Расчеты с подотчетными лицами

Командировочное удостоверение (форма №Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма №Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работник (подотчетное лицо) составляет авансовый отчет (форма №АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

2.2 Оплата  расходов на командировки

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по  проезду;

- расходы по  найму жилого помещения;

- дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения  или ведома работодателя.

В соответствии с п. 10 Инструкции №62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Для целей налогообложения к учету могут быть приняты следующие расходы, связанные с командировками [5] :

- расходы на  проезд работника к месту командировки  и обратно к месту постоянной  работы;

- расходы на  наем жилого помещения. По этой  статье расходов подлежат возмещению  также расходы работника на  оплату дополнительных услуг, оказываемых  в гостиницах (за исключением  расходов на обслуживание в  барах и ресторанах, расходов  на обслуживание в номере, расходов  за пользование рекреационно-оздоровительными  объектами);

- суточные и (или) полевое довольствие в пределах  норм, утверждаемых Правительством  РФ;

- расходы, связанные  с оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и  иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного  и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы.

Таким образом, наиболее полный (и соответствующий современным условиям) перечень расходов, подлежащих возмещению, закреплен налоговым законодательством. По нашему мнению, этим перечнем организациям целесообразно руководствоваться при формировании соответствующих соглашений, закрепляемых в трудовом договоре.

2.3 Особенности  оплаты стоимости проезда работников  при служебных разъездах и  служебных командировках сроком  до одних суток

Оплата стоимости проезда при служебных перемещениях гарантируется трудовым законодательством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

- расходы по  проезду;

- расходы по  найму жилого помещения;

- дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с  разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

При отражении в бухгалтерском учете операций по выдаче наличной валюты командированным работникам используется общая схема:

Д - т 50 К - т 52 «Валютные счета» - на сумму валютных средств, полученных для выдачи аванса работникам, командированным за рубеж;

Д - т 71 К - т 50 - на сумму валюты, выданной под отчет командированному работнику;

Д - т 71 К - т 52 - на сумму валюты, выданной непосредственно с валютного счета. Но данную ситуацию нельзя назвать распространенной. В принципе, возможна ситуация, при которой чек на получение наличной валюты обналичивается материально ответственным лицом либо производится перечисление валютных средств работнику, выехавшему в командировку за рубеж;

Д - т 52 К - т 50 - на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированным работником;

Д - т 52 К - т 71 - на сумму остатка подотчетных сумм, не использованных командированными работниками организации. Причем предполагается, что валюту в банк сдает само подотчетное лицо (а не кассир организации).

Датой признания расходов на командировки в бухгалтерском и налоговом учете признается дата утверждения авансового отчета командированного работника. Поэтому фактически произведенные расходы и суточные пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем.

Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу Банка России на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм - по курсу на дату утверждения отчета.

2.4 Налоговый  учет операций, связанных с оплатой  командировочных расходов

Необходимость налогового учета командировочных расходов возникает в случае, если формирование налоговой базы предполагает включение в нее сумм выплат, произведенных работникам, или начислений на них.

Таким образом, налоговый учет вышеуказанных расходов может иметь место в отношении:

- НДС - по суммам  налоговых вычетов по стоимости  произведенных расходов;

- налога на доходы  физических лиц и единого социального  налога - по суммам выплат, превышающим  установленный законодательством  лимит;

- налога на прибыль - по суммам, принимаемым для целей  налогообложения в полном размере, и по суммам, которые при формировании  налоговой базы не учитываются.

 

Используемая литература

1. Федеральный  закон «О бухгалтерском учете»  от 21.11.96 №129 - ФЗ

2. Н.П. Кондраков «Бухгалтерский учет»