Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета

б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных       команд для обработки данных, которые организация—пользователь        разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.

 

3. Документация - описание системы  и структуры управления     применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке     сообщений, логическим и другим командам.

 

4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и    снабжают программами, эксплуатируют  и контролируют систему    обработки данных.

 

5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая     информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

 

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую     запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки.

 

               1.5. Особенности компьютерной обработки данных

 

   Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского  учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

 

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает    использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций    бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных    ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные    ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных    средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при    одинаковых условиях.

 

2. Разделение функций. Компьютерная  система может осуществить множество   процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах  выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам,   имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.

В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных   мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в   неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К   подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают   действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к   информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом   режиме.

 

3. Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению  с   неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы   более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц,   осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных   и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше   человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже   возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при   разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться   незамеченными на протяжении длительного периода.

 

4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.   Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор   аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать   деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает   укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,   снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного   сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а   также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при   компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные   программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера,   которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки   операций бухгалтерского учета.

 

5. Инициирование выполнения операций  в компьютере. Компьютерная система   может выполнять некоторые операции автоматически, причем их   санкционирование не обязательно документируется, как это делается в   неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт   принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в   неявном виде наличие соответствующих санкций.

 

  3.1. Наиболее распространенные в России системы автоматизации бухучета

1.6.1. 1C бухгалтерия

      Программа 1С:Бухгалтерия  является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

      Аналитический учет  ведется по объектам аналитического  учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

      Программа предоставляет  возможность ручного и автоматического  ввода

проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

      Кроме журнала  операций программа поддерживает  несколько списков

Справочной информации (справочников):

1. план счетов;

2. список видов объектов аналитического  учета;

3. списки объектов аналитического учета (субконто);

4. констант и т.д.

      На основании введенных  проводок может быть выполнен  расчет итогов.

Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период,

ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и

одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).

      После расчета  итогов программа формирует различные  ведомости:

1. сводные проводки;

2. оборотно-сальдовую ведомость;

3. оборотно-сальдовую ведомость  по объектам аналитического учета;

4. карточка счета;

5. карточка счета по одному  объекту аналитического учета;

6. анализ счета (аналог главной  книги);

7. анализ счета по датам;

8. анализ счета по объектам  аналитического учета;

9. анализ объекта аналитического  учета по всем счетам;

10. карточка объекта аналитического  учета по всем счетам;

11. журнальный ордер.

      В программе существует  режим формирования произвольных  отчетов,

позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

      Кроме того программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

      САБУ фирмы "1С" САБУ производства "1С" - самые  известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.

      Система "1С:Предприятие" может быть адаптирована к  любым особенностям учета на конкретном предприятии при помощи модуля "1С:Конфигуратор", позволяющего настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами с возможностью их произвольного распределения по журналам. Кроме того, "1С:Конфигуратор" может редактировать существующие и образовывать новые справочники произвольной структуры, создавать регистры для учета средств в необходимых разрезах, задавать любые алгоритмы обработки информации, описывать поведение элементов системы на встроенном языке и т. д. Важно отметить, что для настройки продукта не требуется глубоких знаний в области программирования. При проверке настроенной конфигурации задействуется функция "Отладчик"; она же используется для выявления возможных сбоев при работе системы в целом. Приложение "1С:Предприятие" может применяться как автономно для управления товарными потоками без формирования бухгалтерских проводок, так и в сочетании с ПО "1С:Бухгалтерия" для регистрации движения товаров на счетах бухгалтерского учета. Кроме того, в пакете

"1С:Предприятие" имеются средства  поддержки торгового оборудования

(например, кассовых аппаратов "ЭЛЕКТРОНИКА-92 АКВАРИУС" и сканеров штрих- кодов, подсоединяемых через интерфейс RS-232).

 

                                 1.6.2. Aubi

 

      “АУБИ” -  это  зарегистрированное  название интегрированной

программной системы "Автоматизации Бухгалтерского Учета’  малых, средних  и больших предприятий. Аббревиатура названия комплекса “АУБИ” построена из ряда букв,  входящих в приведенную выше фразу, заключенную в апострофы.

Таким образом сделана попытка отразить истинное предназначение программы.

        “АУБИ” может  быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного  рода  деятельности.

Программный  комплекс  представляет  одинаковый  интерес как для торговых (коммерческих) структур,  так  и  для  производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать “АУ-БИ” на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия,  исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники,  содержащие  названия  предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д. В зависимости  от  специфики  деятельности  предприятия “АУБИ” позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

1. учет материалов (склад);

2. учет малоценных и быстроизнашивающихся  материалов (МБП) на складе и в    эксплуатации;

3. основные средства;

4. учет  кассовых  операций  -  формирование  приходных  и расходных    кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

5. учет банковских операций - платежных  поручений,  требований и реестров;

6. учет счетов;

7. ведение журнала хозяйственных  операций;

8. ведение   главной   бухгалтерской  книги;

9. формирование шахматной  и  оборотной ведомостей;

10. формирование различных ведомостей  аналитического учета

11. ... и т.д.

 

     

                          

                           1.6.3. ИНФО - Бухгалтер

В любой момент для Вас готовы :

1. баланс со всеми приложениями

2. оборотная ведомость

3. главная книга

4. ведомости аналитического учета  по счетам

5. журналы ордера и ведомости  к ним, шахматка.

6. разнообразные ведомости и  справки

7. анализ финансовой деятельности  с построением графиков и диаграмм

Вам достаточно ввести хозяйственные операции - все остальное программа сделает сама

                               

                         1.6.4. Инфин - Бухгалтерия

 

1. продуманная структура программы  и привычный бухгалтеру дизайн

2. полная автоматизация учета

3. до пяти уровней аналитического  учета

4. минимальные изменения в настройке  программы под специфику именно  Вашего    предприятия

5. бухучет для нескольких предприятий  на одном рабочем месте

6. возможность настройки на любое  изменение законодательства

7. возможность ведения двойной  бухгалтерии

8. возможность работы с любыми  валютами

9. парольная защита

10. сохранение данных за любое  количество лет

 

                                1.6.5. ABACUS

 

 

      ABACUS professional - Полный комплекс бухгалтерского учета.

Отличительные особенности комплекса - функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета.

      А также :

1. обработка проводок с детальной  аналитической информацией

2. учет затрат на производство  и калькулирование себестоимости продукции с    формированием соответствующих записей в Главной книге

3. элементы финансового анализа

4. автоматическое начисление процентов  и отчисление налогов

5. мульти-валютные операции генератор  отчетных форм

6. система аппаратной и программной защиты информации

7. удобный интерфейс

 

     

 

 

                                 1.6.6. БЭСТ

      Для управления  персоналом и начисления заработной  платы используются модули "Кадры" и "Заработная плата", которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составе комплекса "Интегратор". САБУ фирмы "Интеллект- Сервис" Отличительной чертой ПО "БЭСТ" версии 3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера - процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.