Расчеты с подотчетными лицами

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Таким образом, полная схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет, выглядит следующим образом:

Д - т 71 К - т 50 «Касса» - на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д - т 71 К - т 50 - на сумму стоимости денежных документов, переданных под отчет материально ответственному лицу;

Д - т 71 К - т 51 «Расчетные счета» - на сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), при которой чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на материально ответственного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, в случае, если необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует, расходы нужно провести немедленно, а выезд кассира для получения наличных денежных средств нецелесообразен;

Д - т 71 К - т 55 «Специальные счета в банках» - отражена передача подотчетному лицу аккредитива или чека из чековой книжки для осуществления расчетов с контрагентами. Расчеты чеками из чековых книжек чаще всего ограничиваются границами того населенного пункта, в котором расположено отделение банка, открывшего специальный счет, а расчеты аккредитивами могут осуществляться и с организациями, расположенными в других регионах. Кроме того, средства, аккумулированные на специальных счетах банков (например, для финансирования капитального строительства или финансирования целевых мероприятий), могут использоваться так же, как и средства, находящиеся на расчетном счете. Иными словами, данная проводка может оформляться при получении материально ответственным работником наличных денежных средств со специального счета или при перечислении подотчетных сумм с соответствующих счетов;

Д - т 07 «Оборудование к установке» К - т 71 - на сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке. Такая проводка может быть оформлена в организациях, ведущих учет материально-производственных запасов на счете 07, то есть в организациях, являющихся заказчиками строительства по договору строительного подряда, а также организациями, осуществляющими строительство хозяйственным способом;

Д - т 10 «Материалы» К - т 71- на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов. Чаще всего подобным образом приобретаются канцелярские товары, товары хозяйственного и бытового назначения, а также оплачиваются некоторые услуги (например, транспортные), стоимость которых подлежит включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов;

Д - т 11 «Животные на выращивании и откорме» К - т 71 - на сумму стоимости животных, приобретенных для выращивания или откорма, а также на сумму расходов, связанных с приобретением животных и подлежащих отнесению на увеличение их стоимости;

Д - т 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» К - т 71 - на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования, материалов, товаров, покупных изделий, животных для выращивания и откорма - в случае, если учетной политикой организации закреплена схема бухгалтерского учета, в соответствии с которой фактическая себестоимость материально-производственных запасов формируется на счете 15. Такой же проводкой оформляется принятие к учету стоимости любых приобретенных за наличный расчет материально-производственных запасов;

Д - т 20 «Основное производство» К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Иными словами, для того чтобы расходы, произведенные материально ответственным работником, могли быть списаны подобным способом, необязательно, чтобы подотчетным лицом был рабочий основного производства;

Д - т 23 «Вспомогательные производства» К - т 71 - на суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Д - т 25 «Общепроизводственные расходы» К - т 71- на сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Д - т 26 «Общехозяйственные расходы» К - т 71 - на сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальных платежей, юридических, консультационных услуг и т.д.);

Д - т 28 «Брак в производстве» К - т 71 - на сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или гарантийного обслуживания;

Д - т 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» К - т 71 - на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения, включая работников аппарата управления. Таким же образом списываются суммы расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств (как правило, работников этих хозяйств) и оплаченных наличными денежными средствами через подотчетных лиц;

Д - т 44 «Расходы на продажу» К - т 71 - на сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами. Кроме того, таким же образом списываются расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.д.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы оплаченных наличными денежными средствами расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Д - т 68 «Расчеты по налогам и сборам» К - т 71 - на сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам. Чаще всего подобным образом осуществляется оплата государственной пошлины;

Д - т 70 К - т 71 - такая проводка оформляется в случае, если выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков). Проводка оформляется после завершения выплат и сдачи ведомости (платежной или расчетно-платежной) в кассу организации;

Д - т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» К - т 71 - на сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц, например взносов на обязательное страхование гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

Д - т 91 «Прочие доходы и расходы» К - т 71 - на сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами. Такими расходами могут быть расходы, связанные с прочей деятельностью (например, арендой объектов основных средств), суммы финансовых санкций за нарушение условий хозяйственных договоров и т.д.

Д - т 50 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Д - т 50 К - т 71 - отражено приобретение за наличный расчет денежных документов (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, авиабилетов, путевок в дома отдыха и т.д.), а также выбытие денежных документов. Если денежные документы приобретаются кассиром (что является весьма распространенной практикой), в учете делается проводка: Д-т 50, субсчет «Денежные документы», К-т 50;

Д - т 51 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Д - т 55 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на специальный счет в банке. Такой же проводкой отражается возврат неиспользованного аккредитива;

Д - т 70 К - т 71 - на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, - при условии его согласия на удержание. Если же работник не согласен с удержанием (например в случае, если часть фактически произведенных расходов не принимается к оплате), используется другая схема проводок:

Д - т 94 К - т 71 - на сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами;

Д - т 73, субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», К - т 94 - на сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации;

Д - т 91 К - т 94 - на сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания;

Д - т 70 К - т 73 - на сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица.

2. Расчёты  с командированными работниками

2.1 Общие  положения

При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время некоторые особенности оплаты и документального оформления командировок на уровне федерального законодательства установлены для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета. В то же время для целей налогообложения установлены определенные ограничения (в частности, по размеру суточных, принимаемых к налоговому учету по налогу на прибыль, по размеру суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц).

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и представители обслуживающего персонала

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, служащих основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения.

Срок командировки работников в органы государственной власти не должен превышать пяти дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается в исключительных случаях не более чем на пять дней с письменного разрешения руководителя этого органа управления. Продолжительность командировок для проведения ревизий и проверок, проводимых по планам вышестоящих организаций или органов государственной власти, не должна превышать 40 дней.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.

В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути.

Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Данное обстоятельство может иметь существенное значение в случае, если осуществляется суммированный учет рабочего времени, то есть если продолжительность рабочей смены более восьми часов (например, 12 или 24).

Заработная плата пересылается командированному работнику по его просьбе за счет организации, от которой он командирован. Очевидно, что вопрос о перечислении заработной платы может возникнуть только в случае, если время нахождения работника в командировке дольше периода, за который начисляется заработная плата. Кроме того, по нашему мнению, такое перечисление является правомерным при согласии работника.

Командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. В течение трех дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету он должен приложить командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.