Принцип управленческого учета

Такие отчеты, как бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о денежных потоках организации используются как в управленческом, так и в финансовом учете. Можно сказать, что большинство компаний придерживаются принципов GAAP и при работе со своей внутренней финансовой отчетностью. Это вызвано тем, что учет, основанный на принципах GAAP, дает единый и четкий путь оценки деятельности организации для внешних и внутренних целей. Но нельзя игнорировать тот факт, что управленческий учет охватывает более широкую область, нежели финансовый. Он связан с развитием организации, применением на практике стратегий и политик, бюджетированием, обоснованием различных прогнозов, влиянием на поведение служащих компании и т. д.

Задача управленческого учета - полное отражение всех хозяйственных операций предприятия, включая те, которые не отражаются в бухгалтерском учете, и предоставление руководству предприятия оперативного доступа к этой информации.

В системе управленческого учета осуществляется консолидация данных, полученных из разнородных информационных систем предприятия, таких, как бухгалтерия и кассово-складская система, а также из разного рода внутренних отчетов, таких, как сейфовые листы, отчеты менеджеров и т.п.

В управленческом учете, как правило, содержатся дополнительные данные обо всех операциях, необходимые для эффективного управления предприятием. Это позволяет быстро анализировать отдельные аспекты деятельности предприятия для принятия управленческих решений.

Управленческий учет не регламентирован какими-либо правовыми актами и преследует только внутренние цели предприятия. Как следствие, учетная политика и план счетов управленческого учета формируются предприятием таким образом, чтобы при минимуме затрат на ведение учета получить все необходимые руководству данные. Тем не менее, при ведении управленческого учета целесообразно основывать учетную политику на международных стандартах финансовой отчетности (МСФО) или другом хорошо описанном и удобном для предприятия стандарте учета.

Управленческий учет предназначен для оперативного доступа к информации при принятии управленческих решений. Система управленческого учета – это, в первую очередь, рабочий инструмент руководителя и только потом - бухгалтера.

Одна из важных возможностей системы управленческого учета – быстрый доступ к полным данным за несколько лет, а также сравнительный анализ текущих результатов и результатов прошлых периодов.

Все виды учета помогают менеджеру:

- управлять процессами, за  которые на него возложена  ответственность;

- координировать эти процессы  по организации в целом.

В учете формируется информация для выполнения следующих трех основных целей:

1. Составление периодической (рутинной) внутренней отчетности  для управленческих решений. Она  обеспечивает информацией решения, принимаемые с определенной степенью  регулярности. В нефтяных компаниях  ежедневно принимаются решения  по установлению розничных цен  на продукцию. Ежедневные отчеты  о валовой прибыли от продажи  бензина являются одним из  примеров информации, на основании  которой принимаются решения  по ценообразованию в компании. В системе контроля затрат  в компании используются еженедельные  отчеты о затратах (включая статьи, связанные оплатой труда и  расходом энергии) по каждому  из подразделений.

2. Составление нерегулярных (специальных) отчетов для управленческих  решений. В них формируется информация  для обеспечения решений в  ситуациях, которые возникают без  определенной периодичности или  представляют собой прецедент. Например, решение об использовании системы  анализа деятельности основывается  на анализе данных о затратах, специально собранных для принятия  именно этого решения. Еще пример: организация, занимающаяся производством  потребительских товаров, может  создать специальную учетную  систему для управления затратами, возникающими при появлении внешнего  брака.

3. Составление внешней  отчетности, предназначенной для  инвесторов, органов государственной  власти и других пользователей. В ряде случаев информация  полученная от внешней отчетности  может использоваться менеджерами  сторонних организаций для принятия  решений, например руководством  потенциального поставщика для  принятия решения о риске продажи  в кредит, а не за наличный  расчет. Другим примером может  служить компания Twentieth-Century Fox, которая  обеспечивает звезд экрана финансовой  информацией, так как их гонорары  включают в себя процент от  доходов, полученных от показов  фильма.

Информация для каждой из рассмотренных основных целей может быть сформирована в системе учета и представлена различными способами. Идеальная база данных состоит из многочисленных детализированных микрокомплектов информации, которые могут использоваться для обеспечения множества задач. Финансовые менеджеры обрабатывают информацию с учетом практических потребностей различных внешних и внутренних пользователей.

Перечислим характеристики качественной информации:

- Информация должна быть, полной и оперативной. Но эти  требования противоречат друг  другу. Чем более оперативна информация, тем менее она полна. Чтобы  согласовать это противоречие  нужно иметь организационно-штатную  структуру, должностные инструкции, прописанный документооборот, соответствующую  систему мотивации, планирование  и разумное использование принципа  существенности.

- Следующее требование  – доступность. Информация должна  быть понятна пользователю, иначе  он не сможет ее использовать.

- Надежность или достоверность  информации. Информация должна отражать  реальное положение дел в организации, а не представляться в виде  обязательных официальных отчетов, которые содержат весьма поверхностную  информацию. По этому параметру  принципиально важно опираться  только на первичные данные  как в финансовом учете, так  и в управленческом. Здесь вопрос  достоверности решается одинаково.

- Сопоставимость. Представляемые  отчеты и информация, содержащаяся  в них должна быть сравнима  с прошлыми отчетами. Также необходимо, чтобы выполнялось условие сравнимости  внутренней отчетности компании  с отчетностью конкурентов и  информацией, содержащейся в нормативных  документах. Наконец, итоговые отчеты, поступающие из систем производственного, бухгалтерского, управленческого и  финансового учета, должны быть  сопоставимы между собой.

Взаимосвязь финансового и управленческого учета выражается в управлении затратами на основе синтезированной информации бухгалтерской, финансовой, производственной информации и данных системы управленческого учета. Это вызвано также и тем, что управление затратами, как правило, не обособлено, часто оно входит в состав общей стратегии управления предприятием. Управление затратами имеет широкую сферу действия. К нему относится, например, достижение цели снижения затрат в последующие периоды времени. Следует отметить, что планирование и контроль затрат тесно связаны с планированием объема продаж и прибыли. Например, желая увеличить объем продаж и, следовательно, прибыль организации, менеджеры намеренно идут на увеличение затрат на рекламу и модернизацию продукции.

Взаимосвязь финансового и управленческого учета влияет на процесс принятия финансовым директором, как человека, в руках которого находится управление системами финансового и управленческого учета, решений по планированию и контролю.

Отметим, что планирование — это прогнозирование результатов при реализации различных альтернативных путей достижения целей организации и выбор оптимального варианта. А контроль — это проверка выполнения управленческих решений по планированию и оценка эффективности выполнения этих решений и установление обратной связи, которая помогает при принятии решений по планированию деятельности следующих периодов.

Хорошо составленный финансовым директором план должен быть достаточно гибким, т. е. позволять менеджерам использовать непредвиденные обстоятельства в пользу своей компании. Ни в коем случае контроль не означает, что менеджеры не могут в некоторой степени отступать от намеченного плана в отдельных ситуациях для достижения более высоких результатов.

Обратная связь является связующим звеном между планированием и контролем; она позволяет менеджерам организации отслеживать, каким образом реализуется исполнение управленческого решения; на основе собранных и проанализированных фактических данных делать выводы относительно принятия и реализации будущих решений. Обратная связь может вести к изменениям целей организации, изменению процесса реализации управленческого решения, изменению объема и набора информации, необходимой для прогнозирования ситуации на рынке, и т. д. Специалисты управленческого учета играют ключевую роль в процессе обратной связи, соединяющей планирование и контроль.

3. Роль  бухгалтера-аналитика в принятии  управленческих решений

Цикл управления предприятием состоит из нескольких этапов (рис. 1), которые соответствуют функциям управления:

Таблица 3

Функции и этапы управления предприятием

Функция учета – это совершенно особая функция управления, смысл которой заключается в формировании представления о ситуации. Это деятельность руководства по сбору и обработке информации как о предприятии, так и о самом управлении, и об окружающей их обоих среде.

Рис. 1 Схема цикла управления предприятием

От того, насколько отображение будет адекватным самой ситуации, решительно зависит эффективность управления предприятием. Именно эта функция предшествует осуществлению всех остальных и поэтому охватывает несколько этапов в цикле управления – планирование, исполнение, контроль за ним, анализ и корректировка планов или целей.

Бухгалтерский учет, который обязаны вести все предприятия, имеет своей целью создание соответствующего образа предприятия в сознании прежде всего государственных налоговых органов и только потом – в сознании руководства. С позиций бухгалтерского учета предприятия не просто равны, а одинаковы. Ни отраслевой специфике, ни тем более специфике предприятия здесь просто нет места. Поэтому для полноценного управления предприятием требуется постановка управленческого учета, что является во многих случаях обязательным условием принятия адекватных управленческих решений.

Управленческий учет был создан не как альтернатива бухгалтерскому, а как его новое издание, "улучшенное и дополненное" с целью облегчить жизнь всем руководителям, которые принимают решения. Но и функционировать без бухгалтерии управленческий учет не может.

Бухгалтерия – это контрольный аппарат, и естественно, что она может предоставить информацию только по фактическим операциям платежей и отгрузок. Различные дополнительные условия поставок можно получить только у других отделов (коммерческий, юридический). Для получения полной картины необходимо сводить информацию из разных источников.

Управленческий учет опирается на логику коммерческих отношений, а не на логику бухгалтерских счетов, что позволяет оперировать данными ожидаемых поступлений, планируемых выплат, предоставляя управляющему поле для оптимизации финансовой деятельности.

Роль бухгалтера-аналитика в ведении управленческого учета заключается в выполнении им следующих основных функций:

- подготовка информации  для принятия проблемных решений;

- ведение счетов;

- ориентация менеджеров  на отклонения.

Подготовка информации для принятия проблемных решений – сравнительный анализ возможных решений, анализ альтернативных вариантов и определение наилучшего из них. Например, при принятии решения о создании интернет-портала компании можно провести анализ ожидаемой выручки и ожидаемых затрат по предлагаемым проектам нескольких фирм.

Ведение счетов — сбор данных и составление отчетности для всех уровней управления по периодам и доведение этих сведений до всех уровней руководства. Например, это учет данных об объеме продаж, закупках сырья, платежах.

Ориентация менеджеров на отклонения — информационная поддержка менеджеров в управлении по отклонениям. Данная функция связана с акцентированием внимания менеджеров на возможностях и проблемах, возникающих в процессе осуществления деятельности организации, т. е. на тех моментах, которые требуют корректировки. Например, внимание менеджеров можно ежедневно обращать на количество не проданных за день и возвращенных единиц продукции и удельные затраты, понесенные при работе оборудования.