Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета

      Структурно система "БЭСТ" выполнена в виде набора  взаимосвязанных

программных модулей: настройка и системные утилиты; ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией); заработная плата.

      Модуль "Управление  продажами" (в западных системах он чаще всего носит название "Книга продаж", или "Оформление заказа") выполняет скорее

менеджерские, нежели бухгалтерские функции. Он позволяет составлять заказы на приобретение контрагентами материальных ценностей у предприятия. Сформированный заказ служит основой для составления счетов и расходных накладных. Описываемый модуль автоматически контролирует количество выписываемого товара с определенного склада. После отработки всех документов в системе учета заказу присваивается статус исполненного.

Составление заказов в значительной мере сокращает затраты рабочего времени менеджеров и облегчает планирование торгово-закупочной стратегии предприятия.

 

 

 

                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Глава II. Практическая технология эффективной автоматизации бухучета.

 

                    2.1. Что такое хорошая автоматизация.

 

      Для того, чтобы  эффективно провести автоматизацию, следует, в первую

очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет.

На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто

когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует

осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда,

когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в:

1. Упорядочении бухучета. Если при  бумажной бухгалтерии для получения какой-   либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету    счета №№№60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере – нажал    клавишу и выборка распечаталась.

2. Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно    было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе,   сейчас, на компьютере - в нескольких.

3. Снижение числа бухгалтерских  ошибок. Это очень важный фактор, если    учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин,    причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не    некий злой умысел.

4. Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете,    бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с    опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то    сейчас это прекратилось.

5. Повышении экономичности бухгалтерского  учета. Наша практика показывает,    что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и    типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие    "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования различных    рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней    мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.

6. Другие факторы, зависящие от  специфики каждого конкретного  предприятия.       Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна – она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер.

Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и остался.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета – это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации.

Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.

 

                     2.2. Подготовка к автоматизации.

 

      Еще одним распространенным  заблуждением является то, что  автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

 

                    2.2.1. Этап I. Оптимизация бухучета.

 

      Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь  тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как

и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

   1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

   2. Применяемая аналитики  по различным счетам.

   3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

   4. Формы и содержание  первичной документации.

   5. Формы учетных регистров.

     Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодорог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

 

2.2.2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации

 

      Под выбором масштабов  автоматизации понимается то, в  каком объеме

будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

 

   1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в отделе   сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются расчеты с    заказчиками, то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо,    бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам    реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся    фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает    компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы    неизбежно будут вестись на бумаге.

  

  2. В каком порядке автоматизировать разделы. Практика показывает, что при    большом объеме работ по автоматизации лучше переводить на компьютер    отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить    к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень    важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось    так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится    донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное    время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с    ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления    отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

      При выборе масштабов  автоматизации есть еще один  аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.

      Когда бухучет  ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько

бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее

распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

 

 

                     2.2.3. Этап III. Постановка задачи.

 

      Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко

определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На

выходе бухучет дает:

   1. Первичные документы.

   2. Учетные регистры для  бухгалтерии.

   3. Регистры и информацию  для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий   этап).

   4. Бухгалтерскую отчетность  и расчеты по налогам и другим  платежам.

      Постановка задачи  состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

      Постановка задачи  очень важна, поскольку без ясного  перечня того, что

надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

 

                2.2.4. Этап IV. Выбор программного средства.

 

      Только тогда когда  спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет