Пути совершенствования учета движения материалов

3 Пути совершенствования учета движения материалов

3.1 Предложения  по совершенствованию учета

            Оформление  отпуска  материалов  трудоемко  из-за большого количества и  разнообразия первичных  документов. Поэтому  важное  значение  имеет   упрощение  учета   на   этом   участке.  С этой целью в ТОО «Ижвест» первичные документы на  внутреннее  перемещение  и  отпуск  в  производство материалов оформляются только  в натуральных показателях. В конце месяца в  бухгалтерии по  данным первичных  документов с  помощью специального  программного  обеспечения  происходит автоматическое списание на затратные  счета материалов по  учетным ценам, в  качестве которых  служат  оптовые   цены  приобретения,  определенные   по методу ФИФО.

       В целях  совершенствования  документального  оформления  отпуска материалов  на  производство  в ТОО «Ижвест» можно предложить  повысить  контрольные  функции  первичного  учета   и ввести  в  обращение  лимитно-заборные карты, которые предназначены, во  - первых,  для последовательного  оформления отпуска  материалов,  потребляемых  при  выполнении  работ систематически, например, мука, сахар,  а во  - вторых,  для текущего контроля за  лимитами  отпуска  материалов  на  производственные  нужды. С этой целью  необходимо установить  лимит отпуска  материалов  на  производство, основываясь  на прогрессивных  нормах и  плановых  объемах их  расхода реализации.

           Лимитно - заборная  карта является накопительным первичным  документом, служит  основанием для  списания материальных ценностей со склада.   Исходя  из  плановой  потребности в тех или  иных материальных ценностях,    ответственный за снабжение материалами  выписывает лимитно-заборные карты в двух  экземплярах на месяц (квартал,  полугодие, год,  с отрывными  месячными  талонами   на фактический отпуск). Один экземпляр  карты   передается потребителю   (цех,  участок),  а второй -   на склад .  В каждом экземпляре  указываются   установленный лимит,  наименование, номенклатурный  номер материалов и другие  данные. Отпуск материалов   в  производство осуществляется  складом  при  предъявлении  представителем участка своего  экземпляра лимитно  - заборной   карты. Кладовщик  отмечает в  обоих экземплярах  дату и  количество отпущенных  материалов, после  чего выводит  остаток лимита.  По окончании  месяца  оба  экземпляра  лимитно  -  заборных карт передают в бухгалтерию предприятия  для отражения  расхода материалов  на соответствующих  счетах  бухгалтерского  учета.  В лимитно  -  заборной карте  ведется  также  учет  возврата материалов, не использованных  в  производстве.  При   этом   никаких  дополнительных документов  не составляется.

       Лимитно  -  заборные  карты   способствуют   усилению  контроля за отпуском материалов   со склада в   пределах  предусмотренного  лимита и резко  сокращают число   разовых  документов.  Однако их  применение не  позволяет контролировать  использование материалов непосредственно  в  производстве. 

       Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов  может являться  одним из наиболее эффективных путей  совершенствования  первичного  учета.  С  этой  целью  необходимо автоматизировать   складской  учет,  что  позволит механизировать обработку информации  о внутреннем  перемещении материальных  запасов,  понизить  вероятность  ошибок  при перенесении информации из  первичных  документов  в  регистры  бухгалтерского  учета,  а  также  сократить  количество  первичной  учетной  документации, что, в  свою очередь,  будет способствовать  повышению точности и оперативности  учета  движения  материальных  ценностей  на предприятии.

Важной задачей работы предприятия является улучшение  ресурсосбережения  .Этому также способствует    упорядочение первичной   документации, широкое внедрение типовых унифицированных   форм, повышение   уровня    механизации    и  автоматизации   учетно-вычислительных работ,  а также обеспечение строго  порядка   приемки, хранения и    расходования   сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующих   изделий,   топлива  и     др.,  ограничения     числа  должностных   лиц,  имеющих право  подписи   документов  на   выдачу особо  дефицитных   и дорогостоящих    материалов.    Для  обеспечения   сохранности  производственных  запасов,  правильной   приемки, хранения   и отпуска    ценностей  важное   значение    имеет  наличие   на предприятии  в  достаточном  количестве складских   помещений,  оснащенных     весовыми      и  измерительными      приборами, мерной тарой и   другими приспособлениями.  Необходимо  также внедрение эффективных форм   предварительного    и   текущего  контроля      за   соблюдением      норм      запасов        и расходованием материальных ресурсов.

          Важным условием эффективного использования материалов на производстве, является   правильный выбор методов учета. Методология  организации  бухгалтерского  учета  материальных   ресурсов  предполагает  выбор  одного  из  нескольких  методов их  учета  и  оценки,  который  фиксируется  в  учетной  политике предприятия. Для выбора метода необходимо провести анализ расхода материалов.  Так  определение  фактической  себестоимости материальных  ресурсов,  списываемых  в производство, разрешается  производить  одним  из  следующих методов оценки  запасов:  по средней себестоимости,  по  себестоимости  первых  по времени  закупок  (ФИФО), по  себестоимости  последних  по  времени закупок (ЛИФО).

Кроме того, материалы  на счете 1310 "Материалы" могут учитываться либо  по  фактической  себестоимости  их  приобретения (заготовки), либо  по  учетным  ценам.  При  учете  материалов  по  учетным ценам  (плановая  себестоимость  приобретения,  средние  покупные цены  и  др.)  разница  между  стоимостью  ценностей  по  этим ценам   и  фактической  себестоимостью  приобретения  ценностей отражается  на  счете  отклонения  в  стоимости  материалов.

       Организации  имеют  право  самостоятельно  выбирать  способ  классификации  материальных  ресурсов.  Классификатор  должен  в полной  мере  систематизировать  имеющиеся  на  складах  различные  материалы, предполагать контроль за  правильностью  ведения  бухгалтерского учета, способствовать более точному распределению отклонений  в  стоимости  материальных ценностей по направлениям затрат.

       Важен  также  выбор метода  учета  на  складе,  который   должен обеспечить  оперативность  и  достоверность  количественного учета на  складе,  систематический  контроль  за  правильностью  документирования  операций  по  движению  материалов  и соответствия остатков  материалов  по  данным  складского  учета  с  остатками материалов  по  данным  бухгалтерского  учета.

3.2 Автоматизация  учета производственных запасов

В условиях функционирования автоматизированной системы управления предприятием большое значение уделяется автоматизации расчетов по планированию, учету и анализу использования материальных ресурсов. Эти расчеты обычно выполняются в таких функциональных подсистемах, как управление материально-техническим снабжением, оперативным управлением основным производством, бухгалтерского учета и др.

Исходя из экономического содержания, управления материальными ресурсами, под которыми мы понимаем процессы планирования, учета, контроля и анализа. Их использования и принятие решений, по разработке и осуществлению мероприятий, позволяющих ликвидировать выявленные отклонения, обеспечить, функционирование объекта в требуемых условиях, правомерно говорить о создании (или выделении) в автоматизированной системе управления предприятием комплексной подсистемы управления материальными ресурсами предприятия. Такая подсистема должна включать комплексы задач из различных, функциональных подсистем, которые объединяются на основе организационного, информационного, технического, технологического и программного обеспечения. Эта система создается для организации качественного управления материальными ресурсами на основе комплексного использования экономико-математических методов и современных средств вычислительной техники. Ее главная цель - оптимизация планирования, учета, анализа, регулирования и контроля процессов снабжения, использования и хранения материальных ресурсов; автоматизация различных процедур обработки информации; сокращение трудоемкости и снижение стоимости обработки информации; улучшение качества исходной и результативной информации. Необходимыми предпосылками повышения качества и оперативности в управлении материальными ресурсами на предприятии являются рациональная организация информационного обеспечения, оптимизация документооборота, совершенствование структуры управления предприятием.

Процессами управления материальными ресурсами на предприятии  занимаются различные подразделения: отделы материально-технического обеспечения, комплектации и кооперирования, главного технолога и главного конструктора, отдел главного механика и главного энергетика, склады отделов материально-технического снабжения, центральная бухгалтерия и другие. В условиях автоматизированных систем управления в контур управления материальными ресурсами вписывается информационно-вычислительный или вычислительный центр. Таким образом, управляемой частью подсистемы будут являться отделы материально-технического снабжения, комплектации и кооперирования, главного механика, главного технолога, главного конструктора, главного энергетика, центральная бухгалтерия, информационно-вычислительный центр. Управляющая часть подсистемы - процессы организации планирования, учета, регулирования, контроля и анализа материальных ресурсов.

Организационное обеспечение подсистемы включает проведение технико-экономического анализа существующей системы управления материальными ресурсами, выбор и постановку задач автоматизации, разграничение функций подразделений в условиях автоматизированного выполнения расчетов. Основой для этого являются материалы предпроектного обследования и выводы о необходимости совершенствования существующей системы управления.

Для проектирования подсистемы важно проанализировать этапы управления материальными запасами. Анализ показал, что таких этапов, (функций) можно выделить четыре: планирование, учет, аудит и анализ, регулирование.

Информационное обеспечение подсистемы подразделяется на вне машинное и внутри машинное. Вне машинное информационное обеспечение включает классификаторы и коды информации; первичную документацию (Нормативно-справочную и оперативную), документооборот. Внутри машинное обеспечение содержит систему программ организации, ведения и доступа данных, состав массивов на машинных носителях.

К числу применяемых  относятся следующие коды: цехов  и отделов предприятия, включая склады; участков; материальных ресурсов (номенклатурных номеров материальных ресурсов), операций по движению материалов, единиц измерения, направлений расхода материала (производственных затрат), готовой продукции, поставщиков материалов.

Работу по кодированию новых материалов выполняет бюро нормативно-справочной информации информационно-вычислительного центра. Кроме этого подразделения присваивать коды новым материалам никто на предприятии не имеет права. После окончания кодирования полученная информация была перенесена на машинограммы, проконтролирована, введена в ЭВМ, записана на магнитные диски (дискеты), где хранится как нормативно-справочная.

Система документации включает нормативно-справочную и оперативную. Нормативно-справочная документация содержит в себе технологическую, справочную и кондукторскую документацию. В ней содержится такая информация, как: наименование материалов, сборочных единиц, единиц измерения материалов, по детальные нормы расхода материалов, номенклатуру-ценник сырья, материалов и комплектующих изделий, классификатор групп материалов для объединения в свободную номенклатуру. Соответствие диапазона кода материалов кодам оперативных бюро в отделе материально-технического снабжения.

Важное место среди  оперативной документации занимает учетная документация. Она подразделяется на приходную и расходную. К приходным документам относятся приходные ордера, накладные приходные документы на перемещение. К расходным документам относятся лимитно - заборные карты, требования на перемещение, накладные на отпуск материалов на сторону.

Следует отметить, что  расходных документов, выписываемых вручную, сведено до минимума. Основной первичный документ - лимитная карта для цехов основного производства - печатается на ЭВМ. Применение типовой первичной документации позволило сократить число форм, унифицировать привила заполнения, сократить трудоемкость выписки и последующей обработки данных.

Внутримашинное информационное обеспечение представлено в виде соответствующих массивов (файлов) информации, хранящихся на магнитных дисках и магнитных лентах. Большой удельный вес занимают нормативно-справочные массивы, объединенные в базу данных с использованием пакета прикладных программ. Техническое и технологическое обеспечение включает комплекс технических средств, предназначенных для эффективного функционирования подсистемы и технологический процесс обработки информации.

Большое внимание было уделено  разработке технологического процесса обработки информации. Он включает четыре этапа: сбор и подготовку информации для машинной обработки; предварительный контроль входной информации на ЭВМ; проведение расчетов по задачам на ЭВМ; контроль и выдача результатов информации.

Он включает сбор и  подготовку первичной информации, и  получение машинных носителей. Сбор и прием первичной информации производится двумя способами. При первом используются обычно первичные документы, которые комплектуются в пачки подразделениями и передаются на ИВЦ. На ИВЦ осуществляется тщательный контроль этих документов, отвечающий требованиям автоматизированной обработки информации и подготовка затем носителей информации на перфокартах. Второй способ предусматривает использование периферийной техники для обработки первичных документов (расходных и приходных) с одновременным получением машинных носителей. Данные, нанесенные на перфоленту, предаются затем по каналу связи на ЭВМ.