Проведение инвентаризации

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»

Как провести инвентаризацию

С.В. Разгулин заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

 

Государственные (муниципальные) учреждения проводят инвентаризацию имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативно-правовыми актами Минфина России и Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

 

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

 

По своему желанию учреждение может провести инвентаризацию в любой момент.

 

В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:

– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а один раз в три года, библиотечных фондов – один раз в пять лет);

– при смене материально-ответственных лиц;

– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации;

– в других случаях, предусмотренных законодательством.

 

Такие требования содержатся в пункте 2 статьи 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Ситуация:  нужно ли учреждению проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств при смене главного бухгалтера

 

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что учреждение обязано проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 2 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

 

Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию проводить не обязательно (п. 2 ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Это будет являться правом учреждения. В таком случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

В течение отчетного года учреждение может добровольно проводить инвентаризацию. Количество таких инвентаризаций, их сроки и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель учреждения. Такие правила следуют из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;

– даты проведения инвентаризаций;

– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

 

Для проведения инвентаризации в учреждении нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов учреждения. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в учреждении есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не нужно. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

 

«Главбух» советует

 

Из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, учреждению целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

 

Перед проведением инвентаризации:

– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;

– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

 

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Приказ о проведении инвентаризации составьте по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель учреждения. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

 

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму.

 

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:

– наименование инвентаризуемых объектов, их количество указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

– на каждой странице описи укажите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;

– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);

– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;

– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

 

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

 

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Основными документами, используемыми при инвентаризации, являются:

– инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);

– инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

– инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам, (ссудам) (ф. 0504083);

– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);

– инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);

– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);

– инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);

– инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

 

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостачу), выявленные при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

 

Формы инвентаризационных ведомостей и ведомости расхождений по результатам инвентаризации утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

 

На основании ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Форма акта приведена в приложении 2 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения.

 

Ситуация:  нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим учреждениям

 

Нет, не нужно.

 

По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество учреждения. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (приложение 3 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Для каждого вида имущества заполните свою форму.

 

Опись заполняется по материально-ответственным лицам, с отражением в ней, в частности, следующей информации:

– места и даты проведения инвентаризации;

– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.

Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

 

Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) – из положений пункта 1 статьи 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н следует, что все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).

 

В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

 

Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).

 

«Главбух» советует

 

В целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим, по результатам инвентаризации учреждение может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование). Унифицированной формы такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольной форме.

 

В акте укажите:

– наименование организации, которой передано имущество;

– наименование имущества, инвентарный номер, единицу измерения;

– сведения о переданном имуществе по данным бухучета (количество, сумма);

– сведения о договорах, по которым передано имущество.

 

К акту приложите экземпляры переданных арендатором (ссудополучателем) инвентаризационных описей, составленных по результатам проведенной у него инвентаризации.

 

Ситуация:  как провести инвентаризацию библиотечных фондов

 

Инвентаризацию библиотечных фондов проводите в общем порядке. При проведении инвентаризации руководствуйтесь нормативно-правовыми актами (п. 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н), в частности:

– Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ;

– Законом от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ;

– приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

 

Обязательную инвентаризацию библиотечных фондов (перед составлением годовой бухгалтерской отчетности) можно проводить один раз в пять лет (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Также в течение отчетного года учреждение может проводить добровольную инвентаризацию.

 

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

 

По результатам инвентаризации комиссия составляет акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144). Списки устаревших по содержанию и пришедших в негодность объектов библиотечного фонда (книг, файлов, дисков и т. д.) составляются раздельно с указанием причин. Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.