций обязательно. При выявлении
таких ситуаций, ревизор обязан проверить
результаты инвентаризаций по каждому
случаю за изучаемый период.
При этом ревизор должен обращать внимание
на то, проводятся инвентаризации постоянно
действующей комиссией или комиссия назначается
отдельно на каждый случай.